Administrative assistant Jobs in Wehrheim

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehören die Sichtung und Aufbereitung der Eingangspost sowie die Korrespondenz (nach Vorlage oder eigenständig).

Termine koordinieren, überwachen und sicherstellen, dass alles klappt – ob Empfang, Bewirtung von Gästen oder die Pflege von Ablagen und Fristen.

Sie erstellen und bereiten Präsentationen, Vorstandsvorlagen sowie Dokumente für den Aufsichtsrat oder Prüfungsausschüsse professionell auf.

Budgetkontrolle? Rechnungen prüfen? Bestellungen anlegen? Kein Problem – das machen Sie eigenständig und gewissenhaft.

Auch die Organisation und Koordination von Reisen, Veranstaltungen und Meetings gehört zu Ihren Aufgaben – von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung.

Sie unterstützen unser Team proaktiv – sei es administrativ oder, je nach Qualifikation, in (Teil-)Projekten.

Sie bringen Ordnung ins abteilungsübergreifende Wissensmanagement und helfen neuen Kolleg : innen beim Onboarding.

Ihr Profil

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder (Fremdsprachen-)Sekretariatsausbildung.

Mindestens drei Jahre Erfahrung im Management eines Sekretariats auf Führungsebene – idealerweise in einem international agierenden Unternehmen.

Kommunikationsstärke in verhandlungssicherem Deutsch und Englisch.

Sehr gute Kenntnisse mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Organisationstalent, Serviceorientierung und ein flexibler, zuverlässiger Arbeitsstil zeichnen Sie aus und Vertraulichkeit sowie Diskretion sind für Sie selbstverständlich.

Überzeugende soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit – sowohl im Umgang mit internen Stakeholdern (wie Vorstand, Führungskräften oder Mitarbeitenden) als auch mit externen Partner : innen.

Zudem sind Sie bereit, drei Tage pro Woche in Bad Homburg vor Ort zu sein.