Administrative coordinator Jobs in Schallstadt

Who we are ? Laboratoires Pierre Fabre employs more than 10 000 people in 41 countries.  The company's products can be found in all areas of the healthcare sector, from prescription drugs and over-the-counter medicines to dermo-cosmetics.  Your mission Als Business Operations Coordinator DACH spielen Sie eine entscheidende Rolle in der Abteilung Business Operations, indem Sie ein administratives Center of Excellence mitaufbauen und Teil eines effektiven und modernen Assistenzpools sind, welches die verschiedenen Stakeholder proaktiv betreut. Sie haben die einmalige Chance, den zukünftigen Assistenzpool der DACH Organisation zukunftsfähig mitzugestalten sowie Ihre dynamische Arbeitsweise in einer Schlüsselfunktion einzubringen! Das erwartet Sie Ihre Verantwortung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf :

• Administrative Unterstützung bei Systemen und User Access Management sowie Durchführung von Systemschulungen
• Pflege von Kundenstammdaten und Unterstützung beim Datenmanagement
• Unterstützung des Onboarding / Offboarding Programms von Mitarbeitenden in enger Zusammenarbeit mit den HR Teams
• Verantwortlich für den Einkaufsprozess einschliesslich Purchase Requests, Purchase Orders und Rechnungsstellung
• Kongressmanagement von regionalen und nationalen Kongressen einschliesslich allen End-to-End-Aktivitäten und zentrale Anlaufstelle für die Kongresspartner sein (Aktivitäten wie Organisation von Standbauern, Registrierungs- und Reservierungsmanagement, Follow-up und Messung der Kongresse), in enger Zusammenarbeit mit den Marketing-Teams
• Verantwortung für kleinere Kongresse und internen Veranstaltungen
• Verwaltung eigener Projekte, Prozesse und administrativer Tätigkeiten
• Lösen von sehr anspruchsvollen Prozesstechnischen Fragestellungen Who you are ? Was bringen Sie für die Rolle mit? Ihre Hauptanforderungen
• Motivation und Neugier, einen neu geschaffenen Assistenzpool proaktiv mitzugestalten und unternehmerisch zu Denken sowie einen grossen Beitrag zur zukünftigen DACH Organisation zu leisten
• Stilsichere Deutschkenntnisse, Englisch und Französisch wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
• Ausgeprägtes Kommunikationstalent und mehrjährige Erfahrung in einer Business Partner Funktion
• Flexibilität, um zweimal im Monat zu unserem Büro in der Schweiz (Basel) zu reisen
• Arbeitet gerne cross-funktional mit anderen Teams zusammen
• Proaktiv, offen und selbstständig mit einer effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Hohes Dienstleistungs- und Qualitätsbewusstsein sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten und der Vielschichtigkeit der Aufgaben Unser Angebot :
• Attraktiver und sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsweisenden Pharmaunternehmen auf Basis der Pierre Fabre Stiftung
• Ein dynamisches Team in welchem Vertrauen, Freude an der Arbeit und Kollegialität eine große Rolle spielen
• Kontinuierliche Förderung durch gezielte Coaching- und Trainingsmaßnahmen
• Ein attraktives Angebot an Zusatzleistungen (wie z.B. Teamevents, Jobrad, Altersvorsorge, Jobticket etc.)
• Hochwertige Arbeitsausstattung mit höhenverstellbaren Tischen im Open Space Büro
• 2 Tage mobiles Arbeiten / Woche
• Eine offene, kollegiale Unternehmenskultur, in der Engagement und Eigeninitiative gelebt werden
• Eine positive Fehlerkultur – wir profitieren gemeinsam von unseren LerneffektenWe are convinced that diversity is a source of fulfillment, social balance and complementarity for our employees, which is why our offers are open to all, without restriction.