Business administrator Jobs in Detmold

Office and Business Coordinator (befristet – Elternzeitvertretung)

Office and Business Coordinator (befristet – Elternzeitvertretung)

In dieser Rolle bist du die erste Anlaufstelle für Besucher : innen, das Management und Mitarbeitende. Du unterstützt bei verschiedenen administrativen und koordinativen Aufgaben, begleitest das Management bei täglichen Themen und Projekten und kümmerst dich um das Büro und das Gebäude. Das ideale Profil bringt eine kunden- und serviceorientierte Haltung, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine zuverlässige Arbeitsweise sowie eine Hands-on-Mentalität mit.

SO MACHST DU DEN UNTERSCHIED

Unterstützung bei der Planung, dem Empfang, der Dokumentation und dem Versand von Material-, Compound- und Reifentests zwischen Entwicklung, OEMs, Materiallieferanten, Werken, Testfahrer : innen und Teams

Unterstützung bei der Koordination von Material- und Reifentests

Planung und Verwaltung des Material- und Reifenlagers

Unterstützung des Managements bei der Bearbeitung von Lieferantenangeboten, Bestellungen und Rechnungen

Verwaltung der Mitarbeiter-Kreditkarten

Verschiedene Aufgaben im Facility Management (Serviceverträge, Lieferantenzugänge, Planung, Be- und Entladung von Palettenlieferungen etc.)

Bestellung und Verwaltung von Büro-, Labor-, Werkstattmaterialien und IT-Ausstattung

Verwaltung von Mitarbeitereinkäufen

Pflege der Reisepläne

Verwaltung der Postkorrespondenz

DAS BRINGST DU MIT

Idealerweise mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Empfangskraft und / oder Office Coordinator

Praktisch denkende Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität (z. B. beim Umgang mit Express-Sendungen im Großformat)

Engagierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Kunden- und Serviceorientierung sowie proaktivem Mindset

Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren

Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch mit der Fähigkeit, effektiv mit Mitarbeitenden, Besucher : innen, externen Partnern und internen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren

Fundierte IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, Outlook)

Hinweis : Dies ist eine befristete Position zur Vertretung während der Elternzeit, voraussichtliches Ende : 1. Januar 2027.