Event manager Jobs in Köln

Über deine neue berufliche Heimat

Wir sind nicht einfach nur ein Cateringunternehmen – wir sind die Macher unvergesslicher Events! Wir sorgen für erstklassigen Service und magische Momente. Ob glamouröse Galadinner oder exklusive Firmenfeiern – wir lassen jedes Event strahlen.

Deine Aufgaben

Personalbedarfsplanung
• Analyse der monatlich wechselnden Veranstaltungen nach Art, Größe und Tageszeit unter Berücksichtigung von Parallelveranstaltungen und Saisonalität
• Erstellung des monatlichen Forecasts u.a. zur Weitergabe an die PersonaldienstleisterInnen
• Ermittlung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs (Service, Bar, Auf- und Abbau, Küche)
• Vorausschauende Planung mit Blick für Details, Abläufe und mögliche Engpässe
• Zusammenstellung von Teams, die sich in Arbeitsweise und Tempo sinnvoll ergänzen

Dienst- und Einsatzplanung
• Erstellen der Dienstpläne / bedarfs- und budgetorientiert
• Einsatzplanung nach Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit und persönlicher Stärke
• Sicherstellung von gesetzlichen Vorgaben wie Ruhezeiten, Mindestarbeitszeit, Pausenzeiten
• Strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise auch bei hoher Komplexität

Koordination von Stamm- und Zusatzpersonal
• Organisation von Leihpersonal, geringfügig Beschäftigten
• Aufbau und Pflege eines Personalpools
• Planung von Ersatzpersonal bei Ausfällen
• Gutes Gespür dafür, welche Mitarbeitenden in welchen Situationen besonders gut funktionieren
• Ruhiger, wertschätzender Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten

Kommunikation und Schnittstellenmanagement
• Enge Abstimmung mit Veranstaltungsmanagement, Bankettleitung, Logistik und Küche
• Klare Kommunikation von Einsatzzeiten über Personalbestellungen
• Erstellen von veranstaltungsbezogenen Briefings und Bereitstellung aller Informationen
• Einholung und Übermittlung von Feedback über einsatzbezogene Leistungen
• Verbindliche, klare Kommunikation – auch wenn es schnell gehen muss
• Sicheres Auftreten in stressigen Situationen

Kosten- und Effizienzprüfung
• Kontrolle und Optimierung der Personaleinsatzplanung (Zeiten und Quantität)
• Kontrolle und Erfassung der Personalkosten und der digitalen Stundenerfassung (gastromatic, Bankettprofi)
• Vorbereitende Buchhaltung im System bomito Back Office Management
• Nachkalkulation zur Überprüfung von Personaleinsatz- und Reisekosten
• Sorgfältiger Umgang mit Zahlen, Zeiten und Budgets
• Erkennen von Mustern zur kontinuierlichen Verbesserung der Planung

Operatives Doing
• Reaktion auf kurzfristige Änderungen (Gästezahlen, Zeitverschiebungen)
• Durchführung der Check-ins und Check-Outs bei größeren Veranstaltungen
• Koordination von Personalschulungen
• Führen von Bewerbungsgesprächen und Auswahl neuer ServicemitarbeiterInnen
• Schnelle, klare Entscheidungen, wenn Situationen es erfordern
• Ruhe und Überblick auch unter Zeitdruck

Das bringst du mit

• Abgeschlossene gastronomische oder kaufmännische Ausbildung wünschenswert
• Erfahrungen im Personalwesen von Vorteil
• Kommunikationsstärke – klar, verbindlich und wertschätzend
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Freude an strukturiertem Arbeiten
• Ein gutes Gespür für Menschen und ihre unterschiedlichen Arbeitsweisen
• Die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und Prioritäten zu setzen
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• IT-Affinität, Kenntnisse in digitalen Personalsystemen von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Über uns

Kirberg Catering wurde im Jahr 1982 fast aus einer Laune heraus mit Künstler-Catering für namhafte Rock ’n’ Roll Bands gegründet. Der Beginn bestand bereits darin Speisen anders zuzubereiten und zu inszenieren: frischer, geschmackvoller und unkonventioneller. Diese Haltung ist geblieben, denn das Überraschende und Mutige ist unverändert das Markenzeichen von Kirberg Catering. Themen und Anlässe der Kunden werden mit Kulinarik und einer sinnlichen Inszenierung zu einer individuellen Culinary Story verwoben. Neben dem Catering für namhafte nationale und internationale Unternehmen und Ihre Gäste ist Kirberg exklusiver Gastronomiepartner der Flora Köln, Cateringpartner der Koelnmesse, sowie diverser Eventlocations in Köln, Düsseldorf und Essen und betreibt neben dem Kurhaus Bad Honnef, das Gartenlokal Dank Augusta in der Flora sowie das Ausflugslokal Haus Diepental.

Wir freuen uns, dass uns als Arbeitgeber viele namhafte Auszeichnungen verliehen wurden. FOCUS Business zählt uns zu den "Top Arbeitgebern Mittelstand 2026", das Handelsblatt und bei kununu sind wir seit 2024 mit dem "Top Company" Siegel ausgezeichnet und haben einen Score von 4,3. Das Handelsblatt hat uns in das Ranking der "Besten Arbeitgeber 2025" aufgenommen und uns zudem im Jahr 2024 in die Kategorie "BESTE Ausbilder" aufgenommen.

Das bieten wir dir