Head of office Jobs in Ellerau

View job hereOffice Coordinator (m / w / d)Voll- oder TeilzeitHamburgMit Berufserfahrung28.03.25FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.Deine Mission : Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Gäste (all genders ) von der ersten Sekunde an willkommen fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs- und Officetätigkeiten als auch Themen, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen .Dein Ziel : Zu einer einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen , in der s ich alle wohlfühlen und organisatorische Prozesse reibungslos laufen. V on der Terminplanung , Gestaltung unserer Konferenzräume über Reisebuchungen bis zum übersichtlichen "Maschinenpark" in unseren Kaffee küchen : Du bist gut darin , Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die BelangeunsererK olle g

• innen und Kund en zu sein . Deine Aufgaben : Freundlicher , offener und professioneller Empfang sowie Betreuung von GästenSicherstellen eines gepflegten und einladenden EmpfangsbereichsZuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-MailsUnterstützung bei Reisebuchungen und administrativen Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen , Zuordnung der internen Post , Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buch haltung )Koordination und Organisation von Terminen, Konferenzräumen und Meetings inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke oder Bestellung von kleinem Catering )Organisation und / oder Bestellung von kleinen „ Wohlfühl-Extras “ , saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)Ansprechpartner
• in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung de r Teams im TagesgeschäftPlanung , Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest) Das bringst du mit : Erfahrung im Office Management , am Empfang oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder DienstleistermentalitätSicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools ; idealerweise Interesse an neuen KI-AnwendungenEin offenes , proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und OrganisationEin Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme AtmosphäreZuverlässigkeit, Eigeninitiative und eine strukturierte ArbeitsweiseSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealere gute EnglischkenntnisseDas findest du bei uns : Eine abwechslungsreiche , zentrale Position mit viel eigenem GestaltungsspielraumÜ ber 2 00 K olleg
• innen , die sich auf Deine Unterstützung freuenDie Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmenBenefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehrKlingt spannend ? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!Online bewerbenImpressum | DatenschutzerklärungPowered by softgarden