Operations coordinator Jobs in Köln

Gestartet in Köln, sind wir heute NRW-weit tätig und wachsen bewusst mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundennutzen.
Unsere Kund:innen – vom Einzelmakler bis zum großen Immobilienunternehmen – vertrauen auf klare Prozesse, schnelle Lieferung und konstant hohe Qualität hinsichtlich unseres breiten Produktportfolios.

Wir produzieren nicht einfach Medien, sondern schaffen echten Mehrwert für die Vermarktung und denken dabei immer einen Schritt voraus. Unser Anspruch: die komplette Medienproduktion auf hohem Niveau übernehmen, damit sich unsere Kund:innen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wir denken mit - und um die Ecke.

Aufgaben

• Aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft und Mitgestaltung unserer Abläufe in einem wachsenden Unternehmen: Durchführung, Sicherstellung und Verantwortung von Kundenkommunikation, Team- und Terminkoordination sowie Auftragsabwicklung
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, um Strukturen und Prozesse Schritt für Schritt weiterzuentwickeln
• Verantwortung für zentrale operative Themen rund um Kundenkommunikation, Auftragsabwicklung und Terminorganisation
• Koordination und Abstimmung zwischen Kund:innen, Fotograf:innen und internem Team, damit alle Beteiligten gut informiert sind und reibungslos zusammenarbeiten
• Strukturierte Organisation laufender Projekte sowie Sicherstellung, dass Deadlines eingehalten werden
• Erkennen von Verbesserungspotenzialen im Arbeitsalltag und Einbringen pragmatischer Ideen zur Optimierung
• Sorgfältige Dokumentation und Pflege von Abläufen und Informationen in unseren Systemen
• Schrittweise Übernahme von mehr Verantwortung im operativen Bereich – abhängig von Deinen Stärken und Deiner Entwicklung

In dieser Position steigst Du in ein wachsendes Unternehmen ein und unterstützt uns dabei, unser operatives Tagesgeschäft zuverlässig und strukturiert zu organisieren. In der Einarbeitungsphase liegt der Fokus darauf, unsere Abläufe, Arbeitsweise und Werte gut kennenzulernen, um sicher im Umgang mit Kund:innen, Team und Prozessen zu werden.

Als Operations Coordinator (Vollzeit gewünscht) arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung zusammen und trägst dazu bei, dass Kommunikation, Termine und interne Abläufe reibungslos funktionieren. Du bringst eigene Ideen ein, wo Prozesse klarer, einfacher oder effizienter gestaltet werden können, und hilfst dabei, unsere Strukturen sinnvoll weiterzuentwickeln.

Uns ist dabei wichtig, transparent zu kommunizieren: Aktuell liegt viel operative Arbeit im Tagesgeschäft an. Diese Rolle entsteht als erste Schlüsselvakanz in diesem Bereich – das bedeutet, dass wir die Position nicht als starr definiertes Aufgabenpaket verstehen, sondern sie gemeinsam mit Dir entwickeln möchten. Du gestaltest also nicht nur Abläufe mit, sondern auch Deine eigene Rolle im Unternehmen.

Ein besonders wichtiger Teil Deiner Rolle ist die Pflege unserer Kundenbeziehungen. Der persönliche Kontakt zu unseren Kund:innen macht Dir Spaß und ist für Dich selbstverständlich. Du hast Freude daran, Beziehungen aktiv zu gestalten, nachzufassen und lieber einmal mehr zum Hörer zu greifen, statt Unsicherheiten stehen zu lassen. Genau diese Haltung trägt maßgeblich dazu bei, dass sich unsere Kund:innen gut betreut und verstanden fühlen.
Zusätzlich scheust Du Dich nicht davor, neue Kundenbeziehungen zu starten und vertrieblich aktiv zu werden.

Wir suchen ein Kommunikations- und Organisationstalent mit einer zuverlässigen, mitdenkenden und organisierten Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und Freude an Kommunikation mit Menschen hat.

Die Position ist langfristig angelegt und bietet Dir die Möglichkeit, mit dem Unternehmen mitzuwachsen und Deine Rolle schrittweise auszubauen.

WICHTIG: Persönlicher Austausch vor Ort (Köln) während der Einarbeitungsphase, anschließend überwiegend Remote!

Qualifikation

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium (mindestens Bachelor) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Keine fachliche Erfahrung in Fotografie/Videografie oder Medien notwendig: Durch unsere Website und unseren Auftritt auf Social Media ist Dein Interesse und Deine Motivation für unseren Unternehmensbereich und unsere Fachrichtung geweckt
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsstärke sowie der Wunsch, langfristig Verantwortung zu übernehmen
• Team-Mindset mit hohem Eigenantrieb, Verantwortungsbewusstsein und Gestaltungswillen
• Starkes technisches Verständnis sowie ausgeprägtes Prozessdenken
• ! Hohe IT-Affinität: Du arbeitest softwarebasiert, effizient und nutzt moderne Tools gezielt zur Organisation, Dokumentation und Überwachung Deiner täglichen Aufgaben
• Bereitschaft und Fähigkeit, bestehende Prozesse zu analysieren, auf Effizienz zu prüfen und strukturiert weiterzuentwickeln, ggf. neu aufzusetzen
• Verständnis für Change-Management, insbesondere im Kontext von Wachstum, Skalierung und organisatorischer Weiterentwicklung
• Du hast starkes Interesse an der Begleitung von Unternehmensaufbau und nachhaltigem Wachstum
• gute Englischkenntnisse

Benefits

• Die Möglichkeit, ein schnell wachsendes Unternehmen aktiv zu begleiten und Teil einer nachhaltigen Erfolgsgeschichte zu werden
• Langfristige Entwicklungsperspektive
• Faire und leistungsgerechte Vergütung
• Flexibles, ortsungebundenes Arbeiten (Homeoffice) - gleichzeitig die Bereitschaft, für persönliche Sessions in Köln – idealerweise wohnst Du in Köln/Bonn bzw. Umkreis - face-to-face-sessions besonders in der Einarbeitungszeit
• Direkter Austausch und enge Zusammenarbeit mit den Geschäftsinhabern – profitiere von deren umfassender Erfahrung in Unternehmensgründung, Skalierung und im technischen IT-Umfeld
• Kurze Entscheidungswege, ehrliche Kommunikation und echter Gestaltungsspielraum
• Ein wertschätzendes Umfeld mit hoher Kommunikationsfrequenz und starkem Teamgefühl – auch während der Remote-Arbeit!

Uns ist nicht nur wichtig, was Du kannst, sondern vor allem wer Du bist.
Wir suchen Dich als Person – jemanden, der zu IMMO PICTURES passt, unsere Werte verinnerlicht und hochmotiviert ist, gemeinsam mit uns zu wachsen.
Wir möchten Dich kennenlernen, Deine Ziele, Ambitionen und Motivation verstehen und herausfinden, wie wir gemeinsam den nächsten Schritt gehen können. Wenn Du Verantwortung übernehmen willst, Gestaltungsspielraum suchst und Teil eines Unternehmens sein möchtest, das bewusst wächst und langfristig denkt, freuen wir uns darauf, von Dir zu hören! :-)

Jasmeen & Jurij
Geschäftsinhaber

Wir bei IMMO PICTURES wissen: Beeindruckende Visualisierungen machen den Unterschied. Als Profis für Immobilienfotos und -videos kennen wir die Bedürfnisse von Maklerinnen und Maklern genau – Schnelligkeit, Qualität und Ergebnisse, die überzeugen. Unsere Medien steigern nicht nur Verkaufserfolge, sondern stärken auch Marken und verschaffen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Ob großes Büro oder lokales Maklerunternehmen – unsere Kundinnen und Kunden profitieren von einem Mix aus Kreativität, Strategie und Vermarktungs-Know-how. Wir vereinen visuelle Exzellenz mit einem strategischen Blick fürs Ganze. Mit Fokus auf Qualität, Innovation und Persönlichkeit begeistern wir Kunden in ganz NRW – mit Fotos, Videos und allem, was Immobilien sichtbar macht. Denn der erste Eindruck zählt – und mit uns wird er unwiderstehlich.

IMMO PICTURES – starke Medien für starke Immobilienprofis.