Operations coordinator Jobs in Köln

Schwerpunkt Finanzen, Controlling und Geschäftsführungsassistenz

Wir sind eine spezialisierte Marketingagentur für Arzt- und Therapiepraxen und helfen Gesundheitsexpert:innen dabei, online sichtbar zu werden.

Damit wir weiter wachsen können, suchen wir eine Person, die im Hintergrund den Überblick behält: über Zahlen, Ausgaben, Verträge und Strukturen.

Als Finance & Operations Manager*in arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass unser Unternehmen kaufmännisch sauber und strukturiert läuft.

Du bist die Person, die merkt, wenn etwas nicht effizient läuft.
Die erkennt, wenn Geld unnötig ausgegeben wird.
Und du sorgst dafür, dass wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.

Kurz gesagt:
Du hältst unserer Agentur organisatorisch und kaufmännisch den Rücken frei.

Aufgaben

1. Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

Du sorgst dafür, dass unsere Finanzen sauber organisiert sind.

• Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
• Prüfung und Zuordnung von Rechnungen und Belegen
• Kontrolle von Zahlungseingängen und offenen Posten
• Abstimmung mit unserer Steuerberatung
• Pflege von Finanzübersichten und Liquiditätsplanung

2. Controlling für die Geschäftsführung

Du hilfst uns, bessere Entscheidungen zu treffen, indem du Zahlen verständlich aufbereitest.

• Aufbereitung von Auswertungen zu Umsatz, Kosten und Entwicklung
• Überblick über Budgets und laufende Ausgaben
• Unterstützung bei Planung und Forecasts
• kritisches Hinterfragen von neuen Ausgaben oder Tools

3. Assistenz der Geschäftsführung

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt bei organisatorischen Themen.

• Vorbereitung von Unterlagen und Auswertungen
• Stellenanzeigen ausschreiben und Bewerbungsmanagement
• Strukturierung von Verträgen, Dokumenten und Ablagen
• Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Themen

Ordnung und Struktur im Unternehmen

Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles sauber läuft.

• Überblick über Tools, Abos und Verträge
• Dokumentation wichtiger Prozesse
• Mitdenken bei internen Abläufen und Organisation

Wenn dir auffällt, dass wir für Tools bezahlen, die niemand nutzt, erwarten wir ausdrücklich, dass du das ansprichst.

Qualifikation

Wir suchen keine klassische Assistenz.

Wir suchen jemanden, der kaufmännisch denkt und Verantwortung übernimmt.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• Erfahrung in Buchhaltung, Controlling oder kaufmännischer Organisation hast
• strukturiert und sorgfältig arbeitest
• Zahlen verstehst und Zusammenhänge erkennst
• Dinge offen ansprichst und Verbesserungsvorschläge machst
• gerne Verantwortung übernimmst

Benefits

Was wir bieten

• eine abwechslungsreiche Rolle mit viel Verantwortung
• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• viel Vertrauen und Gestaltungsspielraum
• ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen
• die Möglichkeit, aktiv an der Entwicklung unseres Unternehmens mitzuwirken

Zusätzlich:

• flexible Arbeitszeiten
• hybrides Arbeiten (Homeoffice + Agenturtage in Köln)
• moderne Arbeitsausstattung (MacBook auch privat nutzbar)
• Urban Sports Club/JobRad/Deutschland-Ticket auf Wunsch
• eigenverantwortliches Arbeiten mit Unterstützung im Team

Perspektive

Wir wollen als Unternehmen weiter wachsen.

Wenn sich unsere Strukturen weiterentwickeln, kann aus dieser Rolle perspektivisch auch eine Head of Finance & Operations Position entstehen.

Das bedeutet:
mehr Verantwortung, mehr Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, diesen Bereich langfristig aufzubauen.

Designery ist eine spezialisierte Agentur für Ärzt:innen und Zahnärzt:innen. Wir verbinden hochwertiges Design mit durchdachten IT- und Marketinglösungen, die messbar neue Patient:innen gewinnen.

Unsere Vision: Praxismarketing, das wirkt – klar positioniert, effizient umgesetzt und für jede Praxis bezahlbar.

Wir sind ein 17-köpfiges Team mit klaren Verantwortlichkeiten, schnellen Entscheidungen und modernen Tools. Bei uns zählt, was du beiträgst – nicht dein Titel.