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Verwaltungsassistent Jobs in Seeheim-Jugenheim

Zuletzt aktualisiert: vor 18 Tagen
Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d)

Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d)

SercoDarmstadt, Germany
Unbefristet
Das umfassende Serviceportfolio von Serco, das auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht, gewährleistet betriebliche Exzellenz und Effizienz und macht das Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen Partne...Mehr anzeigenZuletzt aktualisiert: vor 18 Tagen
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Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d)

Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d)

SercoDarmstadt, Germany
Vor 18 Tagen
Anstellungsart
  • Unbefristet
Stellenbeschreibung

Job Introduction

Die Serco GmbH hat sich als starker Dienstleister auf dem deutschen Markt etabliert und bietet hochwertige Ingenieur-, Technik- und Managementdienstleistungen in verschiedenen Branchen. Von seinem strategischen Standort in Darmstadt aus unterstützt Serco kritische Abläufe für Weltraum-, Satelliten- und Technologieprojekte und bietet Fachwissen in den Bereichen Bodensystemmanagement, Datenverarbeitung und Missionslogistik. Das umfassende Serviceportfolio von Serco, das auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht, gewährleistet betriebliche Exzellenz und Effizienz und macht das Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen Partner für kommerzielle und staatliche Kunden in Deutschland. Dank dieser starken Basis kann Serco GmbH Innovationen vorantreiben und branchenweit Mehrwert schaffen.

Wir suchen einen Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d) zur Verstärkung unseres Teams in unserem Deutschlandbüro!

Wir freuen uns auf Sie!

Main Responsibilities

Als Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m / w / d)  sind Sie für Folgendes verantwortlich :

Bericht an den deutschen Vertragsdirektor mit den folgenden Aufgaben :

Vertragsverwaltung :

  • Vorbereitung, Konsolidierung und Nachverfolgung von Kundendokumenten wie Finanzberichte, Sitzungsprotokolle, Stundenzettel usw.
  • Verwaltung / Bearbeitung von Stundenzetteln, Überstundenanträgen und BERs
  • Verwaltung / Koordinierung von Kundenanfragen (RfOs).
  • Nachverfolgung und Umsetzung von Governance-Anforderungen (z. B. Urlaubsbuchung, Serco Essentials Schulungen, Schulungspläne).
  • Vorbereitung und Bearbeitung von Rechnungen.
  • Erstellung von Verkaufsrechnungen (über SOUT) und Gutschriften (im SAP).
  • Versand von Verkaufsrechnungen an Kunden (per E-Mail oder über Kundensysteme).
  • Unterstützung des RTR-Teams bei der Erstellung von unberechneten Umsätzen zum Monatsende.
  • Unterstützung bei Ausschreibungen (z. B. Erstellen von Stellenbeschreibungen für die Rekrutierung).
  • Allgemeine Unterstützung der täglichen Vertragsmanagement-Aktivitäten in Deutschland.

Allgemeine Bürokommunikation und Unternehmensrepräsentation :

  • Organisation und Verwaltung des Empfangsbereichs und des Büros, einschließlich Büroeinkaufsmanagement.
  • Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden.
  • Einkaufsmanagement, einschließlich Qualitätsbewertungen, Ausgabenverfolgung und Berichterstattung sowie Erstellung von Bestellungen für Büromaterial und Hardware.
  • Bestellung und Verwaltung von Mobiltelefonen.
  • Verwaltung der Firmenfahrzeuge.
  • Bearbeitung und Protokollierung eingehender und ausgehender Korrespondenz, z. B. Post, Rechnungen, Lieferscheine.
  • Hochladen von Dokumenten in Docusign.

    • Successful Candidate

    Halten Sie sich für den richtigen Kandidaten? Hier sind die Voraussetzungen :

  • Proaktive Persönlichkeit mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, einem ausgeprägten Blick fürs Detail und einer praxisorientierten Einstellung.
  • Teamfähigkeit ist essenziell, da Sie eng mit dem deutschen Managementteam zusammenarbeiten.
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich.
  • Sicherer Umgang mit Computern sowie fundierte Kenntnisse in MS Excel und Word (Microsoft 365) werden vorausgesetzt.
  • Erfahrung mit SAP ist von Vorteil, ebenso wie ein gutes allgemeines Verständnis von Finanz- und Geschäftstätigkeiten.
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind eine Grundvoraussetzung.
  • Eine gute schulische Ausbildung in Verbindung mit nachgewiesener Erfahrung als Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen Rolle wird erwartet.

    • Was wir Ihnen bieten, wenn Sie Teil unseres großartigen Teams werden :

    Die Serco GmbH bietet Unterstützung bei der Umsiedlung für alle EU-Passinhaber, die nach Deutschland umziehen möchten.

  • Umsiedlungsbeihilfe : einschließlich eines einfachen Flugtickets, Transport und einem Monat Hotelaufenthalt, während Sie eine dauerhafte Unterkunft sichern.
  • Hybrides Arbeitsmodell.
  • 50 % Zuschuss zum Deutschlandticket.
  • Ermäßigtes Fitnessstudio-Abonnement.
  • Teilnahme an Renten- und Gesundheitsplänen.
  • 30 Tage Urlaub.