Verwaltungsfachkraft Jobs in Rottendorf

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 50 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS (Hochschulservice Internationales und Stabstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F - es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Um unser Team zu vervollständigen, brauchen wir Sie (am besten sofort) in Würzburg als

Hochschulservice Internationales

Sekretärin / Sekretär (w / m / d)

in Vollzeit

Bewerbungskennziffer : 33.1.673

Für Sie wichtig :

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Würzburg. Die Einstellung erfolgt im Rahmen eines Projekts zunächst befristet bis zum 31.12.2028 und in Vollzeit

40 Stunden / Woche). Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig.

Auf der ausgeschriebenen Stelle hat man mit allen Bereichen Berührungspunkte und dabei folgende eigenen Aufgaben :

• Mitwirkung bei der Einstellung und Verwaltung von Hilfskräften in der Hochschulkommunikation
• Unterstützung beim Bestellwesen und der Rechnungsabwicklung
• Anzeigenverwaltung für die Kooperationen mit Schulen
• Büroorganisation, beispielsweise Bestellung und Überwachung von Büromaterial
• Unterstützung der Leitung der Hochschulkommunikation bei der Koordination von Projekten
• Organisation, Ausgabe und Verwaltung von Give-aways, Publikationen usw.
• Vorbereitung von Teammeetings sowie Terminkoordination
• unterstützende Mitwirkung bei Einstellungsprozessen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das bringen Sie mit :

Sie haben eine Berufsausbildung, idealerweise zur Verwaltungsfachkraft oder als Fachwirtin / Fachwirt Büro- und Projektmanagement (bzw. zu einem ähnlichen Beruf) gemacht? Oder besitzen eine vergleichbare Qualifikation verbunden mit einschlägiger Berufserfahrung? Das ist schon einmal das Wesentliche. Das 1x1der kooperativ ausgerichteten Verwaltungsarbeit beherrschen Sie? Sehr gut! Englisch sprechen Sie vielleicht nicht wie King Charles (das tun wir aber auch nicht), aber bei einer Tasse Tee könnten Sie sich nett mit ihm unterhalten? Marvellous! Sie lieben es, dafür Sorge zu tragen, dass der Laden läuft, weil Sie gerne sorgfältig und präzise Ihre Aufgaben erledigen? Exzellent!

Das kommt auf Sie zu :

Sie als unsere Sekretärin bzw. unser Sekretär sind für die Leitung der Internationalisierung die Unterstützung für alle Bürotätigkeiten mit dem Ziel, diese komplett zu übernehmen. Besonders werden Sie sich etwa im Kalendermanagement einbringen können. Hier werden Sie etwa die Termine der Leitung planen, koordinieren und überwachen. Aber auch in der Korrespondenz der Leitung werden Sie maßgeblich unterstützen, etwa durch die Bearbeitung ein- und ausgehender Post und E-Mails sowie die Vorbereitung von Schreiben, Berichten und Präsentationen. Weiterhin haben Sie auch das Dokumentenmanagement, etwa die analoge und digitale Ablage von Dokumenten oder die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Protokollen, sowie die Reiseorganisation (die Buchung von Flügen, Unterkünften, die Erledigung von Visaangelegenheiten sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen) der Leitung im Griff.

Sie sind die erste Ansprechperson für alle allgemeinen Anfragen in der Hochschulinternationalisierung und koordinieren deren Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen. Das alles ist für Sie aber kein Problem, denn Sie sind motiviert, das, was Sie tun, stets weiterzuentwickeln, der aktuellen Situation anzupassen und es zielführend zu organisieren und zu kommunizieren. Dabei kommt Ihnen Ihre Freude am empathischen Gespräche führen und Texten zu Gute.

Bei Vorliegen aller Voraussetzungen gruppieren wir Sie in Entgeltgruppe 6 TV-L ein (daher müssen Sie auch eine abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen). Und weil wir davon überzeugt sind, dass es wichtig ist, dass wir uns alle ein Leben lang weiterbilden, haben wir an der THWS Fortbildungsangebote wie den Interkulturellen Führerschein (den übrigens auch wir koordinieren), um noch besser in der internationalen Zusammenarbeit brillieren zu können.

Wir freuen uns, wenn sich Frauen durch diese Ausschreibung besonders angesprochen fühlen. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.