Vorstandsassistent Jobs in Blumberg

Assistent : in Vorstand (m / w / d) bei WBS GRUPPE | softgarden

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Assistent : in Vorstand (m / w / d)

Vollzeit (35-40h / Woche)

Hybrid

Berlin

Mit Berufserfahrung

28.03.25

DEINE AUFGABEN.

Als engagierte und kompetente Vorstandsassistent : in unterstützt du unser Führungsteam mit Herz und Organisationstalent in administrativen und organisatorischen Belangen. In dieser Schlüsselposition übernimmst du das überwiegend digitale Office Management und koordinierst Termine und weitere Aufgaben der drei Mitglieder unseres Vorstands. Du bist zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle zwischen Vorstand, unseren Mitarbeitenden sowie externen Partnern und leistest einen wichtigen Beitrag für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

Kommunikation und Terminmanagement : Du vermittelst kommunikativ zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle und organisierst zuverlässig Termine für die Mitglieder des Vorstands.

Dokumenten- und Postmanagement : Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post und verwaltest die digitale und physische Ablage von Dokumenten zu Vorstandsangelegenheiten.

Unterschrifts- und Behördenangelegenheiten : Du kümmerst dich um die Einholung von Unterschriften vom Vorstand und unterstützt bei der Bearbeitung und Weiterleitung behördlicher Unterlagen.

Bestellwesen und Reisebuchungen : Du kümmerst dich um Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen, führst Recherchen und Besorgungen durch und übernimmst die Buchung sowie Abrechnung von Geschäftsreisen für die Vorstandsmitglieder.

Du übernimmst Sonderaufgaben vom Vorstand nach Bedarf, bspw. Versandaktionen, Recherchen, Erstellung diverser Schreiben oder Sacharbeiten.

Unterstützung anderer Kollegen im Vorstandsteam bei Bedarf : Bei größeren Veranstaltungen wie Tagungen oder Jahresfeiern hilfst du bei der Organisation, Begrüßung und Koordination vor Ort. In digitalen Meetings mit größerer Teilnehmerzahl unterstützt du die digitale Meetingraumverwaltung im Hintergrund.

Dein Arbeitsplatz ist nach Absprache an ca. 1-3 Tagen pro Woche in unserem Seminarhaus Essentis in Berlin (Weiskopffstr. 16 / 17, 12459 Berlin) sowie an anderen Tagen an unserem Firmensitz im Lorenzweg 5. Der Wechsel zwischen diesen Arbeitsorten ermöglicht dir Präsenzaustausch mit den Mitgliedern des Vorstands, wie auch das Kennenlernen und die Interaktion mit vielen Kolleg : innen aus unterschiedlichen Bereichen. In dieser Stelle sind 20 % Homeoffice möglich.

DEINE STÄRKEN.

Werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze unser Führungsteam dabei, das Tagesgeschäft reibungslos zu gestalten. Dabei bist du mit Herz und Verstand bei der Arbeit. Lebe mit uns digitale Arbeitsorganisation, empathische Kommunikation und effiziente Arbeitsabläufe. Durch deine schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Art sorgst du nicht nur für eine effektive Zusammenarbeit, sondern behältst auch stets den Überblick über vielfältige Aufgaben.

WAS WIR BENÖTIGEN.

Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Office Management oder vergleichbare Kompetenzen sowie erste Berufserfahrung im Büro-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.

Hohe Medien- und PC-Kompetenz bei einer selbstständigen, strukturierten Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortlichkeit.

Sehr gute Deutschkenntnisse, die dir eine effektive Kommunikation mit vielseitigen Menschen ermöglichen.

DAS WÄRE SCHÖN.

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und in Verwaltungsangelegenheiten.

Fähigkeit, herausfordernde Situationen zu meistern gepaart mit einer lösungsorientierten Denkweise.

Freude am Arbeiten im Team.

• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

DEINE VORTEILE UND BENEFITS BEI UNS.

ARBEITEN MIT SINN.  Entfalte dein volles Potenzial | Fokus auf Gemeinwohl und Nachhaltigkeit | Eigenverantwortliches Arbeiten | WBS HerzensProjekte

GESUNDHEIT.  Mache mit bei Fitness-Challenges | Virtuelle Sportangebote | Jobrad | Mentale Gesundheit mit 7mind@work | Vegetarische Bio-Lebensmittel​

WORK-LIFE-BALANCE. Genieße 30 Tage Urlaub | Vertrauensarbeitszeit | Sabbatical | 180 Tage Arbeiten im EU-Ausland | Workation in unseren Seminarhäusern

DIGITALES ARBEITEN.  Sei digital vernetzt mit deinen Kolleg : innen | Remote Work mit Microsoft 365 und Copilot | Ergonomische Arbeitsplatzausstattung

WOHLFÜHLEN.  Erlebe ein herzliches Miteinander | Achtsame Meetingkultur | Coachingangebote | Transparente Kommunikation | Wohlfühlplattform Voiio​

BERUF UND FAMILIE. Nutze flexible Arbeitszeiten und Homeoffice | Familienurlaub in unseren Seminarhäusern | Bezahlter Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen

PRÄMIEN UND RABATTE.  Profitiere von Prämienzahlungen | Rabatte und Corporate Benefits | Zuschüsse zu Versicherungen und der betrieblichen Altersvorsorge​

VERANSTALTUNGEN.  Feiere mit bei Jahresfeiern in Berlin | Individuelle Teamevents und Weihnachtsfeiern | Yoga- und Pilates-Retreats | Onboarding-Event​

PERSÖNLICHE ENTWICKLUNG.  ​Bilde dich weiter mit diversen Trainingsangeboten | Drei Weiterbildungstage pro Jahr | Digitale Lernplattform | KI-Schulungen

DEIN KONTAKT ZUR WBS GRUPPE.

Lisa Raab | Recruiting Team WBS GRUPPE

Telefon 030 884 940 300

WIR FREUEN UNS AUF DEINE BEWERBUNG!

Die personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige schließen alle Geschlechter ein. Wir freuen uns besonders auf Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen körperlichen und geistigen Fähigkeiten, verschiedener sozialer oder ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität und verschiedenen Alters! Sprich uns bei Fragen gerne an.

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