Mitarbeiter : in als Büroassistenz (m / w / d)

Für meine Notarkanzlei in Friedrichshafen suche ich ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine / n :

Mitarbeiter : in als Büroassistenz (m / w / d)

für allgemeine Büroaufgaben, Telefonbetreuung am Empfang, Terminkoordinierung und Kundenbetreuung vor Ort.

Aufgaben

Das sind Ihre Aufgaben :

Ihr Aufgabenschwerpunkt ist die eigenständige Koordinierung der Termine des Notars, Entgegennahme von Telefonanrufen von Mandanten und Weiterleitung an die Sachbearbeitung sowie die Betreuung des Empfangs.

Sie koordinieren die Termine des Notars und unterstützen diesen durch Begrüßung der Kunden der Notarkanzlei vor ihrem Beurkundungstermin sowie durch Entgegennahme der für den Termin benötigten Unterlagen, die Sie auch einer ersten Prüfung unterziehen.

Ferner übernehmen Sie den telefonischen Erstkontakt mit unseren Kunden und leiten diese an die jeweiligen Sachbearbeiter weiter oder notieren das Anliegen der Kunden. Insofern fungieren Sie als Aushängeschild der Kanzlei nach außen und halten Ihren den Kolleg : innen den Rücken frei, indem Sie selbständig filtern, welche Anrufe einer sofortigen Reaktion des Sachbearbeiters bedürfen und bei welchen Anfragen ein späterer Rückruf genügt.

Weiterhin übernehmen Sie einfache Bürotätigkeiten wie die Pflege der Grundbuchdaten in unserer Notarsoftware oder die Anfertigung von Kopien und beglaubigten Abschriften.

Perspektivisch besteht die Möglichkeit zur Weiterentwicklung und Übernahme weiterer Aufgaben :

Bei besonderer Motivation und Nachweis entsprechender Fertigkeiten in der Praxis besteht die Möglichkeit in neue Aufgaben hineinzuwachsen, etwa den Notar bei der Anpassung der Verträge während der Beurkundungstermine zu unterstützen oder langfristig auch in den Bereich der notariellen Vertragsgestaltung einzusteigen.

Qualifikation

Sie sind ein organisiatorisches Multitalent und suchen ständig nach neuen Herausforderungen? Bei uns haben Sie die Möglichkeit Verantwortung zu übernehmen und über sich hinaus zu wachsen.

Sie sind es gewohnt, mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Kunden, auch unter Zeitdruck, zu arbeiten? Sie sind zugleich freundlich und aufgeschlossen, haben ggf. bereits Erfahrung im dienstleistungsorientierten Umgang mit Kunden (bspw. Hotelfach oder Gastronomie)?

Sie haben aber auch ein besonderes Auge auch fürs Detail und arbeiten gerne zuverlässig und exakt?

Höchste Qualitätsansprüche an sich selbst sind für Sie keine Leerformel, sondern setzen Sie in Ihrer täglichen Arbeit um?

Dann sind Sie bei uns herzlich willkommen!

Benefits

Warum in unserem Team mitarbeiten?

Wir bieten...

• eine Ihren Fähigkeiten und Ihrer Motivation entsprechende attraktive Vergütung
• einen modern ausgestatteten und sicheren Arbeitsplatz direkt am Bodensee
• eine umfassende Einarbeitung und Integration ins Team
• einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit viel Kundenkontakt

Bei Interesse senden Sie mir gerne Ihre Bewerbung. Wir freuen uns auf Sie!