Event Support Specialist (all genders) in Vollzeit oder Teilzeit

Stellenbeschreibung

Stell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams als

Event Support Specialist in Vollzeit oder Teilzeit

Du liebst Details, insbesondere wenn es um Prozesse und Dokumente geht. Du überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen.

Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Dein Verständnis für compliance-relevante Sachverhalte und Deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen Dir bei Deinen Aufgaben rund um Vertrags- und Projektdokumentation.

Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Dabei liegt Dein Fokus auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und der Einhaltung der Prozesse.

Du stehst in engem Austausch mit Kollegen, externen Dienstleistern und Kunden.

Hier bringst du viel in Bewegung :

• Kompetenter Ansprechpartner und sach und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen und Außendienst)
• Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System MAP
• Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung
• Überprüfung der Einhaltung von Compliance Anforderungen
• Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)
• Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.
• Erstellen von Reportings für Veranstaltungs Initiatoren innerhalb AbbVie
• Reisekostenabwicklung : Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Enge Zusammenarbeit mit Event , Finanz und Compliance Abteilung
• Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
• Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ)
• Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Qualifikationen

So machst du den Unterschied :

• Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position sind wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware.

Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.

• Prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und Handeln
• Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
• Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten
• Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
• Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren
• Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details
• Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
• Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden
• Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Wie wir gemeinsam Großes bewegen :

• mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst
• mit einer offenen Unternehmenskultur
• mit einer attraktiven Vergütung
• mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor
• mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
• mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
• mit betrieblichen Sozialleistungen
• mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
• mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
• mit einem starken, internationalen Netzwerk

Bring frischen Wind in unser Team und deine Karriere

Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns und wachse über dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.

Zusätzliche Informationen

Nur gemeinsam können wir das Beste für Patienten erreichen. Daher setzen wir bei AbbVie auf Chancengleichheit, Vielfalt & Inklusion.

Wir gestalten ein Arbeitsumfeld, in dem alle Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder anderen Vielfaltsdimensionen.

Doch für uns bedeutet Vielfalt mehr als nur offensichtliche Unterschiede zu berücksichtigen : Sie bezieht sich auch auf unterschiedliche Ausbildungshintergründe, Fachkenntnisse, Persönlichkeitstypen, Denkweisen und Lebenserfahrungen.