Kaufmann*Kauffrau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (m/w/d)

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifi kation und Berufs erfahrung eine Bezahlung bis Entgelt gruppe 9a (Bund) sowie verschie dene Sozial leistungen.

Unver bindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits zeit modelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige indi viduelle Weiter bildungs maßnahmen und bieten Ihnen ein umfang reiches Angebot zur Gesund heits förderung sowie eine betrieb liche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffent lichen Personen nahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffent lichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwer behinderte Menschen zu be schäf tigen. Bewerbungen Schwer behinderter sind aus drück lich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesell schaft strebt nach Geschlechter gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewer ber*innen jeglichen Hintergrunds.

• Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durch führung von inter nationalen wissen schaft lichen Begut achtungen und sind in Abstim mung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordi nation von Programmen zuständig.
• Sie koordinieren und betreuen das Max-Planck-Fellow-Programm in Zusammen arbeit mit den involvier ten Fach abteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsident*innen.

Sie sind verant wortlich für die jähr liche Aus schreibung und das Monito ring der Begut achtung der einge gange nen Anträge.

Sie sind zuständig für die Verlänge rungs anträge sowie Ansprech partner*in für allge meine Anfragen zum Programm.

• Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissions sitzungen und Veran staltungen der Vize präsi dent*innen organi satorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redak tionelle Beiträge.
• Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros.
• Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozessabläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
• Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und den von VPs bestellten Expert*innen.
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*Kauffrau Büromanagement oder eine vergleich bare Quali fikation
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissen schaft lichen Umfeld oder im Bildungsbereich ist wünschenswert, gerne aber auch als Einstiegs position nach Ausbildungs abschluss
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
• Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren
• Diskretion
• Sehr gute Deutsch- als auch sehr gute Englisch kenntnisse (B1- bis B2-Niveau)
Vor 3 Tagen