Office Administrator(w / m / d)

Get ready to Leave your Mark

Gemeinsam entwickeln wir Inspektions-, Klassifikations- und Zertifizierungslösungen. Mit großem Erfolg : Heute vertrauen mehr als 400.000 Unternehmen weltweit darauf, dass wir ihre Welt sicherer machen. Tag für Tag, mit mehr als 78.000 starken Persönlichkeiten in über 140 Ländern.

• Erste Anlaufstelle für unsere Besucher
• Annahme der Anrufe über die Telefonzentrale und Weiterleitung an die korrekten Ansprechpartner
• Verwaltung und Koordination der Konferenzräume sowie Bewirtung und Betreuung von Meetings
• Zentrale Bestellung der Büromaterialien
• Bearbeitung Eingangspost sowie Unterstützung bei der Ausganspost (Briefe, Päckchen, Kurierfahrten und Express-Sendungen)
• Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen, der Bestellungen, die vom Empfang getätigt wurden, sowie Bearbeitung im Buchhaltungssystem Flex
• Verwaltung des Reisebuchungssystems (Profile anlegen / löschen, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung). In Joannas Aufzählung geht es über die Erstellung der Profile, Buchungen hinaus.
• Bestellung und Verwaltung von Bahncards
• Verwaltung der Bargeldkasse
• Ausgabe und Verwaltung der Zutrittstransponder
• Zentraler Einkauf von Bewirtungsbedarf
• Visitenkartenbestellung
• Tausch / Neubestellung von Aktenvernichtungstonnen
• Facility Management : Erstkontaktstelle für das Büro in Willy-Brand-Strasse für Anfragen / Beschwerden der Mitarbeiter und HSE ( Heizung, Wasser, Licht, kleine Reparaturen, etc. Koordinierung mit der Hausverwaltung dem Hausmeister oder externen Dienstleistern) als auch bei anderen Standortrelevanten Verträgen wie Leasing Kaffeemaschine, Wasserspender, etc.
• Ausführung kleiner Bestellungen nach Absprache mit Procurement z.B. Bürobedarf, Möbel für verschiedene Geschäftsstellen in DE
• Reisen : Erstkontaktstelle bei MA Anfragen zum Bookingsystem unserer Reiseagentur Egencia, so wie Klärung von MA Fragen und Problemen zu Mietwagen-, Bahn- und Hotelbuchungen
• Verwaltung der externen Portale und Accounts so wie : Onlineübersetzungen, Amazon, AirPlus, Archiv, Lyreco – Aktualisierung der Daten bei neuen Ein- oder Austritten
• Erstellung der Purchase Orders in unsrem Buchhaltungssystem FLEX
• Erstellung und Aktualisierung der Lieferanten in Flex
• Aktualisierung der GEZ Gebühren für alle Geschäftsstellen – 1x jährlich

READY TO LEAVE YOUR MARK IN A SMARTER SOCIETY? Bewerben Sie sich jetzt online unter Angabe der Ref.-Nr. und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf Sie!