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Office Manager / in (m / w / d)
VitaForst International Management of Forest & Landscape e.K.Zülpich, NW, DEVor 30+ Tagen
StellenbeschreibungUnterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken Archivierung von Dokumenten und Akten Erstellung von Berichten und Präsentationen Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc. Erfahrung in der Büroadministration und -organisation Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook) Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools Strategische Denk- und Handlungsweise Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung / Automatisierung mit beispielsweise Make / Zapier / Power-Automate Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung
In der Funktion als Office Manager / in (m / w / d) bist du eine tragende Säule von VitaForst : Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem :
Allgemeine Büroorganisation :
- Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
- Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
- Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung :
Personalverwaltung :
Datenverwaltung und -dokumentation :
Digitalisierung und Prozessmanagement :
Unterstützung des Teams :
Business Development :