Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d) – Teilzeit

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d)

Teilzeit : ca. 20 Std. / Woche

Arbeitszeit : überwiegend vormittags

Arbeitsort : vor Ort im Büro, Austr. 17, Öhringen

Telefon : selten (keine dauerhafte Telefonzentrale)

Als persönliche Assistenz arbeitest du direkt für die Geschäftsführung und hältst den administrativen Alltag sauber am Laufen. Deine Stärke : du strukturierst, priorisierst, setzt zuverlässig um – und du behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick. Gelegentlich fallen auch private Orga-Themen an (nicht als Standard) – Diskretion ist daher Pflicht.

Aufgabenbereiche

E-Mail- & Kalendermanagement : Postfach vorsortieren, priorisieren, nach Vorgaben antworten, Termine koordinieren, Wiedervorlagen nachhalten

Organisation & Office : Dokumente / Listen erstellen und pflegen, Ablage strukturieren (z. B. in Nextcloud), klassische Büroaufgaben

Recherche & Zuarbeit : Informationen beschaffen, Angebote vergleichen, Ergebnisse kurz und klar zusammenfassen

WordPress : Inhalte einpflegen, kleine Änderungen / Updates nach Checkliste (Learning by Doing möglich)

Rechnungen & Administration : Rechnungen schreiben / versenden, Zahlungseingänge im Blick behalten, einfache vorbereitende Tätigkeiten (z. B. Belege / Zuordnung)

Verträge vorbereiten : Kunden- und Arbeitsverträge auf Basis vorhandener Vorlagen anpassen (Daten, Bausteine, Versionen, Ablage)

Reise- / Urlaubsplanung : beruflich, gelegentlich auch privat

Was wir dir bieten

Teilzeitstelle mit Schwerpunkt vormittags

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege

Klare Tools / Checklisten statt Chaos, saubere Einarbeitung

Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

Sehr sichere PC- und Office-Kenntnisse

Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, gutes Priorisieren

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Themen

Interesse, dich in Tools wie WordPress, Lexoffice, Nextcloud einzuarbeiten (wenn noch nicht vorhanden)

Erfahrung als Assistenz / Office-Management ist ein Plus, aber kein Muss (auch Quereinsteiger möglich, wenn fit am PC)