Executive Assistant für die Geschäftsführung (m/w/d)

→ Du hast Lust auf ein Wachstums-Umfeld, in dem Du die Geschäftsführung dabei unterstützt jedes Jahr 100% Wachstum zu generieren und ihnen dabei den rücken freihältst?

Wenn ja, lets talk!

Ich bin Noah Rügamer, Gründer und Geschäftsführer bei Rügamer & Steiner. In den letzten 5 Jahren ist unser Team von 0 auf über 25 High-Agency Köpfe gewachsen. Unser Ziel war klar: das CRM/E-Mail Marketing für die Top 10% der E-Commerce Unternehmen zu revolutionieren.

Und wir sind auf einem guten Weg:

Rügamer & Steiner ist die führende E-Mail Marketing Agentur hinter den erfolgreichsten E-Commerce Unternehmen in DE, AU & CH.

Über 120+ Online Shops vertrauen uns bereits und erreichen mit uns die Herzen & Geldbeutel ihrer Kunden.

Da wir jedes Jahr um 100% Wachsen und jeden Monat viele neue Kunden ihr Vertrauen in Rügamer & Steiner setzen suchen wir dich als Unterstützung unserer Geschäftsführung.

Aufgaben

// DEINE TASKS...

Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz. Du wirst die rechte Hand von zwei Agency-Gründer/Geschäftsführer (mittelfristig wirst du dich wahrscheinlich auf einen fokussieren). Dein Ziel ist nicht einfach das Abarbeiten von Aufgaben, sondern das „Zurückkaufen“ von Zeit. Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat. Du sorgst dafür, dass der Fokus zu 100 % auf High-Leverage-Tasks liegen kann, während du den Rest managst.

Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle.

Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer.

Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen.

Hier findest du ein paar Beispiele deiner potentiellen Aufgaben:

1. Kommunikation & Follow-Through

• Du betreibst E-Mail Inbox & Slack Triage. Du eskalierst nur, was sofortige Aufmerksamkeit braucht.
• Du beantwortest Nachrichten selber und setzt Maßnahmen um, die daraus entstehen
• Du bereitest Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen und mit Ja/Nein beantworten kann.
• Du loggst jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z.B. Notion) mit Status und Follow-up-Datum. Nichts fällt durchs Raster.
• Du führst ein tägliches morgendliches Briefing durch, um Prioritäten zu synchronisieren.
• Du wählst bewusst den richtigen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High-Focus-Momenten konkurrieren.

2. Business Operations / Projekte
Hier gibt es sowohl repetitive Aufgaben aber genauso entstehen immer wieder situativ andere Projekte bei denen du unterstützt oder selber die Verantwortung trägst. Ein paar Beispiele sind:

• Recherche: Du recherchierst neue Softwaretools oder Lieferanten/Dienstleister, führst die ersten Gespräche mit ihnen und begleitest die Evaluation bis zur Vertragsschließung
• Finance & Legal: Du nutzt KI, um Verträge vorzuprüfen und kritische Klauseln zu flaggen. Du vergleichst jedes neue Angebot mit früheren Preisen und trackst monatlich alle Assets in einer Übersicht.
• Kommunikation: Du übernimmst einen Teil der ersten Kommunikation mit dem Team, Anwälten, Steuerberatern etc.
• Sales & Marketing: Solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist übernimmst du das E-Mail Follow-up nach Sales-Calls, erstellst Angebote und trackst Metriken.
• Termine: Du managed die kompletten Termine der Geschäftsführung. Vereinbarung, Reschudeling, Anfragen etc.

3. Personal Life & Household Logistics

• Finance & Admin: Du verantwortest alle privaten Rechnungen. Du trackst alle persönlichen Käufe, überwachst deren Ankunft und wickelst Retouren ab.
• Haushalt: Du koordinierst Haushaltskräfte, Handwerker und Dienstleister für KFZ-Wartung und -Registrierung (zum Teil kannst du diese Aufgaben auch an eine Teamassistenz delegieren).

4. Travel Management

• Du nutzt umfassende Checklisten für jede Reise. Flüge und Hotels zu buchen ist nur der Anfang.
• Du recherchierst und buchst lokale Annehmlichkeiten am Zielort: Gyms, gesunde Restaurants und Meal-Prep-Services.
• Du pflegst Packlisten und verwaltest einen Jahresreisekalender, um Pufferzeiten sicherzustellen.

Qualifikation

Das bringst du mit

• Mindset: Du verstehst dich nicht als Befehlsempfänger, sondern als Owner deiner Bereiche. Du wartest nicht auf Anweisungen, du siehst Probleme und löst sie.
• Persönlichkeit: Du bist High Detail & High Drive. Du liebst Listen und Ordnung, bist aber schnell in der Umsetzung. Du bist diskret, loyal und eher der Typ "Macher im Hintergrund" als "Entertainer".
• System-Denken: Du liebst es, Prozesse und Checklisten zu bauen, damit Fehler nicht zweimal passieren.
• Tech-Affinität: Du beherrschst moderne Tools (Slack, Notion, Google Workspace, Calendar-Apps, KI-Tools) blind (oder bist bereit schnell zu lernen).
• Erfahrung: Vorerfahrung als EA, PA oder in einer hoch-organisierten administrativen Rolle (z.B. Eventmanagement, Operations) ist ein Muss.
• Sprache: Exzellentes Deutsch und verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift.

Benefits

Warum wir? (Benefits)

• High-Performance Umfeld: Du arbeitest direkt mit einem erfolgreichen Unternehmer zusammen und lernst, wie eine skalierende Agency geführt wird.

• Maximale Verantwortung: Du erhältst tiefen Einblick in alle Lebensbereiche des CEOs und managst sie eigenverantwortlich.

• Wachstum: Dies ist keine Sackgasse. Wenn du dich beweist, wächst deine Verantwortung (und dein Gehalt) mit dem Erfolg des Unternehmens.

• Attraktive Vergütung: Wir bezahlen für echte Entlastung und Zuverlässigkeit überdurchschnittlich.

• Gleitzeit

• guter Anschluss an den ÖPNV & Parkplätze

• Flache Hierarchien, regelmäßige Teamevents

• Strukturiertes Onboarding mit Videoschulungen

• Motivierte Teammitglieder in einem wachsenden Team

uvm.

Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams, um gemeinsam unsere Mission zu verwirklichen. Wir stellen dir die neueste Technik zur Verfügung – inklusive einem Apple MacBook und allem, was du für deinen Erfolg brauchst. Wir freuen uns darauf, dich bald persönlich kennenzulernen!

Noah Rügamer und das ganze Team von Rügamer & Steiner