Empfangsmitarbeiter:in – Patient Care & Front Desk (m/w/d)

Wir suchen neue und engagierte Kolleg:innen (m/w/d) für den Bereich Patient Care & Front Office. In dieser Rolle bist du die erste Ansprechperson für unsere Patient:innen und sorgst für einen professionellen, reibungslosen Ablauf im Praxisalltag.

Bisher keine Erfahrung im medizinischen Empfang? Quereinsteiger willkommen! Während deiner Einarbeitung lernst du alles, was du für die Ausübung der Tätigkeit benötigst.

Aufgabenbereiche

• Empfang und herzliche Betreuung unserer Patient:innen

• Organisation und Koordination von Terminen (vor Ort, telefonisch, per Chat)

• Erstellung von Rechnungen und Abwicklung von Bezahlvorgängen

• Sicherstellung von Ordnung und Servicequalität im Wartebereich

• Unterstützung der Ärzt:innen im Praxisalltag (Organisation von Pausen, Getränke, kleine Abstimmungen)

Über CAELISTIC Group

CAELISTIC ist eine ärztlich geführte Praxis mit zwei Standorten in Ulm und Stuttgart. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 zählen wir zu den führenden Adressen für Ästhetische Medizin, Health und Longevity im süddeutschen Raum sowie in der Schweiz und Österreich. Wir behandeln jährlich über 5.000 Patienten und erwirtschaften einen Jahresumsatz von mehr als 3 Millionen Euro.

Unsere Arbeit folgt einem strukturierten, medizinisch verantworteten Ansatz mit klaren Zuständigkeiten, standardisierten Abläufen und einem hohen Qualitätsanspruch. Der Standort Stuttgart ergänzt unser bestehendes Angebot in Ulm und folgt dabei derselben strukturierten, ärztlich geführten Systematik.

Wir suchen gezielt Fachkräfte, die Verantwortung übernehmen und unsere Standards verbindlich umsetzen. Unsere Praxisräume in Ulm und Stuttgart umfassen insgesamt über 1.000 m² und sind modern, funktional und auf effizientes Arbeiten ausgerichtet. Klare Führungsebenen, kurze Wege und verbindliche Entscheidungen sorgen für Orientierung, Stabilität und ein verlässliches Arbeitsumfeld. CAELISTIC richtet sich an Mitarbeitende, die Strukturen schätzen, ihre Aufgaben ernst nehmen und langfristig auf professioneller Basis arbeiten möchten – nicht nur für heute, sondern mit Perspektive.

Gehalt

3.500 – 3.800 €(abhängig von Qualifikation und Erfahrung), ergänzt durch Zuschüsse und Extras.

Langfristige Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sind vorhanden.

Wir bieten

Sicherer Arbeitsplatz: Jede Einstellung ist auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgelegt. Ziel ist eine unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95 %.

Planbare Arbeitszeiten: Unsere Dienstpläne werden frühzeitig erstellt – für dich bedeutet das feste Strukturen, echte Planbarkeit und keine bösen Überraschungen.

Modernes Arbeitsumfeld: Unsere Praxisräume sind modern, hell und ästhetisch gestaltet – ein Umfeld, das motiviert und in dem man sich wohlfühlt.

Faire Chefebene: Kurze Wege, klare Entscheidungen und ein offenes Ohr: Bei uns zählt ein respektvoller Umgang auf Augenhöhe.

Starkes Miteinander: Wir arbeiten als Team in einem wertschätzenden Umfeld. Jede:r unterstützt die anderen – Professionalität und Zusammenhalt gehen bei uns Hand in Hand.

Stellenanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach) oder vergleichbare Erfahrung im Empfang/Service

• Organisationsstärke und hohes Verantwortungsbewusstsein

• Freundliches, professionelles Auftreten im Patientenkontakt

• Gepflegtes Erscheinungsbild und Serviceorientierung

• Saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in Deutsch

• Starke kommunikative Fähigkeiten und klare Aussprache

• Liebe zum Detail und Empathie im Umgang mit Patient:innen

• Schnelle Auffassungsgabe und hohe Disziplin

• Die Fähigkeit, bestehenden Prozessen zu folgen