Leiter Personalwesen und Verwaltung (m/w)

Leiter Personalwesen und Verwaltung (m/w)

Kultur | lx – Arts Council Luxembourg

Unbefristeter Vertrag – 40 Std./Woche

Über Kultur | lx

Kultur | lx – Arts Council Luxembourg ist eine öffentliche Einrichtung, die die Entwicklung und internationale Förderung der luxemburgischen Kultur und Kreativszene unterstützt. Ziel ist es, den Sektor zu professionalisieren und den fachlichen Austausch zwischen Luxemburg und anderen Regionen zu fördern.

Die Aufgaben von Kultur | lx umfassen:

• die Förderung und Unterstützung von Künstlern sowie anderen professionellen Akteuren des Kultursektors und die Sicherstellung der nationalen und internationalen Verbreitung von Kulturprojekten, die eine oder mehrere gesetzlich vorgesehene Förderformen erhalten;
• die Mitwirkung an der nationalen und internationalen Karriereentwicklung von Künstlern und anderen professionellen Kulturschaffenden durch Förderungen, Stipendien, Residenzen, Fortbildungen und Projektunterstützung;
• die Zusammenarbeit mit dem diplomatischen und konsularischen Netzwerk Luxemburgs bei der Umsetzung weiterer ihm zugewiesener Aufgaben;
• die Bereitstellung von Informationen zu Mobilitätsförderungen und anderen Möglichkeiten, die von weiteren Organisationen angeboten werden;
• die Verwaltung und Nutzung der vom Staat zur Verfügung gestellten Gebäude im Rahmen seiner anderen Aufgaben;
• die Durchführung aller weiteren Aufgaben, die ihm durch Gesetze und Vorschriften übertragen werden.

Stellenbeschreibung

Der/die Leiter/in Personalwesen und Verwaltung berichtet direkt an die Direktoren von Kultur | lx und arbeitet eng mit der Nationaldirektorin, der Leiterin der Buchhaltung und der Office Managerin zusammen. Er/Sie ist verantwortlich für die Leitung der Abteilung Verwaltung und Finanzen mit besonderem Schwerpunkt auf das tägliche Management der Personal- und Verwaltungsaufgaben von Kultur | lx:

Verwaltung des Personalwesen

• Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Nachträgen, Nachverfolgung von Abwesenheiten und Pflege der Personalakten;
• Überwachung der Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse;
• Kontrolle der Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten und Verpflichtungen;
• Administrative Unterstützung bei internationalen Reisen und Verwaltung der Berufsausgaben;
• Tägliche HR-Unterstützung zur Förderung eines harmonischen Arbeitsumfelds und Sicherstellung eines reibungslosen Teamablaufs;
• Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verwaltung und Vertraulichkeit personenbezogener HR-Daten gemäß DSGVO;
• Entwicklung und Verbesserung digitaler HR-Management-Tools.

Verwaltung und Finanzen

• Schnittstelle für das Lohnmanagement;
• Überprüfung und Überwachung von Verträgen und Vereinbarungen (Dienstleistungen, Partnerschaften, usw.);
• Administrative Unterstützung des Verwaltungsrats (Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen usw.);
• Gelegentliche Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Buchungserfassung (von Vorteil);
• Mitwirkung an der Verbesserung interner Verwaltungsprozesse;
• Unterstützung beim Aufbau eines elektronischen Archivierungssystems und von Kollaborationstools für die Verwaltungsabteilung;
• Führung des Teams der Abteilung und Mitarbeit bei der Budgetüberwachung der Abteilung.

Alle weiteren Aufgaben, die vom Arbeitgeber übertragen werden.

Profil

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich HR und Verwaltung oder in einer ähnlichen Position, idealerweise im Kultur-, Non-Profit- oder Institutionensektor;
• Hochschulabschluss (Bac+3) in Personalmanagement, Sozialrecht, öffentlicher Verwaltung, Management, Wirtschaft oder gleichwertige Berufserfahrung;
• Praktische Kenntnisse des luxemburgischen Arbeitsrechts, lokaler Verwaltungsverfahren und der spezifischen Vorschriften für den öffentlichen/parastaatlichen Sektor;
• Erfahrung in Lohnbuchhaltung, Vertragswesen, Rekrutierung und sozialen Beziehungen;
• Organisationstalent, Genauigkeit, Selbstständigkeit und Vertraulichkeit;
• Teamfähigkeit mit einer konstruktiven und kooperativen Arbeitsweise;
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Excel, Word, Kollaborationstools);
• Sensibilität für Datenschutzfragen (DSGVO) und die Modernisierung von HR-Tools;
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren;
• Ein ausgeprägtes Interesse am Kulturmanagement oder an der Tätigkeit einer Kultureinrichtung sind von Vorteil.

Sprachkenntnisse

Französisch, Englisch, Deutsch; Luxemburgisch ist von Vorteil.

Eintrittsdatum

So bald wie möglich (nach Vereinbarung).

Bewerbungsfrist

12.Dezember 2025

Der Arbeitsort befindet sich in Luxemburg, Esch-sur-Alzette.

Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf sowie Nachweise über die erforderlichen Qualifikationen (Zertifikate, Diplome) sind zu richten durch Moovijob.com