Mitarbeiter Teilnehmermanagement und Abrechnung Veranstaltungen (m / w / d)

Kinder brauchen besondere Arzneimittel, die gut schmecken und leicht einzunehmen sind – mit dieser Idee wurde InfectoPharm vor 36 Jahren gegründet.

Wir sind familiengeführt und in Deutschland wegweisend im Bereich der Kinder- und Jugendheilkunde – erschließen mit unseren über 140 Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten aber auch andere Zielgruppen erfolgreich. Als Anbieter teils lebensrettender Arzneimittel übernehmen wir eine besondere Verantwortung für die Versorgung der Bevölkerung.

Durch unseren engen Austausch mit Patienten, Ärzten und Apothekern erhalten wir viele Impulse und Ideen für neue Präparate. So sind wir in den letzten Jahren stark gewachsen, haben Niederlassungen in Österreich, Italien, UK und Frankreich gegründet und sind in mehr als 30 Ländern aktiv.

Viele unserer 450 Mitarbeitenden sind schon lange bei uns, worauf wir stolz sind. Sie sind wissensdurstig und genießen den persönlichen und fachlichen Austausch auf unserem modernen Firmencampus. Man spürt die lebendige und wertschätzende Atmosphäre, wenn man die Firma betritt – innovative Ideen haben hier Raum, sich zu entfalten.

Die Wachstums- und Innovationsstärke ist außergewöhnlich und nachhaltig - der Umsatz liegt derzeit bei rund 300 Mio. € pro Jahr. Davon profitieren alle Mitarbeiter, denn neben interessanten Benefits werden diese am Unternehmenserfolg beteiligt.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet.

Mitarbeiter Teilnehmermanagement und Abrechnung Veranstaltungen (m- / -w- / -d)

Unsere medizinischen Fortbildungsveranstaltungen sind das Herz unseres wissenschaftlichen Marketings und finden in Präsenz und / oder online statt. Unsere Zielgruppen sind Ärzte, Apotheker oder Hebammen, die zwischen 30-40 Veranstaltungen pro Jahr besuchen. Jede Veranstaltung umfasst zwischen 100-300 Teilnehmende, zwei Großveranstaltungen pro Jahr zählen bis zu 1000 Besucher.

Nach jedem Event analysieren wir seine Qualität und erhalten nahezu ohne Ausnahme Top-Bewertungen unserer Teilnehmenden : Angefangen vom Prozess der Buchung, dem Kundenservice bei organisatorischen Fragen im Vorfeld bis hin zur Auswahl der Fachthemen und Referierenden, der Organisation des Events, der Betreuung der Teilnehmenden vor Ort sowie der Rechnungsstellung – wir haben den Anspruch, dass jedes Event in allen Belangen ein Highlight für unsere Besucher wird.

Um dies sicherzustellen, arbeitet unser 8-köpfiges Fortbildungs-Team Hand in Hand und unterstützt sich gegenseitig, denn allen ist eine gelungene Veranstaltung mit zufriedenen Besuchern eine Herzensangelegenheit.

Sie finden sich in dieser Beschreibung wieder? Dann freuen wir uns, wenn Sie Aufgaben im Teilnehmermanagement, in der Administration sowie der Abrechnung der Veranstaltungen übernehmen.

Teilnehmermanagement :

Sie bearbeiten Anfragen der Teilnehmenden per Mail oder Telefon zur Buchung, Stornierung oder Umbuchung von Fortbildungen. Sie haben Freude daran, Kunden bei Fragen und Problemen zu unterstützen. Kommt es einmal zu herausfordernden Gesprächssituationen, können Sie diese souverän meistern.

Administration Backoffice :

Sie unterstützen die Eventmanager, indem Sie anfallende administrative Aufgaben in der Abteilung selbstständig übernehmen und proaktiv agieren. Sie leiten verschiedene Anfragen von ehemaligen Kongressteilnehmern korrekt weiter oder beantworten diese selber. Sie buchen die An- und Abreisen zu den Kongressen per Zug oder Flug für die InfectoPharm Mitarbeiter. Gelegentliche Sonderaufgaben wie z. B. die Erstellung von Namensschildern oder die Verwaltung von Büromaterial übernehmen Sie gerne.

Abrechnung der Veranstaltungen :

Ein Teil unserer Fortbildungen wird kostenpflichtig abgerechnet. Sie übernehmen die monatliche Abrechnung mit unserem Dienstleister Novalnet, überwachen Zahlungseingänge, beantworten Anfragen der Teilnehmenden zu Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, kümmern sich um das Mahnwesen und leisten Detektivarbeit beim Suchen und Beheben von Fehlbuchungen.

Mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sind Sie in ständigem Austausch und können so die Abrechnungsprozesse und Systeme mitgestalten. Wenn Sie Freude an der Kombination aus zahlenbasierter Arbeit und Kundenkommunikation haben, dann sind Sie bei uns genau richtig.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung und haben Erfahrung im Kundenservice, Vertriebsinnendienst, Veranstaltungs- oder Eventbereich oder der Hotellerie.
• Sie sind zahlenaffin und im Kundenkontakt absolut serviceorientiert und professionell in der Kommunikation.
• Erste Berufserfahrung in der Abrechnung von Veranstaltungen, Kongressen oder Reisekosten oder auch Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung sind hilfreich.
• Sie sind offen, sich in neue Software einzuarbeiten und bringen gute Kenntnisse in MS Office mit.

Das Wohl unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen :