Administrative Coordinator (m/w/d)

Administrative Coordinator (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen, einen Administrative Coordinator (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.

Vorteile

• langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
• Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten falls gewünscht
• bis zu 30 Tage Urlaub
• flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
• unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
• Empfehlungsprämie – Mitarbeiter werben Mitarbeiter ( Euro pro erfolgreiche Empfehlung)
• exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z.B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)
• kostenfreie Parkplätze
• Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Der Job

• Inbox management of electronic and non-electronic mailboxes with focus on prioritization and possible actions for own executives and partly independent answering of requests according to instructions
• Deadline management for the executive with own decision-making authority
• Meeting management - understanding meetings (not commercial content) and writing minutes, following up on actions, etc.
• Travel management - booking and accounting of business trips
• Collaboration in the planning and monitoring of various budgets (e.g. personnel, travel) and their controlling
• Standardized procurement management - ordering of materials, services and equipment/work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations
• Ensuring the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g. preparation and dispatch of circulars/announcements)

Das bringen Sie mit

• Extensive general office management and project management knowledge
• Experience and confident handling of MS Office applications.
• Experience handling of several systems (e.g. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA preferred
• English fluency required

Sonstiges

• Befristung: Einsatz vorerst für 12 Monate befristet - Option auf Übernahme / Verlängerung ist vorhanden