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Administrative Coordinator (m / w / d)

Administrative Coordinator (m / w / d)

Office Events P & B GmbHLandkreis Mainz-Bingen
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

Administrative Coordinator (m / w / d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen, einen  Administrative Coordinator (m / w / d)  in Voll- oder Teilzeit.

Vorteile

  • langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
  • gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
  • persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
  • Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten falls gewünscht
  • bis zu 30 Tage Urlaub
  • flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
  • unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
  • Empfehlungsprämie – Mitarbeiter werben Mitarbeiter ( Euro pro erfolgreiche Empfehlung)
  • exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z.B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)
  • kostenfreie Parkplätze
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Der Job

  • Inbox management of electronic and non-electronic mailboxes with focus on prioritization and possible actions for own executives and partly independent answering of requests according to instructions
  • Deadline management for the executive with own decision-making authority
  • Meeting management - understanding meetings (not commercial content) and writing minutes, following up on actions, etc.
  • Travel management - booking and accounting of business trips
  • Collaboration in the planning and monitoring of various budgets (e.g. personnel, travel) and their controlling
  • Standardized procurement management - ordering of materials, services and equipment / work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations
  • Ensuring the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g. preparation and dispatch of circulars / announcements)

    • Das bringen Sie mit

  • Extensive general office management and project management knowledge
  • Experience and confident handling of MS Office applications.
  • Experience handling of several systems (e.g. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA preferred
  • English fluency required

    • Sonstiges

  • Befristung : Einsatz vorerst für 12 Monate befristet - Option auf Übernahme / Verlängerung ist vorhanden