Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
Job description
Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement.
Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit.
Ihr Aufgaben umfassen im Wesentlichen :
- Sachbearbeitung für digitale ProzesseStrukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM) Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRMAnlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE)Erstellung von Präsentationen Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen
- Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike)
- Veranstaltungsmanagement Buchung von Räumen, Catering und TransportenMitarbeit auf VeranstaltungenEinladungsverteiler Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen Unterstützung bei der Content-Erstellung
- Sekretariat wie Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.
Starting date
01.10.2024
Personal qualification
Sie verfügen über :
- eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- Kenntnisse in MS Office und CRM
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme
- idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit
Entgelt
EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
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