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Office Managerin / Office Manager (w / m / d)

Karlsruher Institut für TechnologieKarlsruhe, Baden-Württemberg

Vor 30+ Tagen

Stellenbeschreibung

Job description

Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement. Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit.

Ihr Aufgaben umfassen im Wesentlichen :

Sachbearbeitung für digitale ProzesseStrukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM) Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRMAnlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE)Erstellung von Präsentationen Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen
Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike)
Veranstaltungsmanagement Buchung von Räumen, Catering und TransportenMitarbeit auf VeranstaltungenEinladungsverteiler Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen Unterstützung bei der Content-Erstellung
Sekretariat wie Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.

Starting date

01.10.2024

Personal qualification

Sie verfügen über :

eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung

Kenntnisse in MS Office und CRM

Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme

idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS

sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

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Office Manager • Karlsruhe, Baden-Württemberg