Team- und Projektassistenz (w/m/d)

Das erwartet dich

Du arbeitest für die Abteilung "Atmosphärische Propagation und Wirkung" des Instituts für Technische Physik und übernimmst die administrative Unterstützung der Abteilungsleitung sowie aller Mitarbeiter. Du kommunizierst mit anderen Abteilungen und Organisationseinheiten innerhalb des DLR und übernimmst wichtige administrative und koordinative Aufgaben für die gesamte Abteilung und stellst mit deiner Arbeit den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes sicher. Terminabsprachen und die Organisation von Meetings und Veranstaltungen mit internen und externen Partnern und Gästen gehört genauso zu deinen Aufgaben, wie die Erstellung, Pflege und Archivierung von abteilungsinternen Dokumenten.

Deine Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben, dazu zählt u.a. die Einstellung von Mitarbeitern, die Organisation und Abrechnung von Terminen und Dienstreisen, die Erstellung und Pflege von wichtigen abteilungsinternen Dokumenten
• Organisation und Koordinierung von standort- und abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Angelegenheiten
• Organisatorische Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen mit internationalen Partnern und Organisationen
• Selbstständige Formulierung unterschriftsreifer Dokumente (deutsch und englisch)
• Sekretariatsaufgaben wie Ablage, Bestellungen und Verwaltung von Büromaterialien, Telefonpräsenz, Empfang und Betreuung von Besuchern
• Vertretung des Sekretariats des Institutsleiters

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, kaufmännische/r Wirtschaftsassistent/in oder eine vergleichbare, einschlägige Ausbildung mit Erfahrung in Projekt- oder Abteilungsassistenz
• Du hast sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache (z.B. italienisch oder französisch)
• Du hast gute Kenntnisse im MS-Office-Paket
• Du hast Erfahrung im Forschungs- und Entwicklungsbereich oder an Universitäten und Hochschulen