Teamassistenz / Office Manager (m / w / d)

Als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen hältst du den Betrieb am Laufen und sorgst für eine gut organisierte Arbeitsumgebung.

• Telefonzentrale & Verwaltung der Telefonanlage : Du bist für die Telefonzentrale sowie die Verwaltung der Telefonanlage verantwortlich. Dabei bearbeitest du eingehende Anfragen und leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner : innen weiter. Zudem kümmerst du dich um die Verwaltung der Telefonanlage, indem du Störungsmeldungen bearbeitest, neue Benutzer : innen anlegst und Auswertungen durchführst.
• Standort- & Dienstleistungsmanagement : Du stellst einen gepflegten und reibungslosen Büroalltag sicher. Dabei koordinierst du Reinigungsdienste, Handwerker : innen sowie externe Dienstleister : innen aus den Bereichen IT, Versicherungen und Technik.
• Ansprechperson für das Team : Du unterstützt Kolleg : innen bei organisatorischen Fragen und hältst das Büro in Schwung.
• Fuhrparkmanagement : Du übernimmst die organisatorische Betreuung unserer Firmenfahrzeuge – von der Bestellung über die Terminüberwachung für Wartung und Reparaturen bis zur Fahrzeugübergabe und -abnahme.
• Meetings, Besucherbetreuung & Firmenevents : Du organisierst Räume für interne Meetings sowie Hotelbuchungen und Verpflegung für Gäste. Außerdem koordinierst du Firmenevents (z. B. Weihnachtsfeiern, Sommerfeste) in Zusammenarbeit mit einer Kollegin und externen Dienstleister : innen.
• Postmanagement : Du nimmst die Post entgegen, verteilst bzw. frankierst diese und behältst den Überblick.