Administrative & Operations Assistant (m/w/d)

Administrative & Operations Assistant (m/w/d)

Als Administrative & Operations Assistant (m/w/d) unterstützt du sowohl das Executive als auch das Operations -Team in diversen organisatorischen, administrativen und prozessbezogenen Themen. #OneCompass

JOB FACTS

Bereich:

Assistenz

Ort:

Eschborn / FFM

Anstellungsart:

Teilzeit

Beginn:

ab sofort

Job ID:

13343

WAS WIR DIR BIETEN

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe mit echtem Impact
• Flexible Arbeitszeiten
• Ein wertschätzendes, motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur
• Teil eines Unternehmens zu sein, das Erlebnisse schafft - für Gäste und Mitarbeitende gleichermaßen

DEINE AUFGABEN

Administrative Unterstützung

• Erstellung, Pflege und Strukturierung von Dokumenten und internen Unterlagen
• Kalender‑ und Terminmanagement für Führungskräfte und Teams
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
• Koordination von administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft

Workflow‑ & Prozessmanagement

• Betreuung und Nachverfolgung von Unterschrifts‑ und Freigabeprozessen
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe in internen Workflows
• Erstellung und Pflege von SOPs, Checklisten und Prozessdokumentationen
• Unterstützung bei der Optimierung bestehender Prozesse

Operative & Venue‑Unterstützung

• Administrative Unterstützung für Venue‑Leads
• Vorbereitung von Unterlagen, Briefings, Listen und Checkpoints
• Strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten

Daten, Struktur & Organisation

• Pflege von Tracker‑Tools, Datenablage, Übersichten und Statuslisten
• Zusammenstellung von Updates, Berichten und Entscheidungsgrundlagen

DEIN PROFIL

• Erfahrung im administrativen oder operativen Bereich – Assistenz, Office‑Management, Projekt‑ oder Prozesssupport
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint, PowerPoint, Word)
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein Auge fürs Detail
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Freude an Teamarbeit
• Lust darauf, Dinge zu ordnen, zu verbessern und Verantwortung für saubere Abläufe zu übernehmen

INTERESSIERT?
BEWIRB DICH JETZT!

DEINE ANSPRECHPARTNERIN

Alisa Resic

Recruiterin

Über Levy

Wir von Levy wollen, dass jedes Event auch kulinarisch zum unvergesslichen Erlebnis wird – die Macher-Mentalität liegt uns im Blut. Um die Bedürfnisse von Tausenden Menschen zu erfüllen und für jedes Event das passende Konzept zu entwickeln, sind kreative Problemlösungen gefragt. Wir sind Erlebnismacher, ohne dabei die Wichtigsten zu vergessen: unsere Mitarbeitenden. Bei Levy gibt‘s sichere Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und freie Sommerwochen. Schließlich erbringen nur glückliche Mitarbeitende großartige Leistungen.