Office & Operations Assistant (m/w/d)

UPdrinks GmbH vereint zwei Geschäftsbereiche: Pulse Vending (Schwerpunkt) und VOLL (Großhandel im Getränkebereich). Pulse Vending arbeitet rund um Warenautomaten im OEM-/Importbereich – inklusive Ausstattung, Komponenten, Ersatzteilen und Service. Wir sind ein kleines, wachsendes Team in der Aufbauphase: kurze Wege, schnelle Entscheidungen und viel Eigenverantwortung.

Wir suchen eine Person, die wiederkehrende Abläufe im Tagesgeschäft übernimmt, stabil aufsetzt und weiterentwickelt – vor allem rund um Auftragsabwicklung, Lieferung und Kundenkommunikation.

Aufgaben

1) Auftragsabwicklung & Kundenkommunikation (ab Bestellabschluss)

• Du übernimmst den Prozess ab Bestellabschluss: offene Punkte klären, nächste Schritte kommunizieren, Verbindlichkeit herstellen
• Du hältst Status, Termine und Rückfragen im Blick und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt
• Du nimmst Support-Anfragen strukturiert auf, priorisierst sie und leitest sie sauber weiter

2) Lieferung & Speditionskoordination

• Du avisierst Lieferungen, organisierst Abholungen/Speditionen und verfolgst Termine zuverlässig nach
• Du bereitest Versand-/Lieferunterlagen vor und koordinierst Übergaben intern/extern
• Du arbeitest aktiv daran, dass diese Abläufe mit unserem Wachstum stabil skalieren

3) Backoffice & kaufmännische Zuarbeit

• Belege/Rechnungen prüfen, zuordnen, nachhalten
• Zahlungseingänge / offene Posten nach Prozess prüfen, Mahnwesen vorbereitet umsetzen
• Monatliche Abläufe so strukturieren, dass sie sauber und planbar laufen

4) Daten- & Webpflege (inhaltlich, nicht technisch)

• Pflege unseres Webauftritts nach Anleitung (Texte, Seiteninhalte, Downloads, Produkt-/Info-Inhalte)
• Inhaltliche Weiterentwicklung innerhalb klarer Vorgaben (keine Programmierung/IT-Aufgaben)
• Datenpflege in Listen/Systemen, Vorlagen, Checklisten und Dokumenten

5) Import-/Zollthemen (unterstützend/koordiniert)

• Unterstützung bei Import-/Zollabläufen: Unterlagen zusammenstellen, Kommunikation mit weltweiten Partnern
• Vorerfahrung ist ein Plus, kann aber auch on the job aufgebaut werden

Qualifikation

• Sehr gutes Deutsch (mind. C1, ideal Muttersprache) in Wort & Schrift (E-Mail, Telefon, Dokumente)
• Gutes Englisch für Kommunikation mit Partnern/Dienstleistern
• Vor-Ort-Verfügbarkeit in Bensheim (keine reine Remote-Stelle; Homeoffice erst nach Einarbeitung möglich)
• Berufserfahrung im Office-/Verwaltungs-/Operations-/Backoffice-Umfeld (z. B. Assistenz, Büroorganisation, Customer Operations, Disposition, kaufmännische Sachbearbeitung)
• Routine in koordinierten Abläufen: offene Punkte nachhalten, Termin-/Statussteuerung, klare Übergaben
• Strukturiert, selbstständig, zuverlässig, hands-on – du packst an und lässt Themen nicht liegen

Benefits

• Früh dabei – mit aufbauen, nicht nur mitlaufen
  Wir sind im Aufbau und entwickeln zwei Marken parallel: Pulse Vending (Schwerpunkt) und VOLL. Du bist früh im Team dabei und gestaltest Strukturen mit, die später das Fundament für Wachstum sind. Bei uns geht es nicht um „Dienst nach Vorschrift“, sondern um echtes Mitgestalten.
• Viel Verantwortung & Freiraum
  Du arbeitest direkt mit den Gründern, übernimmst Verantwortung und bekommst schnellen Gestaltungsspielraum. Gute Arbeit wird bei uns nicht verwaltet, sondern wertgeschätzt: mehr Verantwortung, mehr Einfluss, mehr Entwicklungsmöglichkeiten.
• Vertrauensarbeitszeit & flexible Organisation
  Wir arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit und pragmatischen Absprachen – wichtig ist, dass die Abläufe laufen und Kund:innen/Partner verlässlich betreut werden.
• Work-Life-Balance
  Wir planen so, dass Du zuverlässig arbeiten kannst, ohne dauerhaft „auf Anschlag“ zu sein. Wachstum ja – aber mit Struktur, Prioritäten und einem Team, das langfristig funktionieren soll.
• Mobilität & Ausstattung
  Firmenlaptop, kostenloses Parken sowie kostenlose Getränke und Snacks im Office. Zusätzlich Mobilitätszuschuss nach Absprache (z. B. Bahn, Deutschlandticket, E-Bike).

Wir sind ein kleines Team im Aufbau – und suchen jemanden, der mitdenkt, anpackt und Strukturen schafft. Wenn du Lust auf Verantwortung, Entwicklung und Wachstum hast, freuen wir uns auf deine Bewerbung

UPdrinks GmbH vereint zwei Geschäftsbereiche: Pulse Vending und VOLL. Pulse Vending ist unser Schwerpunkt. Wir sind Full-Service-Anbieter im Vending-Bereich mit Fokus auf Warenautomaten im OEM-/Importsegment – inklusive Endausrüstung, Nachrüst-Komponenten, Ersatzteilen sowie technischer Betreuung. Ergänzend bauen wir strukturierte Schulungs- und Supportinhalte auf, damit Kund:innen nicht nur kaufen, sondern den Betrieb zuverlässig umsetzen können.

Wir sind ein kleines, wachsendes Team in der Aufbauphase: kurze Wege, viel Verantwortung, schnelle Entscheidungen und ein Alltag, in dem operative Themen aus Logistik, Kundenkommunikation und Backoffice eng zusammenlaufen. Unser Kernteam arbeitet in Bensheim. VOLL ist unsere Getränkemarke und befindet sich aktuell in der Aufbau- und Entwicklungsphase.