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Office Secretary - part-time (m / f / d)

IGEL TechnologyAugsburg, Germany

Vor 30+ Tagen

Stellenbeschreibung

THE ROLE

The Office Secretary (m / f / d) will be a highly motivated individual who will be a key member of the team in our Innovation and Product Development office (IPG).  Working in our new, purpose built office in Augsburg , you will be the first point of contact for visitors to the office and for office staff, be involved in arranging   internal and external events, supporting the IPG team with administration and secretarial tasks and other ad hoc tasks as required .

TASKS AND RESPONSIBILITIES :

Managing and carrying out tasks in the reception area, e.g. greeting and assisting visitors, booking and hosting meeting rooms and processing deliveries
First point of contact for all office matters, e.g. sending parcels, ordering office supplies, processing invoices
First point of contact for our property management on all matters relating to the building and other service providers
Central point of contact for colleagues with administrative questions
Efficient administration and organization of everyday office life
Management of e-mail traffic and internal and external telephone communication
Support with organi sing , coordina ting and implement ing internal and external events
Organi sing and booking business trips , including travel expense accounting
Managing an efficient and well-organized filing system
Carrying out ad hoc tasks as required

EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS :

Completed commercial apprenticeship, e.g. as an office management assistant

Experience in office management

Experienced handling of MS Office programs and modern communication tools

Confident written and spoken German and English skills

Excellent communication skills and the ability to work in a team

Organizational talent with hands on-mentality

Very good time management and the ability to prioritize

Solution oriented

Flexibility and resilience

Enjoy working with people & have a strong service mindset

STANDORT : Augsburg, Deutschland

Diese Stelle ist in Tei l zeit zu besetzen , 20 Stunden pro Woche ( idealerweise 4 Tage pro Woche vormittags )

DIE ROLLE :

Als Office Secretary wirst du ein wichtiges Mitglied des Teams in unserem Büro für Innovation und Produktentwicklung (IPG) sein. In unseren neuen, zweckmäßig eingerichteten Büroräumen in Augsburg w irst Du erster Ansprechpartner für Besucherund Mitarbeiter / sein , interne und externe Veranstaltungen organisieren bei allen bürobezogenen Aufgaben unterstützen sowie bei Bedarf weitere Ad-hoc-Aufgaben übernehmen .

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN :

Verwaltung des Empfangsbereich s , , z. B. die Begrüßung und Betreuung von Besuchern und das Buchen und Bewirten von Besprechungsräumen

Erster Ansprechpartner für sämtliche Büroangelegenheiten, z. B, Versand von Paketen, Bestellung von Büromaterial, Bearbeiten von Rechnungen

Erster Kontakt zu unserer Hausverwaltung zu allen Themen rund ums Gebäude sowie weiteren Dienstleistern

Zentraler Ansprechpartner für die Kollegen bei administrativen F ragen

Effiziente Verwaltung und Organisation des Büro alltags

Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der telefonischen Kommunikation intern und extern

Unterstützung bei der Organisation , Koordination und Durchführung von internen und externen Events

Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Führung eines gut organisierten Ablagesystems

Erledigen von Ad - hoc- Aufgaben

ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN :

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Kauffrau / - mann für Büromanagement o . ä.

Beruf se rfahrung im Sekretariat / Office Management

Routinierter Umgang mit MS-Office Programmen und modernen Kommunikationsmitteln

Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ausgesprägte Kommunikations - und Team fähigkei

Organisationstalent mit Hands on- Mentalität

Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zu Priorisieren Lösungsorientiert es Arbeiten

Flexib ilität und Belastbarkeit

Freude am Umgang mit Menschen & einen ausgeprägten Service-Gedanken