Global Operations Coordinator (m/w/d)

Wonach Wir Suchen Für unseren Standort in Konstanz suchen wir derzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Global Operations Coordinator (m/w/d). Die Rolle des Global Operations Coordinator (GOC) hat einen doppelten Fokus: Einerseits bist du Teil eines globalen Operations Teams, welches alle eingehenden Anfragen aus unserem internationalen Netzwerk telefonisch oder per E-Mail entgegennimmt. Andererseits bist du die erste Kontaktperson für unsere deutschen Kunden. Als GOC agierst du als Gesicht von Crisis24 und sorgst dafür, dass Anfragen professionell und effizient bearbeitet werden. Deine Fähigkeit, in kritischen Situationen ruhig zu bleiben, kombiniert mit deinen ausgeprägten zwischenmenschlichen Kompetenzen, ermöglicht es dir, unsere Kunden am Telefon souverän zu begleiten. Gleichzeitig erlauben dir deine Multitasking-Fähigkeiten, mehrere Aufgaben parallel in Deutsch und Englisch zu meistern. Erfolg in dieser wichtigen Frontline-Position erfordert ein professionelles Auftreten unter Druck, Freude an der Interaktion mit Anrufern, Empathie sowie die Einhaltung von Richtlinien. Du bearbeitest sensible und anspruchsvolle Anrufe von Reisenden und im Ausland tätigen Mitarbeitern - von der Reaktion auf interne Panik- und Cyber-Alarmmeldungen, Eskalationen im Bereich Business Continuity und sicherheitsrelevante Vorfälle über medizinische und reiserelevante Beratung vor der Abreise, Terminvereinbarungen bei Hausärzten, Beratung zu Versicherungsansprüchen und Abrechnungsfragen bis hin zu Anfragen für Evakuierungen oder Repatriierungen. Durch die eigenständige Bearbeitung und den Abschluss von Fällen unterstützt du unsere Medical- und Security-Operations-Spezialisten dabei, sich auf das laufende Fallmanagement zu konzentrieren. Deine Aufgaben * Du bearbeitest alle eingehenden Kontakte ins Crisis24 Global Operations Centre professionell und gemäß den Unternehmensrichtlinien. Deine Hauptaufgaben umfassen (unter anderem): Annahme und Weiterleitung eingehender und ausgehender Anrufe, Bearbeitung von E-Mails, Fallmanagement sowie die Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern. * Als erste Anlaufstelle und „Gesicht" von Crisis24 bist du Botschafter für professionellen Kundenservice und operative Exzellenz. Gemeinsam mit deinen Kollegen stellst du die 24/7-Erreichbarkeit unseres Operations Centers sicher. * Du folgst den Standard Operating Processes (SOPs) für Telefonie, E-Mail-Bearbeitung und Fallmanagement. * Du eröffnest neue Fälle im Crisis24-Fallmanagementsystem und stellst sicher, dass alle Anrufe korrekt bearbeitet werden - unter Einhaltung der SOPs, der First-Call-Protokolle sowie der Datenintegrität. * Du handelst Anrufe reibungslos ab und arbeitest eng mit anderen Teams zusammen, darunter Medical Operations Specialists, Security Operations Specialists, Claims sowie interne und externe Stakeholder. * Du bearbeitest und managst Anfragen zu Pre-Trip- und Reiseunterstützung, medizinischer Beratung und Weiterleitung sowie ambulanten Fällen bis zum Abschluss. Fälle werden gemäß den SOPs an die Medical- und Security-Specialists eskaliert, wenn eine weitere Bearbeitung erforderlich ist. * Du überwachst und bearbeitest das 24/7-E-Mail-Postfach. * Du bearbeitest Anfragen zu Versicherungsansprüchen und Abrechnungen * Du unterstützt bei der Erstellung monatlicher Reports und Fallmanagementberichte, um die für Kunden durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren, und aktualisierst dedizierte SOPs. * Du trägst zur Effizienz bei, indem du geeignete GOC-Fälle abschließt und das Fallmanagement sowie den Abschluss für das Medical Specialist Team unterstützt. * Du reagierst einfühlsam und aufmerksam auf die Bedürfnisse von Kunden und Kollegen * Du gehst proaktiv mit Informationssicherheit um und meldest Vorfälle oder potenzielle Bedrohungen in diesem Bereich an den Information Security Officer. * Du nutzt Plattformen zur Überwachung von Ereignissen, bearbeitest Risiko-Benachrichtigungen, reagierst auf Systemmeldungen und informierst Kunden gemäß den Protokollen. * Du erlangst Wissen im Bereich Risikominderung und entwickelst ein Bewusstsein für globale Ereignisse und sensible Situationen, um relevante Vorfälle schnell einschätzen und intern melden zu können. Was Du Mitbringst * Du bist begeistert von aktuellen weltweiten Ereignissen und bist entweder motiviert, dich beruflich neu zu orientieren, indem du dich in neue Themenbereiche einarbeitest, oder hast bereits Erfahrung als Disponent in Notrufzentralen, im Bereich Medical- und Security-Assistance, in der Versicherungsbranche oder im telefonischen Kundenservice gesammelt. * Du beherrschst sowohl Deutsch als auch Englisch auf sehr hohem Niveau (mindestens C1 in beiden Sprachen); Französisch ist von Vorteil, weitere Sprachen sind ein Plus. * Du hast Freude daran, mit Menschen in Kontakt zu treten, eingehende Anrufe anzunehmen, ausgehende Anrufe zu tätigen, und gehst dabei stets einfühlsam vor. * Deine ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es dir, jederzeit offen, professionell und klar zu kommunizieren. * Ungewohnte oder arbeitsintensive Situationen schrecken dich nicht ab, sondern motivieren dich zu Höchstleistungen. Du kannst gut unter Druck arbeiten, setzt Prioritäten und verfügst über ein effektives Zeitmanagement. * Du bist motiviert, belastbar und siehst Schichtarbeit als interessante und abwechslungsreiche Möglichkeit, deine Arbeitszeit zu gestalten. * Du kannst dich schnell in dynamische, sich rasch verändernde Situationen einarbeiten, angemessen reagieren und lösungsorientiert handeln - und entwickelst dabei ein fundiertes Verständnis für die Serviceleistungen von Crisis24. * Du arbeitest gerne in einem technologie- und prozessorientierten Umfeld, bist hoch motiviert, dein Wissen kontinuierlich zu erweitern, und betrachtest Veränderungen als Chance. Was Wir Bieten Neben der Arbeit in einem internationalen Umfeld mit spannenden Themen, einer einzigartigen Kombination aus technischer Expertise und fortschrittlicher Datenverarbeitungstechnologie sowie modernster Arbeitsausstattung bieten wir dir folgende Benefits: * Bonuszahlungen basierend auf dem Gesamterfolg des Unternehmens * Möglichkeit einer Hansefit-Mitgliedschaft * Kaffee so viel du möchtest, außerdem ein Obstkorb und bezuschusstes Mittagessen * Teambuilding-Maßnahmen im Arbeitsalltag wie interne Tischkicker-Turniere, gemeinsame BBQs und Frühstücke Information Security Protect the data and systems of Crisis24 and its stakeholders by adhering to policies, reporting incidents and potential problems, completing regular training, and identifying opportunities for improvement. Crisis24, A GardaWorld Company is dedicated to equal opportunity in employment. We are committed to a work environment that celebrates diversity. 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