Projektassistent*in (m/w/d)

Studienabteilung

Projektassistent*in (m/w/d)

befristet bis 31. E 8 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)

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Aufgabengebiet:
Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.
Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
Prozessdokumentation und -information
Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
Layout von Druckstücken und Präsentationen
Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP

eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:
Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
Optimierung der Informationsflüsse

Anforderungen:
abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit

Unser Angebot:
ein modernes Arbeitsumfeld
eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
eine strukturierte Einarbeitung
flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten

Als familiengerechte Hochschule fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Ihr Weg an die HU:
Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 18.09.2026 unter Angabe der Kennziffer AN/168/26 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Projektleiter Einführung eines neuen Campus Management Systems, Mario Wohlfahrt, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder vorzugsweise in einer PDF-Datei an .
Erforderliche Bewerbungsunterlagen:
Motivationsschreiben
tabellarischer Lebenslauf
Nachweis der erforderlichen Qualifikation (Zeugnisse, Urkunden, Weiterbildungsnachweise)
Arbeitszeugnisse oder Beurteilungen

Die Besetzung der Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorgesehen.
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. xmdgtar Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier: .
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: .
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