Assistenz Projekt- und Veranstaltungsmanagement (m/w/d) – Konrad Zuse School of Excellence in

Assistenz Projekt- und Veranstaltungsmanagement (m/w/d) – Konrad Zuse School of Excellence in Reliable Artificial Intelligence (relAI)

20.01., Non-academic staff

Die Konrad Zuse School of Excellence in Reliable Artificial Intelligence (relAI) ist eine der drei renommierten, DAAD-geförderten KI-Schulen in Deutschland. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eine Assistenz Projekt- und Veranstaltungsmanagement (m/w/d).

relAI, ein gemeinsames Projekt der TUM und LMU,fungiert als internationaler Leuchtturm für Ausbildung und Forschung im Bereich der Künstlichen Intelligenz in Deutschland. Mit unserem stetig wachsenden Netzwerk aus internationalen KI-Zentren, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen und führenden Industriepartnern begleiten wir aktuell rund 100 Masterstudierende und Promovierende auf ihrem Weg. Unser Ziel ist es, talentierten Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftlern aus aller Welt exzellente Karrierewege in Wissenschaft und Industrie zu eröffnen und die Zukunft der KI aktiv mitzugestalten.

Das Koordinationsbüro dieser School ist eingebettet in die Infrastruktur des Munich Data Science Institute (MDSI)- einem Integrativen Forschungsinstitut an der Technischen Universität München (TUM) mit einem interdisziplinären und fakultätsübergreifenden Schwerpunkt im Bereich Data Science, Machine Learning und AI.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eineAssistenz Projekt- undVeranstaltungsmanagement (m/w/d).

Hauptaufgaben:

• Eigenverantwortliche organisatorische Planung, Veranstaltungsmanagement, Durchführung und Nachbereitung von Zusammenkünften wie Retreats, Workshops, Feiern sowie von virtuellen, hybriden und Präsenz-Modulen unserer Programme (verschiedene Formate und Studiengänge)
• Selbstständige Gestaltung der organisatorischen Abläufe der School wie z.B. Raumplanung, technische Einrichtung, Organisation des Zusatzprogramms sowie Kommunikation mit Dienstleistern (z.B. für Locations)
• Betreuung von Studierenden auf MSc- und Doktorandenebene mit internationalem Hintergrund auf Englisch und Deutsch d.h. Begleitung im Bewerbungsprozess und bei der Arbeitsaufnahme in Deutschland, Betreuung vor Ort vor und während der Veranstaltungen
• Kommunikation mit Dozenten zur organisatorischen Vor- und Nachbereitung der Kurse
• Erstellung, Strukturierung und Pflege von Unterlagen, z.B. Teilnehmerunterlagen und Zertifikate
• Verwaltung, Organisation sowie Budgetüberwachung und -dokumentation der Projektmittel für verschiedene Partner der School
• Projektbezogene Finanzadministration (inkl. qualifizierter Prüfung, Schnittstellenfunktion, systemseitiger Abbildung in SAP)
• Allgemeine Büroorganisation und Terminkoordination
• Betreuung von Besuchern

Ihre Qualifikation:

• Sie haben eine betriebswirtschaftliche/kaufmännische Ausbildung oder durch vergleichbare Berufserfahrung erworbene Kenntnisse.
• Sie haben bereits erste Berufserfahrung in der Organisation von Veranstaltungen gesammelt.
• Sie meistern Ihre Aufgaben verantwortungsbewusst, detailorientiert und mit einem hohen Maß an Eigeninitiative, Engagementund Organisationstalent.
• Bei einer Vielzahl von parallel zu bewältigenden Projekten, Aufgaben und Kontakten behalten Sie stets den Überblick und erledigen die Ihnen übertragenen Aufgaben selbstständig und routiniert.
• Serviceorientierung ist für Sie eine Selbstverständlichkeit und Sie zeichnen sich durch Ihre Kommunikationsstärke sowie Ihr professionelles Verhalten gegenüber Kunden, Dozenten, Kollegen und Dienstleistern aus.
• Sie sind technikaffin und haben sehr gute Kenntnisse in allen gängigen MS-Office Produkten und Finanzbuchhaltung (SAP) sowie Erfahrung mit CRM-Systemen und Videokonferenz-Tools.
• Sie verfügen über verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse sowie über Teamfähigkeit und hohe Flexibilität.

Wir bieten:

• Volle Verantwortung von Anfang an in einem innovativen Umfeld und mit echtem Einfluss auf das Ökosystem der Datenwissenschaften an der TUM und in München
• Internationales, attraktives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld über verschiedene Abteilungen und Disziplinen
• Gehalt nach TV-L, inklusive Sozialleistungen
• Flexible Einteilung der Arbeitszeit mit Homeoffice Anteilen im Rahmen der TUM Regularien

Die Stelle ist zunächst bis 31. Dezember befristet. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Dienstort ist Garching bei München.