Abteilungsleiter (m/w/d) Administrative Systeme

Das Universitätsklinikum Magdeburg ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts (A.ö.R.) und verkörpert gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät der Otto-von-Guericke-Universität die UNIVERSITÄTSMEDIZIN MAGDEBURG. Diese ist mit ihren circa 1.100 Betten in 27 Kliniken sowie mit 28 Instituten bzw. zugeordneten Bereichen die größte Gesundheitseinrichtung im nördlichen Sachsen-Anhalt und bietet neben Forschung und Lehre das gesamte Spektrum einer multiprofessionellen und hochspezialisierten universitären Maximalversorgung.

Gestalte das digitale Rückgrat einer modernen Universitätsmedizin – stabil, integriert und zukunftssicher.

Die Position berichtet direkt an die Geschäftsbereichsleitung IT & Medizintechnik - Unbefristet, Vollzeit. Hybrides Arbeiten im Rahmen der UMMD-Regelung möglich.

Die Universitätsmedizin Magdeburg arbeitet täglich mit hochkritischen administrativen Informationssystemen: Finanz- und Controlling-Software, HR-Systeme, Patientenabrechnung, Verwaltungs- und Serviceportale sowie eine Vielzahl kliniknaher Querschnittsapplikationen.

Als Abteilungsleiter (m/w/d) Administrative Systeme übernimmst du die strategische Führung eines zentralen digitalen Ökosystems, das für Wirtschaftlichkeit, Prozessqualität, Patientenservice und die gesamte Verwaltungsleistung unserer UMMD unverzichtbar ist.

Du schaffst klare Strukturen, führst Experten (m/w/d) teamsicher und motivierend – und gestaltest eine digitale Umgebung, die Verwaltung, Forschung und Klinikbetrieb optimal unterstützt.

Leitung der Abteilung Administrative Systeme

• Leitung eines interdisziplinären Teams für Finanz-, Personal-, Verwaltungs- und Patientenservicesysteme
• Definition und Weiterentwicklung einer klaren strategischen Roadmap für alle administrativen IT-Systeme der UMMD
• Sicherstellung eines stabilen, sicheren, wirtschaftlichen und reibungslosen Systembetriebs
• Entwicklung einer offenen, priorisierenden und befähigenden Führungskultur

Verantwortung für zentrale Verwaltungs- & Querschnittssysteme

• Finanz- & Controllingsysteme (ERP, Budgetprozesse, Kostenstellen, Berichtswesen)
• Personalmanagement & HR-Systeme (Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, Bewerbermanagement)
• Patientenadministration & Serviceprozesse (Patientenservice, Aufnahme/Entlassung, Abrechnungsprozesse)
• Verwaltungs- & Organisationssysteme (Dokumentenmanagement, Workflow-Systeme, Serviceportale)
• Querschnittssysteme & Schnittstellen (Integration mit klinischen Systemen, ID- und Berechtigungsdatenflüsse)

Digitalisierung, Prozessoptimierung & Governance

• Analyse, Weiterentwicklung und Standardisierung zentraler Geschäftsprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit Verwaltung, Medizinischem Controlling, Personalabteilung, Patientenmanagement und Finanzbereichen
• Aufbau moderner Prozessarchitekturen (Automatisierung, Integration, Self-Service)
• Sicherstellung von Compliance, Datenschutz, Dokumentation und Prüfpfaden
• Mitarbeit an übergreifenden Digitalstrategien und Modernisierungsprogrammen der UMMD

Projekt-, Budget- und Ressourcenmanagement

• Leitung großer Transformations- und Modernisierungsprojekte (ERP-Updates, HR-Digitalisierung, Workflow-Optimierung, Schnittstellenmodernisierung)
• Planung und Steuerung des Abteilungsbudgets sowie der Ressourcen und Dienstleister
• Repräsentation der Abteilung in Gremien, Audits, Anforderungsrunden und Vorstandsterminen
• Sicherstellung einer hohen Systemqualität getesteter Releases und nachhaltiger Betriebsprozesse

Kommunikation, Führung & Zusammenarbeit

• Klare Priorisierung und adressatengerechte Kommunikation
• Förderung von Selbstorganisation, Rollenklärung und lösungsorientierter Zusammenarbeit
• Konfliktbewältigung, konstruktives Feedback
• Stabilisierung des Betriebs und vollständige Verantwortungsübernahme für die Systemlandschaft
• Aufbau einer konsistenten ITIL-/Governance-Struktur für administrative Systeme (Prozesse, Rollen, Standards)
• Erstellung einer Roadmap 2026–2028 zur Weiterentwicklung von Prozessen, Systemarchitekturen und Schnittstellenlandschaft
• Vertrauensvolle Kooperation mit Kliniken, Medizintechnik, Verwaltung, Forschung und IT-Fachbereichen
• Eine Schlüsselrolle in der Digitalisierung einer Universitätsmedizin
• Großzügiger Gestaltungsspielraum in der Weiterentwicklung zentraler Applikationen und Workflows
• Direkte Unterstützung durch die Geschäftsbereichsleitung und enge Zusammenarbeit mit Verwaltung und Klinik
• Zusammenarbeit mit hochkompetenten Experten (m/w/d) in einem modernen und professionellen Umfeld
• Verantwortung für zentrale Systeme mit starkem Einfluss auf Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Patientenservice
• Moderne Arbeitsweisen, wertschätzende Führungskultur und flexible Arbeitsmodelle
• Die Möglichkeit, nachhaltige Strukturen für die gesamte Universitätsmedizin zu schaffen
• Mehrjährige Führungserfahrung oder Leitungsverantwortung im Bereich administrative IT-Systeme, ERP, HR oder vergleichbaren Geschäftsanwendungen
• Sehr gutes Verständnis von Geschäftsprozessen in Finanzen, HR, Patientenverwaltung oder Krankenhausmanagement
• Erfahrung in Prozessoptimierung, Digitalisierung, Schnittstellensteuerung und komplexen IT-Anwendungslandschaften
• Erfahrung in regulierten oder komplexen Organisationsstrukturen; Gesundheitswesen ist ein Plus
• Ausgeprägte organisatorische, strategische und kommunikative Fähigkeiten
• Führungspersönlichkeit, die Orientierung gibt, motiviert und Teams nachhaltig stärkt
• Wir bieten Dir einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
• Gleitzeit
• Freue Dich auf interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
• Bleibe fit und gesund: Wir bieten Dir ein attraktives Fahrradleasingangebot zu günstigen Konditionen
• Schone die Umwelt und nutze Bus und Bahn vergünstigt mit einem Jobticket
• Außerdem verfügen wir über ein vielfältiges Sport- und Entspannungsangebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Onboarding: Freue Dich zu Beginn Deiner Tätigkeit auf unsere Einführungsveranstaltung, in der Du viele wichtige Informationen und Schulungen bekommst

Vergütung: Auf Dich wartet eine leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 13 nach Haustarifvertrag Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Die Details zum Tarifvertrag findest Du >hier.

Besetzung: Die Stelle ist ab sofort, in Vollzeit (38,5 Std/Woche) und unbefristet zu besetzen.

Mehr gute Gründe für uns als Arbeitgeber findest Du unter >Unsere Vorteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Details zum Tarifvertrag findest Du >hier.

Für weitere Fragen steht Dir Herr Wolf-Christian Varoß unter der Nummer zur Verfügung.

Bereit, zentrale Verwaltungsprozesse einer Universitätsmedizin aktiv zu gestalten?

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Bewerbung von schwerbehinderten Menschen ist ausdrücklich erwünscht. Frauen werden besonders aufgefordert, sich zu bewerben. xtyydxe Das Einverständnis, dass die Gleichstellungsbeauftragte Einsicht in die Bewerbungsunterlagen nehmen kann, wird vorausgesetzt.