Executive Assistant (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz. Du wirst die rechte Hand von zwei Agency-Gründer/Geschäftsführer (mittelfristig wirst du dich wahrscheinlich auf einen fokussieren). Dein Ziel ist nicht einfach das Abarbeiten von Aufgaben, sondern das „Zurückkaufen“ von Zeit. Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat. Du sorgst dafür, dass der Fokus zu 100 % auf High-Leverage-Tasks liegen kann, während du den Rest managst.

Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle.

Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer.

Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen.

Hier findest du ein paar Beispiele deiner potentiellen Aufgaben:

1. Kommunikation & Follow-Through

• Du betreibst E-Mail Inbox & Slack Triage. Du eskalierst nur, was sofortige Aufmerksamkeit braucht.
• Du beantwortest Nachrichten selber und setzt Maßnahmen um, die daraus entstehen
• Du bereitest Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen und mit Ja/Nein beantworten kann.
• Du loggst jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z.B. Notion) mit Status und Follow-up-Datum. Nichts fällt durchs Raster.
• Du führst ein tägliches morgendliches Briefing durch, um Prioritäten zu synchronisieren.
• Du wählst bewusst den richtigen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High-Focus-Momenten konkurrieren.

2. Business Operations / Projekte
Hier gibt es sowohl repetitive Aufgaben aber genauso entstehen immer wieder situativ andere Projekte bei denen du unterstützt oder selber die Verantwortung trägst. Ein paar Beispiele sind:

• Recherche: Du recherchierst neue Softwaretools oder Lieferanten/Dienstleister, führst die ersten Gespräche mit ihnen und begleitest die Evaluation bis zur Vertragsschließung
• Finance & Legal: Du nutzt KI, um Verträge vorzuprüfen und kritische Klauseln zu flaggen. Du vergleichst jedes neue Angebot mit früheren Preisen und trackst monatlich alle Assets in einer Übersicht.
• Kommunikation: Du übernimmst einen Teil der ersten Kommunikation mit dem Team, Anwälten, Steuerberatern etc.
• Sales & Marketing: Solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist übernimmst du das E-Mail Follow-up nach Sales-Calls, erstellst Angebote und trackst Metriken.
• Termine: Du managed die kompletten Termine der Geschäftsführung. Vereinbarung, Reschudeling, Anfragen etc.

3. Personal Life & Household Logistics

• Finance & Admin: Du verantwortest alle privaten Rechnungen. Du trackst alle persönlichen Käufe, überwachst deren Ankunft und wickelst Retouren ab.
• Haushalt: Du koordinierst Haushaltskräfte, Handwerker und Dienstleister für KFZ-Wartung und -Registrierung (zum Teil kannst du diese Aufgaben auch an eine Teamassistenz delegieren).

4. Travel Management

• Du nutzt umfassende Checklisten für jede Reise. Flüge und Hotels zu buchen ist nur der Anfang.
• Du recherchierst und buchst lokale Annehmlichkeiten am Zielort: Gyms, gesunde Restaurants und Meal-Prep-Services.
• Du pflegst Packlisten und verwaltest einen Jahresreisekalender, um Pufferzeiten sicherzustellen.

Ihr Profil

Das solltest du sein:
➜ (Optional) Du hast Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement
➜ Du bist bereit, fünf Tage die Woche im Office zu arbeiten
➜ Du bist hoch organisiert und strukturiert
➜ Du beherrschst die deutsche Sprache einwandfrei in Schrift und Wort und solltest englisch fließend sprechen und schreiben können

Warum wir?

Was wir Dir bieten:

→ Du hast Lust auf ein Start-up Umfeld, in dem Du vor allem Strukturen & Prozesse aufbaust? Diese ongoing optimierst & die Führungskräfte in allen Bereichen unterstützt?

Wenn ja, lets talk!

Ich bin Noah Rügamer, Gründer und Geschäftsführer bei Rügamer & Steiner. In den letzten 3 Jahren ist unser Team von 0 auf über 25 kreative Köpfe gewachsen. Unser Ziel war klar: das E-Mail Marketing für die Top 10% der E-Commerce Unternehmen zu revolutionieren.

Und wir sind auf einem guten Weg! Zusammen mit unserem Team betreuen wir über 120 der erfolgreichsten Online Shops im deutschsprachigen Raum.

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Über uns

Wir betreuen die führenden Online Shops im deutschsprachigen Raum und unterstützen sie profitabler zu werden und zu wachsen.