Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe, kümmern sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege und Telefon- und Empfangsdienste. Sie unterstützen und arbeiten dem Office Manager zu, und übernehmen dabei feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützen das Projektmanagement Team bei administrativen Aufgaben, sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei tragen Sie maßgeblich zu einer effizienten Teamorientierten Arbeitsumgebung bei
Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung Originaler Unterlagen
(Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln
Posteingang/ Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email)
Telefonzentrale
Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)
Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen
Verwalten und organisieren von Bürobedarf / Getränke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel
Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren
Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung
Hardware/ IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben
Hardware/ IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe
Externe Software Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill
Installation Neuer- und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren
Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf
Unterstützung der International angelegten Buchhaltung
Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr
Ggf. Übersetzungshilfe
Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen
Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen
Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen
Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien
Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen
nAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil)
nSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
nSie haben erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle
nSind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik
nSind ein Organisationstalent und üben sich Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
nHaben eine gute Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten
nSind zuverlässig, teamfähig und flexibel
#LI-DS1
Office Administrator • Frankfurt am Main, Hesse, Germany
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