Office Manager - Reiseadministration (all genders)

Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC mit Hauptsitz in Garching bei München und Standorten in Berlin und Weiden begleitet mit international anerkannter Spitzenforschung die digitalen Transformationsprozesse in Schlüsselbranchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Luftfahrt oder auch der Medizin. Als erfolgreich etabliertes und stark wachsendes Institut sind wir immer auf der Suche nach hoch motivierten Köpfen in allen Bereich der IT-Sicherheit.

Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich in der Verwaltung mit dem Thema Reise befasst und durch diese Tätigkeiten die Prozesse und Projekte der wissenschaftlichen Mitarbeitenden maßgeblich unterstützt.

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur
• Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
• Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.)
• Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltendengesetzlichen Bestimmungen
• Erledigung administrativer Aufgaben (z.B. Berechnung der Bahncard-Amortisation)
• Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen)

Hiermit bringen Sie sich ein

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Tourismuskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise erste Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes
• Routine mit MS-Office-Programmen und bestenfalls Kenntnisse in SAP
• Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Konzentrationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Englischkenntnisse

Was wir für Sie bereithalten

• Einen eigenverantwortlichen, vielfältigen Aufgabenbereich mit einem hohen Maß an Selbständigkeit in einem äußerst kollegialen Umfeld
• Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (bis zu 60 Prozent)
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen
• Ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung
• Umfangreiche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung (VBL) und Bezuschussung des Deutschland-Jobtickets

Wir laden Sie ein, sich ein Bild von unserem Institut zu machen. Besuchen Sie uns auf unserer und lernen Sie Ihre Chancen und Möglichkeiten auf unserem Blog kennen.

Mehr Informationen über die Aktivitäten des Fraunhofer AISEC erhalten Sie hier:

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 25 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren. Die Stelle ist zunächst befristet, eine längere Zusammenarbeit wird grundsätzlich angestrebt.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.