Studentische Aushilfe / Minijobber (m/w/d) Office Management & Support

Standort: Freiburg im Breisgau (Präsenz erforderlich)

Umfang: Minijob-Basis oder Werkstudent (ca. 8–10 Std./Woche)

Startdatum: 01.07.2026

Über uns:

Als Idana AG verstehen wir uns als Pioniere der digitalen Medizin. Während wir mit unseren Lösungen die Arzt-Patienten-Kommunikation revolutionieren, brauchen wir im Hintergrund ein Team, auf das Verlass ist. Da unser aktueller Werkstudent uns im Sommer verlässt, suchen wir eine tatkräftige Unterstützung, die unser Büro in Schuss hält und administrative Prozesse operativ begleitet.

Aufgaben

Deine Aufgaben: Die gute Seele des Büros

Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Freiburger Office und sorgst dafür, dass das Team sich voll auf seine Mission konzentrieren kann, weil im Hintergrund alles reibungslos läuft.

1. Office Management & Reiseorganisation:

• Post-Management: Du scannst die tägliche Eingangspost und leitest sie an die entsprechenden Abteilungen weiter.
• Reisebuchung: Du unterstützt das Team bei der Organisation von Dienstreisen (Hotelzimmer, Zugtickets).
• Büro-Organisation: Du sorgst für Ordnung in den Gemeinschaftsräumen (inkl. Blumen gießen) und stellst sicher, dass unser Team alles hat, was es braucht.

2. Management der Arbeitsausstattung & Logistik:

• Rundum-Versorgung: Du verantwortest die Bestände der Arbeitsausstattung – von Druckerpapier und Schreibmaterial bis hin zu Sprudelflaschen und Snacks.
• Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen: Du stellst sicher, dass neue Teammitglieder*innen vom ersten Tag an alles haben, was sie für einen erfolgreichen Start bei Idana benötigen.
• Hardware-Logistik: Du unterstützt bei der Vorbereitung, dem Versenden und der Annahme von Hardware.
• Lager-Optimierung: Du bringst Struktur in unser Lager, sortierst Bestände und behältst den Überblick über unser Inventar.

3. Verwaltung & Belege:

• Belegorganisation: Du prüfst eingehende Belege, sortierst diese für die Buchhaltung gemäß etablierter Prozesse und Regeln und bearbeitest Rückfragen unserer Buchhalterin (wie fehlende Belege nachzureichen).
• Aktionärsverwaltung: Du beantwortest reguläre Anfragen von Aktionären und verwaltest das Aktionärsregister (Pflege von Stammdaten).
• Dokumentenorganisation: Du sorgst dafür, dass offizielle Dokumente richtig einsortiert und an der passenden Stelle abgelegt werden. Du unterstützt den Vorstand bei gelegentlichen einfachen administrativen Aufgaben (z.B. wenn Stellen bestimmte Dokumente anfragen, die du organisierst)

Qualifikation

Dein Profil

• Status: Du bist eingeschriebene/r Student/in und hast Interesse an einem Minijob für mindestens 2 Jahre, oder suchst eine langfristige Nebentätigkeit auf Minijob-Basis.
• Arbeitsweise: Du bist zuverlässig, arbeitest gründlich und hast einen Blick für Ordnung.
• Hands-on-Mentalität: Du siehst, wo Hilfe gebraucht wird – egal ob beim Sortieren im Lager oder beim Bestellen von Büromaterial.
• Digitale Affinität: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools, gerne auch KI, und nutzt Technik proaktiv, um Prozesse zu optimieren.
• Wohnort: Da Aufgaben wie Post und Ordnung im Büro physische Präsenz erfordern, wohnst du in oder direkt um Freiburg.

Benefits

Warum Idana?

• Innovatives Umfeld: Erlebe die Dynamik und den Spirit eines modernen Digital-Health-Unternehmens.
• Schönes Büro: Arbeite in einem modernen, hellen Büro in attraktiver und zentraler Lage in Freiburg.
• Echte Teamkultur: Wir leben flache Hierarchien und eine offene, wertschätzende Kultur, in der jeder einen wichtigen Beitrag leistet.
• Flexibilität: Deine Arbeitszeiten sind flexibel anpassbar und lassen sich hervorragend mit deinem Studium oder deinem Privatleben vereinbaren.

Interesse?

Dann schicke uns eine kurze Nachricht und deinen Lebenslauf. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Idana AG – Gemeinsam die Medizin von morgen gestalten.

Idana, die digitale Patientenaufnahme und Anamnese, verbessert den Alltag zahlreicher Ärzte und die Versorgung ihrer Patienten.