Talent.com
American Academy in Berlin GmbH
Administrative Specialist (m/w/d)American Academy in Berlin GmbH • Berlin, DE
Administrative Specialist (m/w/d)

Administrative Specialist (m/w/d)

American Academy in Berlin GmbH • Berlin, DE
Vor 20 Tagen
Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft für die Position

Administrative Specialist (m/w/d)
Sie organisieren gerne, behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen? Dann könnte das genau die richtige Position für Sie sein.

Das sind wir: Die American Academy in Berlin gehört zu den renommiertesten transatlantischen Institutionen, in der führende Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst, Medien, Wirtschaft und Politik aufeinandertreffen. Sie ist eine privat finanzierte, unabhängige, unparteiische Forschungs- und Kulturinstitution, die sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung langfristiger intellektueller, kultureller und politischer Beziehungen zwischen den USA und Deutschland widmet.

Der Dreh- und Angelpunkt ist unsere denkmalgeschützte Villa am Wannsee, wo unsere Gäste leben & forschen und unser Team arbeitet. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen.

Sie können Teil dieser besonderen Institution werden - und ganz nebenbei kann es passieren, dass Sie beim Mittagessen in unserer historischen Villa am Wannsee mit einem Pulitzer-Preisträger, einem Harvard-Professor oder einem international bekannten Künstler am Tisch sitzen.

Ihr Rolle:
Sie denken in Strukturen, verstehen prozessuale Zusammenhänge und bewegen sich sicher auf Management-Ebene?

In dieser Rolle arbeiten Sie eng an der Seite der Führung in den Abteilungen Infrastructure & Administration sowie COO-Office. Sie schaffen Übersicht in Themenfeldern wie Vertragsverwaltung, Liegenschaftserhalt, Instandhaltung, Energie und sorgen gleichzeitig für professionelle Management-Unterstützung im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers.


Ihre Aufgaben

  • Vorausschauende Organisation und Koordination administrativer Abläufe
  • Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und internen Anfragen
  • Terminplanung und Verwaltung von Kalendern
  • Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern
  • Erstellung von Präsentationen, Briefings, Management Reports und Protokollen
  • Pflege von Datenbanken, Dokumenten und internen Systemen
  • Weiterentwicklung effizienter Dokumentations- und Ablagesysteme
  • Mitwirkung an internen Projekten und Prozessoptimierungen
  • Administrative Mitarbeit von Bau-, Modernisierungs- und Infrastrukturprojekten

Ihr Profil

  • Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung wie Büromanagement, Verwaltungsfachkraft, Steuerfachkraft oder vergleichbar
  • Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
  • Erfahrung im Bereich Immobilien und Facility Management von Vorteil
  • Sehr sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Arbeits-, Kollaborations- und Office Tools (M365)
  • Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
  • Klare, professionelle Kommunikation
  • Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten gegenüber externen und internen Stakeholdern
  • Diskretion, Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke

Warum wir?

  • Vielseitige Tätigkeit in einer außergewöhnlichen internationalen Umgebung: Arbeiten Sie in einer hoch angesehenen Institution mit transatlantischer Ausrichtung und hochkarätigen Persönlichkeiten.
  • Flexibilität & Work-Life-Balance: Homeoffice, Gleitzeit (10–16 Uhr Kernarbeitszeit) und eine strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start.
  • Attraktive Benefits: Zuschuss zum Jobticket oder Urban Sports Club, gesundes Essen im Restaurant der Villa und kostenfreie Parkplätze.
  • Beste Erreichbarkeit: Arbeitsort in einzigartiger Lage am Berliner Wannsee, zentral gelegen mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.


Weitere Informationen

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen über unser Bewerbungsportal.

Ihr Ansprechpartner bei der American Academy in Berlin GmbH zu allen Fragen rund um Ihre Bewerbung:

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Nadine Köchling
Senior Coordinator, Personnel & Legal

Über uns

https://www.americanacademy.de/about/mission/

Jobalert für diese Suche erstellen

Administrative Specialist (m/w/d) • Berlin, DE

Ähnliche Stellen

Spezialist Global Compensation (m/w/d)

Lidl Stiftung & Co KGBerlin, DE

Als strategischer Berater gestaltest du aktiv unsere weltweite Vergütungslandschaft, begleitest globale Rollouts und sorgst mit datengetriebenen Analysen dafür, dass Lidl auch in Zukunft als Top-Ar... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Bürosachbearbeiter/-in ( m/w/d ) für die Projektsteuerung und -administration

Bundesamt für Verfassungsschutzberlin, Deutschland

Bürosachbearbeiter/-in (m/w/d) für die Projektsteuerung und -administration.Arbeitszeit: Vollzeit, Teilzeit.Als Organisationstalent mit Kommunikationsstärke sind Sie zuständig für die Unterstützung... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

HR Administration & Payroll Specialist mit Französisch

DIS Deutscher Industrie Service AGberlin, Deutschland

Sicherer Job mitlangfristiger Perspektive.ZusätzlicheZahlungen nach Tarif.Plus für IhreAbsicherung im Alter.Weiterentwicklung & Entfaltung:.KostenfreieWeiterbildung für Ihre Entwicklung.Benefits & ... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Dual Studierende (m/w/d) Business Administration (Schwerpunkt Insurance Management)

Funk - Internationaler Versicherungsmakler und Risk ConsultantBerlin, DE

Dein Talent, unsere Unterstützung, gemeinsam wachsen – Dein duales Studium bei Funk.Umfeld, das Dir jede Menge Entwicklungsmöglichkeiten bietet? Dann bist Du bei uns genau richtig! Als Deutschlands... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Spezialist Zoll & Verbrauchsteuern (w/m/d)

Odonnellberlin, Deutschland

Wir bewegen mehr als nur Waren.An unserem Standort in Berlin schlägt das Herz unserer Logistik, Abfüllung und Steuer-Compliance.Operative Compliance & Meldewesen.Du erstellst und übermittelst eigen... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Junior HR Specialist & Administration (m/w/d) 20-30 Stunden / Woche

United States Digital Space LLCberlin, Deutschland

Die NICOEurop GmbH kann auf über 100 Jahre Markterfahrung in der Feuerwerksbranche zurückblicken und zählt zu den führenden Anbietern für Pyrotechnik in Deutschland.Unser Geschäft besteht im Handel... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

AI Knowledge & Enablement Specialist (m/f/d) in Berlin

Fieldfisher Xberlin, Deutschland

AI Knowledge & Enablement Specialist (m/f/d) in Berlin.Legal complexity is growing rapidly – with increasing regulation and data volumes, people, businesses, and public institutions need new legal ... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Specialist Government Pricing (m/f/d)

Quantum Systemsberlin, Deutschland

Als Specialist für Preisrecht / Öffentliche Aufträge wirst du eine bedeutende Schlüsselfunktion unseres Finance-Teams sein.Dein Ziel wird die Sicherstellung der ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Sales Specialist Zytologie (m/w/d)

Hologic, Inc.berlin, Deutschland

Region Süddeutschland, idealerweise mit Wohnsitz in Stuttgart oder Frankfurt.Bei Hologic setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, die Gesundheit von Frauen voranzubringen und Menschen weltweit da... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Dualer Student (m/w/d) im Bereich Business Administration (B.A.)

TauRes Gesellschaft für Investmentberatung mbHBerlin, de

Wir suchen für unseren Standort in Berlin duale Studierende im Bereich Business Administration (B.Dann bist du bei uns genau richtig!.Wir bieten dir die Möglichkeit, dein duales Studium Business Ad... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Senior Specialist, Internal Audit Berlin, Berlin, Germany; Vienna, Vienna, Austria

Bitpanda GmbHberlin, Deutschland

Founded in 2014 in Vienna, Austria by Eric Demuth, Paul Klanschek and Christian Trummer, we’re here to help people trust themselves enough to build their financial freedom — for now and the future.... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Payroll Specialist (m/w/d) - Dein Know-how macht den Unterschied

Schwertfels Consultingberlin, Deutschland

Eigenverantwortliche Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.Ansprechpartner für Mitarbeiter:innen und Behörden.Erstellung von Reports und Statistiken für die Geschäftsführung.Enge Zusammenarb... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Kaufmännische Assistenz im technischen Bereich(w/m/d)

AUCOTEAM GmbHBerlin, Deutschland

Kaufmännische Assistenz im technischen Bereich (w⁠/⁠m⁠/⁠d).AUCOTEAM GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das seit mehr als 30 Jahren innovative L&ou... Mehr anzeigen

Kaufmännische Teamassistenz (w/m/d) im Facility Management in Berlin

Apleona GmbHberlin, Deutschland

Stellendetails zu: Kaufmännische Teamassistenz (w/m/d) im Facility Management in Berlin.Kaufmann/-frau - Büromanagement.Kaufmann/-frau - Büromanagement.Veröffentlichungsdatum: Heute veröffentlicht.... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Dual Studierende (m/w/d) Business Administration (Schwerpunkt Insurance Management)

Funk Versicherungsmakler GmbHBerlin, DE

Dein Talent, unsere Unterstützung, gemeinsam wachsen– Dein duales Studium bei Funk .Umfeld, das Dir jede Menge Entwicklungsmöglichkeiten bietet? Dann bist Du bei uns genau richtig! Als Deutschlands... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Tax Specialist (w/m/d) – Schwerpunkt Umsatzsteuer

Enpalberlin, Deutschland

Unser Ziel ist eine Solaranlage auf jedem Dach, ein Speicher in jedem Haus und ein E‑Auto in jeder Garage.Enpal macht das möglich mit einer integrierten Gesamtlösung für dezentrale Energie – von So... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Specialist Ordermanagement (m/w/d)

ROSA AGberlin, Deutschland

Stellendetails zu: Specialist Ordermanagement (m/w/d).Arbeitgeber: ROSA Experts AG & Co KG.Stelle im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.Betriebswirt/in - allgemeine Betriebswirtschaft.Veröffentlich... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Sales Specialist Zytologie (m/w/d)

HologicGermany, Berlin, Germany

Region Süddeutschland, idealerweise mit Wohnsitz in Stuttgart oder Frankfurt.Bei Hologic setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, die Gesundheit von Frauen voranzubringen und Menschen weltweit da... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Kaufmännische/r Angestellte/r (m/w/d)

Ingenieurbüro Rathenow BPS Berlin GmbHberlin, Deutschland

Kaufmännische/r Angestellte/r (m/w/d).Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben.Annahme eingehender Telefonanrufe.Unterstützung beim Bearbeiten von Ausschreibungen.V... Mehr anzeigen

 • Gesponsert

Tax Specialist (m/w/d)

YPOGberlin, Deutschland

Bei YPOG bist du Teil eines Teams, das dir Raum gibt, um fachlich wie menschlich zu wachsen.Im Bereich der laufenden Beratung arbeitest du als Tax Specialist auf höchstem Niveau mit ausgewiesenen E... Mehr anzeigen