HR Operations Specialist & Ausbilder:in (m/w/d)

Viele Ausbildungsplätze bleiben unbesetzt – gleichzeitig gibt es international Talente, die in Deutschland eine Ausbildung starten und sich ein Leben aufbauen wollen. JobUniversity bringt beides zusammen. Wir ermöglichen den Einstieg in eine duale Ausbildung im Rahmen einer Verbundausbildung mit Kooperationspartnern. Dabei geht’s nicht nur um Organisation, sondern darum, dass Ausbildung im Alltag wirklich funktioniert: klar, verlässlich und mit Orientierung.

Damit unser Modell stabil wachsen kann, suchen wir dich. Du bist nah am Tagesgeschäft, hältst die administrativen Fäden sauber zusammen und treibst unser Recruiting voran. Was dich besonders macht: Du kennst dich im HR- und Arbeitsrechtswirrwarr aus und hast ein klares Verständnis von Regeln und Prozessen. Gleichzeitig brauchst du nicht für alles einen fertigen Blueprint, um Dinge sicher, pragmatisch und lösungsorientiert auf die Straße zu bringen. Du bist ein fester Teil unseres HR-Teams und berichtest direkt an den HR Business Partner.

Aufgaben

HR Operations & Recruiting (Dein operativer Fokus)

• Administration & Payroll: Eigenverantwortliche Personaladministration von Eintritt bis Austritt, Pflege von Akten/Stammdaten sowie vorbereitende Lohnabrechnung (DATEV) inkl. Plausibilitätschecks.
• Recruiting & Auswahlprozess: Du unterstützt aktiv bei der Talentgewinnung – vom Einstellen der Ausschreibungen (Zoho) über die verbindliche Bewerberkommunikation bis zur Terminkoordination und Begleitung des Auswahlprozesses.
• Pragmatische Prozessgestaltung: Du wickelst Onboarding und Abwesenheiten nicht nur ab, sondern erkennst, wo Abläufe haken, und ergreifst proaktiv die Initiative, um sie schlanker und logischer zu machen.
• Troubleshooting: Wenn Prozesse fehlen, Formulare unklar sind oder Behörden sich querstellen, legst du nicht die Hände in den Schoß. Du findest eigenverantwortlich eine smarte, gangbare Lösung.

Ausbildung (Verbundausbildung & Mentoring)

• Verbund-Koordination & Betreuung: Du steuerst die Ausbildungsorganisation (Partnerbetrieb, Berufsschule, IHK) und bist Ansprechperson für unsere Azubis im Alltag. Wenn es kulturelle Hürden oder Probleme gibt, denkst du "Out of the Box" und räumst lösungsorientiert Steine aus dem Weg.
• Dokumentation: Sicherstellen der Ausbildungsnachweise, Berichtshefte und Fristen – sauber, aber ohne unnötige Bürokratie.

Qualifikation

• Fundament: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal (z. B. Personaldienstleistung, Büromanagement HR, Verwaltung).
• Erfahrung & Mindset: Praxiserfahrung in der operativen HR-Arbeit und im Recruiting-Support. Du verstehst HR von Grund auf und handelst in unerwarteten Situationen sicher und flexibel.
• Gestalter-Mentalität: Du denkst mit, hinterfragst den Status quo und kommst direkt mit eigenen Lösungsansätzen um die Ecke, anstatt auf detaillierte Vorgaben zu warten.
• Ausbilderschein: AEVO/ADA vorhanden oder die Bereitschaft, die Ausbildereignung zeitnah zu erwerben (wir unterstützen dich dabei).
• Handwerkszeug: Diskrete Arbeitsweise und absolute Verlässlichkeit bei sensiblen Daten. Sicheres MS Office; DATEV- und Zoho-Erfahrung sind ein Plus.
• Kommunikation: Sehr gutes Deutsch (mind. C1) und hilfreiches Englisch. Du bist klar in der Ansage, freundlich im Ton und verbindlich in der Umsetzung.

Benefits

Das bieten wir dir

• Echten Gestaltungsspielraum: Bei uns gibt es keine starren Konzernstrukturen. Wenn du eine bessere, pragmatischere Idee hast, setzen wir sie um.
• Verantwortung mit Sinn: Eine Rolle, in der du das Wachstum unseres Modells direkt absicherst und internationalen Talenten den Weg bereitest.
• Modernes Setup: Offene Fehlerkultur, kurze Wege, MS365, DATEV, Zoho und absolute Offenheit für AI-gestützte Arbeitsweisen.

Rahmenbedingungen (Hardfacts)

• Arbeitsort: Mainz (vor Ort)
• Arbeitszeit: Vollzeit, 40h/Woche, Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 10–15 Uhr
• Gehalt: 43.000–53.000 € (je nach Erfahrung)

Klingt nach dem perfekten Spielfeld für dich? Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf und dein mögliches Startdatum.

JobUniversity GmbH ist ein innovativer Ausbildungsbetrieb mit Sitz in Mainz, der sich auf die Rekrutierung, Integration und Qualifizierung internationaler Talente für die duale Berufsausbildung in Deutschland spezialisiert hat. Wir arbeiten eng mit Partnern in über 13 Ländern sowie Unternehmen in Branchen wie Logistik, Gastronomie und Sicherheit zusammen. Unser Ziel ist es, dem Fachkräftemangel in Deutschland langfristig entgegenzuwirken – mit einem ganzheitlichen Konzept, das von der Sprachausbildung im Herkunftsland bis zur erfolgreichen Integration in den deutschen Arbeitsmarkt reicht. Dabei stehen Qualität, Verantwortung und soziale Wirkung im Zentrum unseres Handelns.