HR Operations Specialist (gn)

Würzburg, Berlin (DE)
Willkommen bei XXXLdigital, wo digitale Innovation echte Wirkung zeigt. Als digitale Organisationseinheit der XXXL-Gruppe widmen wir uns allen Facetten des E-Commerce und stationärem Handel. Die Zusammenstellung von Produkten für die Online-Shops, die Optimierung des Kund:innenerlebnisses und die Abwicklung des digitalen Marketings – all das zählt zu unserem Kerngeschäft. Die Bedürfnisse unserer Kund:innen stehen bei uns im Mittelpunkt, um ein nahtloses Omnichannel-Einkaufserlebnis zu bieten. Unsere Vision ist es, mit unseren Online-Shops und Filialen der marktführende Möbel- und Einrichtungshändler zu sein. Bei XXXLdigital schätzen wir Authentizität und Vielfalt. Wir fördern ein Umfeld, in dem du dich wirklich entfalten und dein Potenzial voll nutzen kannst.

Aufgaben

• Du verantwortest die HR-Administration entlang des gesamten Employee-Lifecycle und erstellst alle relevanten HR-Dokumente rechtskonform und nach internen Standards

• Du behältst HR-relevante Fristen im Blick (u.a. Probezeit, Elternzeit, befristete Arbeitsverträge) und sorgst für deren proaktive Einhaltung

• Du stellst die Daten- und Ablagequalität in den Systemen sicher und sorgst für die termingerechte Bereitstellung abrechnungsrelevanter Informationen

• Du dokumentierst, standardisierst und optimierst HR-Prozesse (Confluence, BPMN) als „Single Source of Truth“ und identifizierst Optimierungs- und Automatisierungspotenziale

• Du führst Prozessfeedbacks (z.B. Onboarding, Exit, Recruiting) durch, bereitest Surveys technisch vor und erstellst Auswertungen für unterschiedliche Stakeholder

• Du managst die administrative Schnittstelle zu HR Business Partnern, Payroll, Legal, Data & Systems sowie Personalentwicklung und stellst so das operative Tagesgeschäft sicher

• Du wirkst bei HR-Projekten aktiv mit

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt HR/Personalmanagement oder kaufmännische Ausbildung mit HR-Fokus (z.B. Personalkaufmann/-frau) bzw. vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. HR Operations, Payroll, HR Administration), idealerweise im Tech-Umfeld

• Fundierte Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und sichere Anwendung in der Praxis; österreichisches Arbeitsrecht ist ein Plus

• Ausgeprägtes Prozessdenken und Freude daran, Abläufe zu optimieren und zu digitalisieren

• Präzise, zuverlässige Arbeitsweise, sehr gute Priorisierung/Organisation, klare Kommunikation sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten

• Erfahrung mit HR-Systemen (idealerweise Workday) und sicherer Umgang mit M365; Confluence/BPMN sind ein Plus

• Sehr sicheres Deutsch in Wort und Schrift und Englisch mindestens B-Niveau

Was wir bieten

• Gesundheit & Wohlfühlen: Gratis Kaffee, Tee, Getränke, frisches Obst und Gemüse sowie vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine oder Essenzuschüsse (standortabhängig). Moderne Arbeitsplätze für alle Bedürfnisse

• Kultur & Entwicklung: Wir schätzen Eigenverantwortung, flache Hierarchien und offenes Feedback. Wir leben einen Teamgeist, in dem Unterstützung und Zusammenarbeit großgeschrieben werden. Genieße 2 Learningdays pro Quartal, einen internen Lerncampus und externe Entwicklungsmöglichkeiten

• Flexible Work-Life-Balance: Genieße flexible Arbeitszeiten und diverse Möglichkeiten für Remote Work

• Feiern & Meilensteine: Teamevents und besondere Aufmerksamkeiten für Geburtstage & Jubiläen

• Standortspezifische Benefits: Maßgeschneiderte Benefits, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Standorte zugeschnitten sind