Zur Servicestelle für Gebäude- und Grundstücksmanagement gehören sämtliche Aufgaben der Bewirtschaftung der Gebäude der Freien Universität Berlin, darunter der Einkauf von Dienstleistungen für das Liegenschaftsmanagement, die hausmeisterliche Betreuung der zentral genutzten Gebäude sowie die zentrale Betreuung der Medien- und Veranstaltungstechnik der gesamten Universität im Rahmen von Lehrveranstaltungen und Kongressen.
Aufgabengebiet:
Sie übernehmen im Bereich der Kurzzeitvermietung als Ansprechpartner*in für interne und externe Veranstaltende die Koordination und Vertragsbearbeitung von Veranstaltungen.
Ihre zentralen Aufgaben sind:
• Gesamtkoordination der Veranstaltungsvorbereitung: Beratung und Betreuung von internen und externen Organisatoren (z. B. Forschungseinrichtungen, Fachschaften, Unternehmen, Verbände), Abstimmung von räumlichen und technischen Anforderungen, Abstimmungen mit internen Bereichen und externen Dienstleistenden und Raumbuchung.
• Vertragsmanagement: Erstellung, Überwachung und Änderung von Miet- und Nutzungsverträgen, inklusive Dokumentation und Nachverfolgung.
• Erstellung Nebenkostenabrechnungen nach Veranstaltungsende.
• Belegungsplanung und Buchung zentraler Lehr- und Veranstaltungsräume: Bearbeitung von Raumreservierungsanfragen und die Belegungsplanung und die Bearbeitung und Koordination studentischer Veranstaltungsanfragen.
• Prüfung und Koordination von Werbeaktionen auf Flächen der Universität.
Wir bieten Ihnen:
• Eine attraktive, abwechslungsreiche und fachlich anspruchsvolle Tätigkeit in einem zentralen Bereich der Universität — Sie unterstützen Wissenschaft und Forschung mit Ihrer Expertise.
• Ein umfassendes Fortbildungsangebot zur fachlichen Einarbeitung, kontinuierlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung — ideal für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit Prävention, Sport- und Beratungsangeboten.
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie arbeitsfreie Tage am 24. und 31. Dezember für ausreichend Erholung und persönliche Zeit.
• Eine Jahressonderzahlung und eine betriebliche Altersvorsorge für finanzielle Sicherheit.
• Eine sehr gute Verkehrsanbindung und ein bezuschusstes Jobticket für eine stressfreie und umweltfreundliche Anreise.
• Mitarbeiterrabatte — Corporate Benefits.
Einstellungsvoraussetzungen:
Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau/-kaufmann, Verwaltungsfachangestellte*r, kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse sowie dem Arbeitsgebiet entsprechend gründliche und vielseitige Fachkenntnisse
(Berufs-)Erfahrung:
mind. 1 Jahr Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich; Kenntnisse einschlägiger Rechtsvorschriften (BGB, LHO, Verwaltungsvorschriften, Unfallverhütungsvorschriften)
Erwünscht:
• Deutsch- und Englischkenntnisse (jeweils mindestens auf Niveau B2)
• Hohe Kommunikations- und Organisationskompetenz, ausgeprägte Lösungsorientierung und Kundenorientierung
• Strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
Servicestelle für Gebäude- und Grundstücksmanagement — GGM • Berlin, DE
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