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FIBONA GmbH
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)FIBONA GmbH • Wiesbaden, DE
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

FIBONA GmbH • Wiesbaden, DE
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist das Scharnier. Zwischen Geschäftsleitung, Mietern, Baupartnern und allem, was dazwischen liegt.

Dein Umfeld.

FIBONA entwickelt seit über 40 Jahren Immobilien und Hotels – inhabergeführt, finanzstark und mit langfristiger Perspektive. Unsere Stabilität zeigt sich nicht nur in unseren Projekten, sondern auch im Umgang mit unseren Mitarbeitenden: Während der Kurzarbeit 2020 haben wir unserem Team das volle Gehalt gezahlt, weil wir es wollten, nicht weil wir es mussten.

Bei uns arbeitest du im Open-Space-Büro direkt mit der Geschäftsleitung und dem Real Estate Team zusammen. Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch und eine sachliche Kommunikation prägen unseren Arbeitsalltag.

Deine Aufgaben – in drei Säulen.

Säule 1: Du bist First Point of Contact (ca. 30-40%)
  • Du nimmst das zentrale Firmentelefon an
  • Post, Kurier, Eingang: Du nimmst an, scannst, verteilst und behältst den Überblick
  • Terminmanagement für die Geschäftsleitung: Kalender, Abstimmungen, Vorbereitung
  • Geschäftsbriefe erstellen und Korrespondenz führen

Säule 2: Du hältst Immobilien-Abläufe am Laufen (ca. 30-40%)
  • Verträge zusammenführen: Bauverträge, Mietverträge, Anlagenverzeichnisse
  • Nebenkostenabrechnungen erstellen
  • Bürgschaften im Blick: Anfordern, Fristen überwachen, Rückgaben koordinieren
  • Rechnungseingang verwalten: Datum, Zahlungsziel, Skonto
  • Mieterkorrespondenz und allgemeine Schriftverkehr im Immobilienbereich

Säule 3: Unternehmensgruppe und Sonderthemen (ca. 20-25%)
  • Anfragen der Unternehmensgruppe kommen bei dir an
  • Materialbeschaffung, Dienstleister für Gebäude, übergeordnete Themen der Gruppe
  • Und dann gibt es die Dinge, die keiner vorausplant – da bist du die Ruhe selbst

Dein Profil.

Das bringst du unbedingt mit:

  • Erfahrung im Immobilien-, Bau- oder Verwaltungsumfeld: Du kennst Bauverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bürgschaften, nicht als Profi, aber als jemand, der weiß, worum es geht
  • Extreme Genauigkeit: Keine Rechtschreibfehler in Geschäftsbriefen, keine falschen Summen in Vertragsunterlagen
  • Fristen sind für dich heilig: Du verlierst keine Deadline
  • Du kannst mit einem direkten Ton umgehen und gibst ihn professionell weiter
  • MS Office (Outlook, Word, Excel) ist dein tägliches Werkzeug
  • Du möchtest in Wiesbaden mit einem Team vor Ort arbeiten

Das wäre schön, ist aber kein K.O.:

  • Kenntnisse in Wincasa oder vergleichbarer Immobiliensoftware
  • Erste Berührungspunkte mit KI-Tools / MS Copilot
  • Kaufmännische Ausbildung

Was dich erwartet...

  • Private Kranken-Zusatzversicherung: kostenlos, ohne Gesundheitsprüfung, ohne Wartezeit
  • Mitarbeiterkonditionen in den Hotels der Unternehmensgruppe
  • Ein freier Tag an deinem Geburtstag
  • Ein Homeoffice-Tag pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung
  • Du gestaltest aktiv mit: FIBONA digitalisiert; Microsoft Copilot und KI-Agents kommen
  • Ein hundefreundliches Büro
  • Direkter Einblick in echte Bauprojekte (aktuell: neues Hotel in Lindau)
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) • Wiesbaden, DE

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