Kaufmännische Sachbearbeiter*in Rechnungswesen & Buchhaltung (m/w/d)

Happy to Meet You:

Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation!

Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag).

💙 What We Love Doing:

Seit 40 Jahren entwickeln wir digitale Lösungen für Rechtsabteilungen – von Mittelstand bis hin zu internationalen Konzernen wie Lufthansa oder Haribo - mit uns können sie mit KI mehr aus ihrem juristischer Datenschatz 🚀 holen und vor allem den Überblick über all die wichtigen Anliegen, die sie verantworten, behalten!

🏆 Dabei sind wir deutscher Marktführer. Unser Erfolgsrezept? Kontinuität, Kompetenz und vertrauensvolle, partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Aufgaben

Du übernimmst Rechnungswesen & Buchhaltung-Verantwortung auf Augenhöhe mit unserem bestehenden Team und bist gleichzeitig die Vertretung für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit.

Finance & Buchhaltung:

• Erstellen und Versenden von wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen für Lizenzen & Dienstleistungen
• Anlage und Verwaltung von Neukunden in Lexware
• Eingangsrechnungen kategorisieren und Überweisungen terminieren
• Serienrechnungen einrichten und pflegen
• Bearbeitung von Kündigungen und Teilkündigungen
• Monatliche Belegvorbereitung für den Steuerberater
• Mitwirkung bei Wartungspreisverhandlungen und Angebotserstellung

Kundenkommunikation:

• Eigenständige Bearbeitung des E-Mail- Postfachs - schriftliche Anfragen, Auftragsbestätigungen, Änderungswünsche
• Mahnwesen und Rechnungsklärung mit Kunden
• Erstellung und Versand von Wartungsangeboten und Lizenzaufstellungen
• Begleitung von Kündigungsgesprächen und Kundenbindungsmaßnahmen

Datenpflege & Administration:

• Erstellen und bearbeiten von Bestellungen und Abo-Updates
• Pflege interner Stammdaten

Controlling:

• Interne Finanzdaten auf Vollständigkeit & Richtigkeit überprüfen
• Aufbau und Pflege eines monatlichen Reportings für die Geschäftsführung
• Entwicklung und Überwachung von KPIs (Umsatz, Kosten, Deckungsbeiträge)
• Budgetplanung und Forecast in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Liquiditätsübersicht und Kostencontrolling
• Koordination mit dem Steuerberater – Beleganforderungen, Rückfragen, Jahresabschluss

Vertretung Finance:

• Vollständige Vertretungsfähigkeit für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit
• Übernahme aller Finance-Routineaufgaben (Rechnungen, Lexware, Kundenkommunikation) im Vertretungsfall

Qualifikation

Muss-Kriterien:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung mit Rechnungswesen und Buchhaltungssoftware – idealerweise Lexware
• Nachweisliche Erfahrung im Controlling (Reporting, KPIs, Budgetplanung)
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit bei wiederkehrenden Routineaufgaben

Wünschenswert:

• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse (Pivot, Formeln, Dashboards)
• Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot) oder (Finanz-)Datenverarbeitungs-Tools (Airtable)
• Hintergrund im Software-as-a-Service oder IT-nahen Dienstleistungsumfeld
• Kommunikationsstärke im Kundenkontakt (E-Mail und Telefon)
• Interesse an Prozessverbesserungen und digitalen Tools

Benefits

• Wertschätzung – Eine wertschätzende Haltung und rücksichtsvolles Verhalten stehen bei uns an erster Stelle.
• Teamzusammenhalt – Aufgabenbereiche werden nach Stärken zusammengestellt, damit wir gemeinsam unser wahres Potenzial als Team entfalten können.
• Flache Hierarchien & Gestaltungsfreiraum – Deine Ideen zählen: kurze Entscheidungswege, regelmäßige Weiterbildungen und Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung.
• Flexibles & mobiles Arbeiten – Gestalte deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich.
• Schönes Büro in Eppendorf – Moderne Ausstattung und Top-Anbindung.
• Happy Office Vibes – Wöchentliche Team-Lunches, gemeinsame Events, gute Stimmung und jede Menge Kaffee.
• Fahrtkostenzuschuss – Wir unterstützen deine Mobilität mit einem Zuschuss zu deinen Fahrtkosten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

☺️ Happy to Meet You:

Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation!

Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - und Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag).