Persönliche Assistenz - Vertrieb & Organisation

Vertrieb & Organisation - Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Schwerpunkt Vertrieb, Organisation & Ausschreibungsmanagement

Du hältst nicht nur Termine frei.

Du schaffst Freiraum für Wachstum.

Wir glauben, dass eine gute Assistenz weit mehr ist als Organisation. Sie schafft Struktur, hält den Rücken frei, denkt voraus und sorgt dafür, dass aus Plänen Ergebnisse werden.

Genau deshalb suchen wir keine klassische Assistenz.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft so unterstützt, dass mehr Zeit für Kunden, Wachstum und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens bleibt.

Wenn du gerne organisierst, den Überblick behältst, Entscheidungen vorbereitest und Dinge zuverlässig ins Ziel bringst, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Warum diese Stelle besonders ist

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit großem Gestaltungsspielraum
• Vielseitige Aufgaben statt eintöniger Routine
• Kurze Entscheidungswege und ein offenes Miteinander auf Augenhöhe
• Moderne Arbeitsweise mit digitalen Tools
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitsystem (Vollzeit, Teilzeit möglich, präferiert ab 25 Std./ Woche)
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein wachsendes Ingenieurbüro mit ambitionierten Zielen
• Ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
• Benefit System Probonio inkl. Firmenfitness Option
• Vollständige Arbeitsausstattung inkl. Laptop, Handy etc.
• BAV
• regelmäßige Teamevents

So sieht dein Arbeitsalltag aus

Kein Tag ist wie der andere. Mal organisierst du einen wichtigen Kundentermin, mal koordinierst du eine Ausschreibung oder bereitest Besprechungen für die Geschäftsführung vor. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Vertrieb und unserem Team und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert.

Vertrieb & Kundenkontakte (ca. 40%)

Ein wichtiger Teil deiner Tätigkeit liegt im Vertrieb. Du unterstützt unsere Geschäftsführung dabei, bestehende Kunden zu betreuen und neue Kontakte aufzubauen.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Telefonische Vereinbarung von Kundenterminen
• aktive Kontaktaufnahme zu Neu- und Bestandskunden
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen, -gesprächen und Angeboten
• Pflege und Koordination unserer Vertriebskontakte
• Unterstützung bei Akquise- und Vertriebsaktivitäten
• Begleitung der Geschäftsführung zu Kundenterminen, Messen und Veranstaltungen
• Koordination externer Dienstleister
• Organisation von Messeauftritten

Ausschreibungsmanagement & Organisation (ca. 30%)

Du koordinierst unsere öffentlichen Ausschreibungen und Angebote.

Dazu gehören unter anderem:

• Recherche geeigneter Ausschreibungen
• Steuerung des gesamten Ausschreibungsprozesses und Vorbereitung von Angeboten
• Einholung der erforderlichen Unterlagen
• Fristen- und Dokumentenmanagement
• Organisation & Koordination aller Angebotsunterlagen
• Sicherstellung einer vollständigen und termingerechten Angebotsabgabe

Vorkenntnisse im Ausschreibungswesen musst du nicht zwingend mitbringen. Wir arbeiten dich Schritt für Schritt ein.

Assistenz der Geschäftsführung (ca. 30%)

Du sorgst dafür, dass sich unsere Geschäftsführung auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann.

Dabei übernimmst du beispielsweise:

• Kalender- und Terminmanagement
• Organisation des E-Mail-Postfachs
• Reiseplanung, -buchung und -organisation
• Vorbereitung von Besprechungen und Terminen
• Organisation von Veranstaltungen
• Bearbeitung administrativer Sonderaufgaben
• Strukturierung und Priorisierung laufender Themen
• Recherche individueller Themen
• Unterstützung bei privaten organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung in angemessenem Umfang

Das passt zu dir

Fachlich

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, Office Manager, Personal Assistant, Projektassistenz, Vertriebsassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Führerschein der Klasse B
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude am Arbeiten mit digitalen Lösungen

Persönlich

Du...

• arbeitest organisiert, eigenständig und zuverlässig.
• denkst mit und handelst vorausschauend.
• erkennst Aufgaben, bevor man dich darauf hinweist.
• behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.
• kommunizierst gerne mit Menschen – persönlich und telefonisch.
• arbeitest strukturiert und lösungsorientiert.
• bist loyal, diskret und verantwortungsbewusst.
• hast Freude an Verantwortung und Abwechslung und setzt Aufgaben erfolgreich um.

FOKUS VERSORGUNG – DAS SIND WIR

Wir sind ein Ingenieurbüro aus Neustadt am Rübenberge mit 16 Mitarbeitenden. Unsere Projekte sichern die Infrastruktur von heute und gestalten die Energieversorgung von morgen – mit Schwerpunkt auf Fernwärme, Strom und perspektivisch weiteren Versorgungsbereichen.

Bei uns erwartet dich ein kollegiales Team, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, wirklich etwas zu bewegen.

Klingt nach der Aufgabe, die du suchst?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und mehr über dich zu erfahren.

Sende deine Bewerbung einfach an:

bewerbung@fokus-versorgung.de

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