Executive Assistant & Business Partner – Global Solution Engineering (m/f/d)

Kelvion

Unsere Mission ist es, mit Innovationskraft und Nachhaltigkeit die industrielle Transformation voranzutreiben. Ob bei der Optimierung von Rechenzentren, der Weiterentwicklung der Wasserstoffproduktion oder der Neugestaltung von Kühl- und Klimatechniksystemen – unsere thermischen Schlüsseltechnologien stärken zahlreiche Branchen weltweit. Als „One Kelvion“ arbeiten wir kontinuierlich an Lösungen, die unsere Kunden noch erfolgreicher machen und gleichzeitig zu einer nachhaltigeren Zukunft beitragen.

Wir gestalten Zukunft – gemeinsam

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie agieren als vertrauensvolle:r Business Partner:in des Senior Vice President Global Solution Engineering und gewährleisten eine professionelle administrative, operative und organisatorische Unterstützung.
• Sie koordinieren Kalender, Geschäftsreisen, Termine, Managementkommunikation und tägliche Prioritäten.
• Sie erstellen Präsentationen, Reports, Management-Updates, Agenden, Protokolle und Action Tracker zur Unterstützung fundierter Entscheidungen.
• Sie organisieren und koordinieren Leadership Meetings, Quartalsmeetings, Workshops, Offsites sowie funktionsübergreifende Initiativen.
• Sie unterstützen und koordinieren strategische Projekte durch Planung, Reporting, Governance, Stakeholder-Management und Umsetzungsverfolgung.
• Sie verfolgen Projektmeilensteine, Risiken, Abhängigkeiten, Deliverables und Maßnahmen nach und stellen Transparenz sowie eine termingerechte Umsetzung sicher.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Projektteams und relevanten Stakeholdern und fördern die erfolgreiche Zusammenarbeit über Funktionen und Regionen hinweg.
• Sie gehen jederzeit professionell und vertraulich mit sensiblen Informationen um.

Ihr Profil

• Berufserfahrung im Bereich Executive Assistance, Business Operations, Projektkoordination oder Projektmanagement in einem dynamischen und internationalen Umfeld.
• Fundierte Projektmanagement-Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Projektplanung, Governance, Reporting, Stakeholder-Management, Risikomanagement und Umsetzungsverfolgung.
• Erfahrung in der Unterstützung komplexer bereichsübergreifender Projekte in einem internationalen Umfeld, idealerweise innerhalb eines Project Management Office.
• Kenntnisse agiler, klassischer oder hybrider Projektmanagementmethoden, beispielsweise Agile, Scrum oder Waterfall.
• Ausgeprägte Kommunikations-, Organisations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook.
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.

Was wir Ihnen bieten

Bei Kelvion legen wir großen Wert auf Zusammenarbeit, begrüßen unterschiedliche Denkweisen und schätzen jede einzelne Stimme. Bei Kelvion kommt Kreativität voll zur Geltung, weil den Menschen Gehör geschenkt wird, ihre Beiträge anerkannt und ihre Ideen begrüßt werden. Unser flexibler Arbeitsansatz stellt die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Vordergrund, stärkt das Engagement und fördert Karrierechancen. Wir befähigen engagierte Mitarbeiter, sich weiterzuentwickeln, voranzukommen und ihren eigenen Weg im Unternehmen zu gehen.

Gemeinsam gestalten wir die Zukunft

Kelvion

Our mission is to lead the industrial transformation by championing innovation and sustainability. From optimising data centres and advancing hydrogen production to revolutionising refrigeration and HVAC systems, our mission-critical thermal solutions empower industries around the globe. United as “One Kelvion,” our global team delivers innovative solutions that drive customer success and support a sustainable future.

Together, We Shape the Future

Job Description

Responsibilities

• Serve as a trusted business partner to the Senior Vice President Global Solution Engineering, providing comprehensive administrative, operational, and organizational support while contributing to leadership team priorities and decision-making.
• Manage calendars, travel arrangements, meeting schedules, executive communications, and day-to-day priorities.
• Prepare presentations, reports, leadership updates, agendas, meeting minutes, and action trackers to support effective decision-making.
• Organize and coordinate leadership meetings, quarterly team meetings, workshops, off-site events, and cross-functional initiatives.
• Support and coordinate strategic projects through planning, reporting, governance, stakeholder management, and execution tracking.
• Track project milestones, risks, dependencies, deliverables, and follow-up actions to ensure transparency, accountability, and timely execution.
• Act as a key liaison between leadership, project teams, and business stakeholders, fostering effective communication and collaboration across functions and regions.
• Handle confidential and sensitive information with the highest level of professionalism and discretion.

Profile

• Experience in executive assistance, business operations, project coordination, or project management within a dynamic and international environment.
• Strong project management expertise, including planning, governance, reporting, stakeholder management, risk management, and execution tracking.
• Experience supporting complex cross-functional projects in an international environment, ideally within a Project Management Office.
• Knowledge of Agile, Scrum, Waterfall, or hybrid project management methodologies.
• Excellent communication, organizational, and stakeholder management skills.
• Advanced Microsoft Office skills, particularly PowerPoint, Excel, and Outlook.
• Proactive, structured, and solution-oriented with a strong sense of ownership.
• Fluent English required; German is an advantage.

What we offer you

At Kelvion we thrive on collaboration, embracing diversity of thought, and valuing every voice. Within Kelvion creativity shines because people are listened to, their contributions recognised, and their ideas welcomed. Our flexible approach to the way we work places people’s health and satisfaction as a priority, enhancing engagement and fostering career opportunities. We empower engaged individuals to grow, progress and carve their own paths within the company.

Together, We Shape the Future