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Contract Administrator SudaminReconomy • Duisburg, North Rhine-Westphalia, Germany
Contract Administrator Sudamin

Contract Administrator Sudamin

Reconomy • Duisburg, North Rhine-Westphalia, Germany
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung
Sudamin ist Teil von Reconomy mit über 4.500 Kollegen in mehr als 30 Ländern. Sudamin arbeitet insbesondere eng mit Combineering A/S mit Sitz in Dänemark und Gesellshaft für Abfallwirtschaft zusammen.

Unser Fokus: industrielle Nebenprodukte in wertvolle Ressourcen zu verwandeln und die Kreislaufwirtschaft aktiv voranzutreiben. Wir arbeiten eng mit internationalen Partnern zusammen und entwickeln praxisnahe nachhaltige Lösungen für die Stahl- und Recyclingindustrie. Unsere Kultur ist geprägt von Zusammenarbeit Verlässlichkeit und kontinuierlicher Verbesserung mit echtem Impact für unsere Kunden und die Umwelt.

Bei Sudamin spielt ein Vertragsadministrator eine zentrale Rolle dabei komplexe kommerzielle Vereinbarungen in klare regelkonforme Prozesse zu überführen die effiziente Abläufe starke Partnerschaften und ein nachhaltiges Ressourcenmanagement ermöglichen.


As part of Reconomy a global organisation with over 4500 colleagues across 30 countries Sudamin sits at the heart of an international network driving circular economy this role youll collaborate closely with our colleagues at Combineering A/S in Denmark and partner organisations such as Gesellschaft für Abfallwirtschaft. Youll be working in a truly international environment involving frequent cross-border collaboration knowledge sharing and interaction with teams across multiple countries.

At Sudamin we are driven by a clear mission: turning industrial by-products into valuable resources and enabling a more sustainable circular economy. As part of Reconomy we combine expertise innovation and strong partnerships to deliver environmentally responsible solutions across the steel and recycling industries. Our culture is built on safety collaboration reliability and continuous improvementempowering our teams to make a tangible impact on both our customers and the environment.

At Sudamin a Contract Administrator plays a key role in turning complex commercial agreements into clear compliant processes that enable efficient operations strong partnerships and sustainable resource management.

Key Responsibilities



Aufgaben:
Bearbeitung von Eingangsrechnungen:
  • Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
Erstellung von Ausgangsrechnungen:
  • Erstellung und Versand von Rechnungen gemäß vertraglicher Vereinbarungen.
  • Pflege der zugehörigen Dokumentation und termingerechte Bearbeitung.
Erstellung interner Abrechnungen:
  • Abgrenzungsrechnungen
  • Reisekostenabrechungen
Dokumentation:
  • Sorgfältige Führung aller relevanten Dokumente. Insbesondere Begleitscheine.
  • Pflege des Dokumenten-Management-Systems (ECO-DMS)
  • Dokumentation zur Nachverfolgung von Zahlungsflüssen und offenen Posten.
  • Erfassung der offiziellen LME-Notierungen für Zn Cu und Ni.
  • Registerführung der innerdeutschen Transporte bzw. Lieferungen.
Stammdatenpflege:
  • Pflege und Aktualisierung von Kunden- Lieferanten- und Vertragsdaten in den relevanten Systemen.
Z4-Meldung bei der Bundesbank:
  • Vorbereitung und fristgerechte Übermittlung der Z4-Meldungen gemäß den Anforderungen der Deutschen Bundesbank.
Überwachung des Zahlungsverkehrs:
  • Erstellung und Abwicklung von Akkreditiven
  • Monitoring von Zahlungseingängen und -ausgängen.
  • Sicherstellung der Einhaltung von Zahlungsfristen und -vereinbarungen.
  • Bereitstellung von Mahnungslisten und Klärung von Rückfragen.
Vorbereitende Buchhaltung:
  • Zuarbeit für die Finanzbuchhaltung durch Erfassung und Übermittlung relevanter Unterlagen.
  • Controlling
  • Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen.

Processing incoming invoices:

  • Review and record incoming invoices for factual and numerical accuracy.

Preparation of outgoing invoices:

  • Prepare and issue invoices in accordance with contractual agreements.
  • Maintain related documentation and ensure timely processing.

Preparation of internal statements:

  • Accruals
  • Travel expense claims

Documentation:

  • Maintain accurate and complete records of all relevant documents particularly delivery notes.
  • Manage the document management system (ECO-DMS).
  • Document and track cash flows and outstanding items.
  • Record official LME quotations for Zn Cu and Ni.
  • Maintain registers of domestic German transports and deliveries.

Master data maintenance:

  • Maintain and update customer supplier and contract data in relevant systems.

Z4 reporting to the German Bundesbank:

  • Prepare and submit Z4 reports in a timely manner in accordance with Bundesbank requirements.

Monitoring of payment transactions:

  • Prepare and process letters of credit.
  • Monitor incoming and outgoing payments.
  • Ensure compliance with payment terms and agreements.
  • Provide dunning lists and clarify related queries.

Preliminary accounting:

  • Support financial accounting by collecting and submitting relevant documents.
  • Controlling activities
  • Support the preparation of monthly and annual financial statements

Skills Knowledge & Expertise


Voraussetzungen:

Eine kaufmännische Ausbildung ist vorteilhaft aber nicht zwingend erforderlich. Folgende Fähigkeiten erwarten wir:

  • Englisch in Wort und Schrift ist zwingend erforderlich da ein Großteil der Verträge in englischer Sprache verfasst ist
  • Andere Fremdsprachen sind hilfreich aber nicht erforderlich
  • Office 365 und Adobe Acrobat Pro sind wichtiger Bestandteil der Arbeit


Requirements:


A commercial (business/administrative) qualification is an advantage but not mandatory. We expect the following skills:

  • Fluent English both written and spoken is essential as a large proportion of contracts are in English
  • Additional foreign languages are beneficial but not required
  • Proficiency in Office 365 and Adobe Acrobat Pro is essential





Required Experience:

Unclear Seniority


Employment Type : Full-Time
Experience: years
Vacancy: 1
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Contract Administrator Sudamin • Duisburg, North Rhine-Westphalia, Germany

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