Professional Office Manager (w/m/d)

Bundesagentur für Arbeit

Wir entwickeln soziale Zukunft! Als operativer IT-Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt das IT-Systemhaus am Standort Nürnberg/Fürth mit über 100 eigenen IT-Anwendungen, 180.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Infrastruktur eine der größten IT-Landschaften Deutschlands und entwickelt diese ständig weiter. Sie werden im IT-Systemhaus tariflich als Fachkraft für betriebswirtschaftliche Aufgaben eingestellt.

Der Geschäftsbereich K5 "Fachübergreifende Software" beinhaltet eine Vielzahl an Basisdiensten, die die Grundlage für sämtliche IT- und Fachverfahren innerhalb der Bundesagentur für Arbeit bilden.

Ein abwechslungsreiches Portfolio an Anwendungen, angefangen von Verfahren zur Verwaltung von Stammdaten, über eines der weltweit größten DMS-Systeme sowie Verfahren für die Organisations-, Dienststellen- und Referenzdaten bis hin zu diversen Verfahren für den behördenübergreifenden Datenaustausch, bietet ein jederzeit spannendes und vielseitiges Aufgabenfeld.

Flexibilität ist uns im IT-Systemhaus ebenso wichtig wie der persönliche Austausch mit dem Team:

Daher bieten wir Ihnen die Möglichkeit, bis zu 80 Prozent im Home-Office zu arbeiten.

Bereitschaft zu Dienstreisen auch bundesweit in nicht unerheblichen Umfang ist erforderlich. (Betreuung des Bereiches auf Messen, Betreuung der Mitarbeiter/-innen an den Satellitenstützpunkten.)

Professional Office Manager (w/m/d)

Aufgaben und Tätigkeiten

• Operative Durchführung von internen administrativen Prozessen (z. B. Beschaffungen, Ressourcenmanagement)
• Koordination von internen administrativen Abläufen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Audits
• Planung und Organisation von Terminen (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Erstellung, Bearbeitung, Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten
• Pflege von administrativen IT-Systemen (z. B. EPM, ERP, FINMAN, Identity Management)
• Unterstützung im Personalmanagement bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/-innen und Betreuung von Auszubildenden
• Unterstützung im Vertragsmanagement inkl. Pflege, Prüfung und Nachverfolgung von Verträgen und Vereinbarungen
• Kommunikation und Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern und Partnern
• Unterstützung im 1st-Level-IT-Support für interne Mitarbeitende (z. B. bei Softwareanwendungen und IT-Prozessen)
• Mitwirkung bei der Einführung und Optimierung administrativer und digitaler Prozesse
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen Projekten und Sonderaufgaben
• Qualitätssicherung und strukturierte Pflege von Datenbeständen und Dokumentationen

Voraussetzungen

• Hochschulabschluss oder vergleichbare Qualifikation
• oder vergleichbares Profil

Sie überzeugen weiterhin durch

• Fundierte Kenntnisse im Finanz- und Ressourcenmanagement
• Fundierte Kenntnisse im Dokumentenmanagement
• Fundierte Kenntnisse im Büromanagement
• Fundierte Kenntnisse im Vertragsmanagement
• Grundkenntnisse im Risikomanagement
• Grundkenntnisse in Personalführung und -organisation
• Grundkenntnisse in Auditierungsverfahren

Ergänzende Anforderungen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner/-innen
• Affinität zu IT-Themen und digitalen Anwendungen
• Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten

Für die Tätigkeit sind Kenntnisse und Erfahrungen in folgenden Bereichen wünschenswert

• Erstellen von Abrufen externer Dienstleistungen
• Haushalts- und Finanzplanung, insbesondere die operative Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
• Vorbereiten von fachlichen Abstimmungen und Workshops einschließlich der Erstellung von Dokumenten nach Vorgabe
• Bewusster Umgang mit Risiken

Ergänzende wünschenswerte Kenntnisse

• Erfahrung im Kundenservice sowie in der Bearbeitung von Anfragen und Vorgängen
• Erfahrung im Vertragsmanagement bzw. in administrativen Prozessen vergleichbarer Bereiche
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT-nahen Prozessen oder Supportstrukturen

Erfahrungen in den folgenden Tools sind wünschenswert

• MS-Office insbesondere Excel und Power Point
• Confluence und Jira

Ergänzende Tool-Kompetenzen

• Erfahrung im Umgang mit ERP- oder CRM-Systemen
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen

Wir bieten

• Ein interessantes technisches Arbeitsumfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Eine attraktive Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag)
• Je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt
• Die Zahlung weiterer Gehaltskomponenten (z. B. Jahressonderzahlung, ggf. zusätzliche monatliche Zulagen)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und ihre Beschäftigten z. B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt
• Eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit der Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen
• Viele Möglichkeiten und Angebote, Ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und weiter zu entwickeln, z. B. verschiedene Personalentwicklungsprogramme, individuelles Coaching und bis zu 20 Tage interne und externe Qualifizierungen pro Jahr
• Für Menschen mit Behinderungen die Gestaltung einer barrierefreien Arbeitsumgebung, damit sie ihre Kompetenzen optimal nutzen können

Bewerbungen von Frauen begrüßen wir besonders. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch wertvoll ist und seine Fähigkeiten und Talente einbringen kann.

Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns als Arbeitgeber Bundesagentur für Arbeit aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jede/-r 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellt!

Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z. B.

• bei der Gestaltung des Arbeitsumfeldes: unsere technischen Berater/-innen prüfen die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung und unterstützen Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres künftigen Arbeitsplatzes.
• im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen.

Wir bieten Ihnen nicht nur eine Stelle, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Karriere bei uns zu entwickeln und sich weiterzubilden. Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem privaten PKW zu erreichen.

Wir bieten vielfältige gesundheitsfördernde Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements an. Sehr gerne steht Ihnen bei Fragen vor und auch während des gesamten Bewerbungsprozesses unsere Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen, Herr Detlef Jelitsch unter Telefon +49 911 1795580 zur Verfügung.

Die Vergütung erfolgt nach Tätigkeitsebene IV TV-BA.

Eventuell notwendige Vorstellungsgespräche finden ggf. via Skype for Business statt.

Bewerbungsangebote von Unternehmen bzw. diesbezügliche Angebote für externe Dienstleistungen können im Rahmen der Stellenausschreibung leider nicht berücksichtigt werden.

Als Teil des öffentlichen Dienstes sind wir verpflichtet die Vergabeordnung einzuhalten und verweisen Sie zu Ausschreibungen auf die Vergabeplattform des Bundes.

Ansprechpartner/-in für fachliche Rückfragen:

Herr Christian Schauer, +49 911 1799181

Ansprechpartner/-in für Rückfragen:

Frau Christina Hackl, +49 911 1794702

Weitere Informationen finden Sie unter www.ba-it-systemhaus.de/karriere

Bitte bewerben Sie sich online mit Ihren aussagekräftigen/vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, etc.) und der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen. Bitte fügen Sie ggf. Ihren Schwerbehindertenausweis bzw. Gleichstellungsbescheid bei.

Wenn Sie über internationale Abschlüsse verfügen, bitten wir Sie, diese anerkennen zu lassen. Bitte fügen Sie die anerkannten Dokumente Ihrer Bewerbung bei, um den Bewerbungsprozess zu erleichtern.

Bitte nutzen Sie das Bewerberportal der Bundesagentur für Arbeit unter www.arbeitsagentur.de/ba-bewerbungsportal und geben Sie in der Stichwortsuche den Referenzcode der Stellenausschreibung ein.

Mit Ihrer Registrierung haben Sie die Möglichkeit, ein Bewerberprofil zu erstellen und Ihre Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Bei technischen Problemen unterstützt Sie unsere gebührenfreie Hotline: 0800 4555501.

Wichtig: Bitte fügen Sie Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei (maximal 10 MB) zusammen.