Assistent der Geschäftsführung (m/w/d) - Libra

Über Wolters Kluwer

Schon heute die Zukunft gestalten!

Seit 180 Jahren steht Wolters Kluwer dafür, Arbeitsprozesse von Expert:innen und Unternehmen mit innovativen Lösungen zu unterstützen und zu erleichtern. Für die Umsetzung unserer Vision vertrauen wir auf unsere weltweit mehr als 20.000 Kolleg:innen. Wir sind ein technologieorientiertes internationales Unternehmen für Fachinformationen, Software und Services. Unser Erfolg beruht darauf, klug zu denken und zuzuhören. Durch unser Streben nach Höchstleistungen verbunden mit dem Stolz auf unsere Arbeit ermöglichen wir unseren Kunden, ihre wichtigsten Herausforderungen zu meistern.

Libra ist ein AI Workspace – entwickelt von Jurist:innen, für Jurist:innen. Wir vereinfachen juristische Workflows mit intuitiven, sicheren und leistungsstarken Tools. Libra gehört zu den am schnellsten wachsenden Legal-Tech-Unternehmen Europas. Über 9.000 Jurist:innen vertrauen bereits auf uns, und wir treiben nun unsere internationale Expansion voran. Unser Ziel: die weltweit vertrauenswürdigste KI-Plattform für Jurist:innen aufzubauen.

Role Overview

Als Assistent:in der Geschäftsführung bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO von Libra. Mit Deinem ausgeprägten Organisationsgeschick und Deiner vorausschauenden Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass administrative und organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Darüber hinaus unterstützt Du das Leadership Team bei ausgewählten gemeinsamen Aktivitäten und trägst zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit innerhalb der Organisation bei.

What You'll Do

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft sowie im organisatorischen und administrativen Bereich

• Koordination und Pflege des Kalenders des CEO sowie eigenständiges Termin- und Meetingmanagement

• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen, Besucherterminen sowie Leadership- und All-Hands-Meetings (virtuell und vor Ort)

• Koordination und Nachverfolgung wichtiger Termine, Fristen und regelmäßiger Aktivitäten des Leadership Teams

• Verwaltung und Pflege von Dokumentationen, Korrespondenzen, Ablage- und Archivsystemen

• Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für den CEO

• Betreuung interner Kommunikationskanäle sowie Verwaltung von Zugriffsrechten und Verteilerlisten

• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekoordination

• Planung und Durchführung von Offsites, Führungskräfteveranstaltungen und Team-Events einschließlich Logistik, Catering und Vor-Ort-Koordination

• Ansprechpartner:in für Office- und Facility-Management-Themen (z. B. Büromaterial, Reinigung und Zutrittsmanagement)

• Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender einschließlich Ausstattung und Zugangsorganisation

• Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Unterlagen für den CEO

• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen unter Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse

• Administrative Unterstützung des Leadership Teams bei Bedarf und in Spitzenzeiten

What You Have

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Funktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten

• Souveräne Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und Führungskräften

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2)

• Wohnsitz im Raum Berlin und Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz im Berliner Büro

What We Offer

• Unbefristete Anstellung von Anfang an

• Flexibel im Ausland arbeiten: Bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten EU-weit arbeiten

• Erholung & Auszeit: 26 Urlaubstage

• Engagement zeigen: 1 zusätzlicher freier Tag pro Jahr für Dein Ehrenamt (Volunteer Day)

• Weiterentwicklung fördern: E-Learning über LinkedIn, Online Sprachtraining mit goFluent sowie weitere Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Modernes Arbeiten vor Ort: attraktives Office in Berlin