Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH

Über uns

Die MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH ist ein modernes psychotherapeutisches Versorgungszentrum mit mehreren digitalen Arbeitsprozessen und einer wachsenden IT Struktur. Zur weiteren Professionalisierung unserer Praxis IT suchen wir eine zuverlässige, technisch versierte und selbstständig arbeitende Person, die uns regelmäßig bei digitalen, administrativen und technischen Themen unterstützt.

Aufgaben

Deine Aufgaben
Du unterstützt unser Team gemeinsam mit einem Werkstudenten bei der Betreuung und Weiterentwicklung unserer Praxis IT und digitalen Infrastruktur. Dazu gehören insbesondere:

Praxissoftware und digitale Praxisprozesse
• Betreuung und Unterstützung im Umgang mit Tomedo
• Einrichtung und Pflege von OTK Terminen
• Erstellung, Änderung und Verwaltung von digitalen Formularen, Formularen und Vorlagen
• Hinterlegen und Anpassen von Unterschriften
• Unterstützung bei Fragen, Fehlern und kleineren Problemen im Praxisalltag
• Allgemeine Fehlerbehebung bei digitalen Abläufen, Zugängen, Einstellungen und technischen Störungen

Digitale Anbieter, Online Plattformen und Kommunikationssysteme
• Betreuung von Online Anbietern und digitalen Diensten, z. B.:
◦ Webprax
◦ Ecosero
◦ Consularia
◦ Slack

• Unterstützung bei der Einrichtung, Pflege und Verwaltung von Accounts
• Betreuung und Unterstützung rund um Slack als internes Kommunikations und Zusammenarbeitstool
• Erstellung kurzer Anleitungen für Mitarbeitende
• Unterstützung bei Problemen mit Zugängen, Abläufen oder technischen Einstellungen
• Unterstützung bei Themen rund um die Telefonanlage, z. B. Nutzerverwaltung, Weiterleitungen, Erreichbarkeit, Einstellungen und Störungsmeldungen

Microsoft, Apple und allgemeine IT Struktur
• Unterstützung beim Microsoft Management, insbesondere bei Themen rund um Benutzerverwaltung, OneDrive und digitale Zusammenarbeit
• Betreuung und Strukturierung von OneDrive und digitalen Ablagen
• Unterstützung bei IONOS, E Mail Verwaltung, Domains und grundlegenden Webseitenthemen
• Betreuung von iOS Geräten und Apple Systemen
• Unterstützung bei kleineren IT Problemen im Praxisalltag, z. B. Geräte, Zugänge, Drucker, Scanner, TI Anbindung oder Verbindungsprobleme
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit unserem externen IT Dienstleister
• Vorbereitung, Bündelung und Nachverfolgung von IT Anfragen und Störungsmeldungen
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung einer klaren, sicheren und nachvollziehbaren IT Struktur

Notion, digitale Ordner und Dokumente
• Rolle als Notion Beauftragte_r
• Pflege, Weiterentwicklung und Strukturierung unseres Notion Systems
• Rolle als Beauftragte_r für digitale Ordnerstrukturen
• Aufbau und Pflege übersichtlicher digitaler Ablagen
• Erstellung und Gestaltung digitaler Dokumente, Vorlagen, Anleitungen und interner Arbeitsmaterialien
• Unterstützung bei der Standardisierung digitaler Prozesse

Qualifikation

Du passt gut zu uns, wenn du:
• sicher im Umgang mit digitalen Tools, Cloud Systemen und IT Anwendungen bist
• Erfahrung mit Microsoft 365, OneDrive und idealerweise Apple/iOS Systemen hast
• dich schnell in neue Programme und digitale Abläufe einarbeiten kannst
• strukturiert, lösungsorientiert und selbstständig arbeitest
• technische Themen verständlich erklären kannst
• Freude daran hast, Prozesse zu verbessern und Ordnung in digitale Strukturen zu bringen
• zuverlässig bist und auch bei kurzfristigen IT Problemen unterstützend zur Verfügung stehen kannst
• gerne mit internen Ansprechpartner*innen und externen Dienstleistern zusammenarbeitest
• idealerweise in der Nähe wohnst oder flexibel vor Ort unterstützen kannst

Vorkenntnisse in Tomedo, Notion, IONOS, Slack, Telefonanlagen oder vergleichbaren Systemen sind wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich, sofern eine hohe Lernbereitschaft und technisches Grundverständnis vorhanden sind.

Benefits

Rahmenbedingungen
Für die Stelle stellen wir uns zunächst eine Unterstützung an etwa zwei Tagen pro Woche vor. Der genaue Stundenumfang kann gemeinsam abgestimmt werden.

Ein Teil der Aufgaben kann voraussichtlich remote erledigt werden. Für bestimmte Themen, insbesondere bei Hardware, Apple/iOS Geräten, Telefonanlage, TI Anbindung oder akuten IT Problemen, wäre eine regelmäßige bzw. kurzfristige Unterstützung vor Ort sinnvoll.

Die konkrete Ausgestaltung der Stelle, der Stundenumfang und die Form der Zusammenarbeit können flexibel besprochen werden.

Was dich bei uns erwartet
• Eine vielseitige Rolle mit Gestaltungsspielraum in einem wachsenden psychotherapeutischen MVZ
• Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich an der Schnittstelle von IT, Digitalisierung und Praxisorganisation
• Die Möglichkeit, bestehende digitale Strukturen aktiv mitzugestalten, zu ordnen und nachhaltig weiterzuentwickeln
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Praxismanagement, Behandlerteam und externem IT Dienstleister
• Ein Umfeld, in dem Verlässlichkeit, klare Kommunikation und gute digitale Prozesse einen echten Unterschied machen
• Eine gelebte Teamkultur, wertschätzender Austausch und gemeinsame Teamevents
• Flexible Abstimmung der Arbeitszeiten und je nach Aufgabe die Möglichkeit zu anteiligem Remote Arbeiten
• Individuelle Fort und Weiterbildungsmöglichkeiten, passend zur Rolle und zum vereinbarten Umfang
• Deutschlandticket oder Kilometerpauschale nach Absprache
• Kaffee, Tee und Obstbar

So könnte die Rolle zusammengefasst werden
Du sorgst gemeinsam mit einem Werkstudenten dafür, dass unsere digitale Praxisstruktur zuverlässig funktioniert, verständlich dokumentiert ist und sich sinnvoll weiterentwickelt. Die Rolle ist dabei nicht rein als klassische IT Support Stelle gedacht, sondern verbindet technisches Verständnis, Organisationsgeschick und Freude an klaren digitalen Abläufen.

Wir suchen eine Person, die sowohl bei akuten technischen Fragen unterstützt als auch eigenständig erkennt, wo digitale Prozesse verbessert, vereinfacht oder dokumentiert werden können.

Bewerbung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben. Bitte teile uns auch deinen möglichen Startzeitpunkt und deine Vorstellungen zum Stundenumfang mit.