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Assistenz des Gesellschafters (m/w/d) – Family Office & ImmobilienBUDNI • Zentrale Hamburg Wandsbek, Germany
Assistenz des Gesellschafters (m/w/d) – Family Office & Immobilien

Assistenz des Gesellschafters (m/w/d) – Family Office & Immobilien

BUDNI • Zentrale Hamburg Wandsbek, Germany
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

DAS SIND IHRE AUFGABEN

  • Administrative und organisatorische Aufgaben: Kalender- und Terminmanagement: Nachverfolgung offener Vorgänge und Fristen Korrespondenz-Management: Bearbeitung und Verfassung von E-Mails, Briefen und Telefonanrufen sowie die Priorisierung Dokumentenmanagement: Verwaltung, Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente (z. B. Verträge, Steuerunterlagen, Immobilienunterlagen). Beziehungsmanagement: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu internen Ansprechpartnern und externen Geschäftspartnern, Dienstleistern und Institutionen.
  • Persönliche Unterstützung: Organisation von persönlichen Aufgaben, wie Arztterminen, Geschenken oder Behördengängen. Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und Wahrung der Privatsphäre des Gesellschafters und der Familie.
  • Reiseplanung und Eventmanagement Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, einschließlich Flügen, Hotels, Transfers und Restaurants. Eventkoordination: Organisation von privaten und geschäftlichen Veranstaltungen, wie Familienfeiern, Charity-Events oder Meetings.
  • Finanzverwaltung (unterstützend) Rechnungsmanagement: Prüfung und Verwaltung von Rechnungen, Überweisungen und Budgetplanung im Alltag des Gesellschafters. Kostenkontrolle: Überwachung von Ausgaben
  • Immobilien- und Haushaltsmanagement Immobilienverwaltung: Unterstützung bei der Organisation von Wartungsarbeiten, Renovierungen oder der Verwaltung von Mietobjekten. Bestellungen: Organisation von Bestellungen Büro und Haushalt oder besondere Anlässe.
  • Projektmanagement Unterstützung bei speziellen Projekten des Gesellschafters, wie Wohltätigkeitsinitiativen Unterstützung bei Projekten rund um den Immobilienbestand

DAS BRINGEN SIE MIT

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung gerne mit Weiterbildung im Assistenz-/Office-Bereich
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Umfeld Family Office, Geschäftsführungsassistenz oder gehobene Privatwirtschaft
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Vertraulichkeit
  • Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
  • Selbstbewusstsein und Eigenmotivation
  • Freundliches, professionelles und gepflegtes Auftreten
  • Bereitschaft, auch über die normale Arbeitszeit hinaus erreichbar zu sein
  • Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
  • PKW-Führerschein
  • Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Erfahrung in der Immobilienbranche (Wohngebäude) Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung Zahlenaffinität und kaufmännisches Verständnis

DAS BIETEN WIR IHNEN AN

  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Abwechslungsreicher und selbständiger Aufgabenbereich
  • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • Moderne Arbeitsmittel (Laptop und Smartphone)
  • 6 Wochen Urlaub
  • Vergünstigungen über Kooperationspartnerschaften
  • Zuschuss zum Deutschlandticket
  • Jobrad-Leasing
  • gute Verkehrsanbindung
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