Project Procurement Lead (m/w/d)

Job Description

Bei IPS setzen wir unser Wissen, unsere Fähigkeiten und unsere Leidenschaft dafür ein, einen echten Unterschied im Leben von Menschen zu machen, indem wir komplexe Herausforderungen in der Life-Sciences-Branche lösen. Für unser EMEA-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Project Procurement Lead (m/w/d) für unseren Standort in Frankfurt.

In dieser Position berichten Sie direkt an den Head of Procurement (EMEA Procurement Manager).

Ihre Aufgabe

Als Project Procurement Lead (m/w/d) verantworten Sie die ganzheitliche Steuerung aller Beschaffungsaktivitäten für die Ihnen zugeordneten Projekte. Sie stellen sicher, dass sämtliche Procurement-Deliverables gemäß projektspezifischen Anforderungen sowie den IPS-Prozessen und -Richtlinien umgesetzt werden.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Projektinitiierung einschließlich Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Procurement-Ausführungsplänen
• Steuerung der Pre- und Post- Order-Phase für Beschaffungspakete
• Projektabschluss (Project Closeout)
• Fachliche Führung und Aufgabensteuerung der Procurement-Teams innerhalb der zugewiesenen Projekte

Die zu betreuenden Beschaffungspakete umfassen typischerweise folgende IPS-Leistungsbereiche:

• Investitionsgüter und Anlagentechnik (Prozess-, Maschinen-, Elektro-, Automatisierungs- und Instrumentierungstechnik)
• Bau- und Gewerkeverträge
• Verträge für professionelle Dienstleistungen
• Indirekter Bedarf für Büro- und Baustellenbetrieb

Ihre Kompetenzen

Fachliche und persönliche Anforderungen

• Umfassende Erfahrung im End-to-End-Beschaffungsprozess mit der Fähigkeit, effektive Beschaffungsstrategien zu entwickeln, Procurement-Teams zu führen und operative Effizienzsteigerungen, Risikominimierung sowie Kosteneinsparungen zu realisieren
• Nachweisbare Erfahrung in der Leitung von Projekt-Einkaufsteams
• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektorientierten Umfeld erfolgreich zu arbeiten
• Erfahrung in Matrixorganisationen und funktionsübergreifenden Projektteams
• Sicherer Umgang mit zeitkritischen Anforderungen und Terminvorgaben
• Hohe Eigenmotivation, Organisationsstärke und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
• Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis sowie Verhandlungsgeschick bei kommerziellen Vereinbarungen und Vertragsbedingungen
• Analytische Stärke und fundiertes Verständnis von kommerziellen und vertraglichen Risiken
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office und ERP-Systemen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im Management interner und externer Stakeholder
• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team unter Einhaltung definierter Prozesse und Standards zu arbeiten

Ihre Aufgaben im Detail

• Repräsentation der Einkaufsabteilung als Senior-Ansprechpartner innerhalb der IPS-Projektteams und Sicherstellung der Einhaltung aller Procurement-Prozesse und Richtlinien
• Ansprechpartner/in für Kunden sowie zentrale Schnittstelle zwischen IPS und den Procurement-Organisationen der Kunden in den zugewiesenen Projekten
• Beratung und Unterstützung von Projektteams und Kunden in allen beschaffungsrelevanten Fragestellungen
• Planung, Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben innerhalb des Projekt-Einkaufsteams
• Verantwortung für Ausschreibungs- und Vergabeprozesse innerhalb der Projekte

Dabei stellen Sie sicher, dass folgende Aktivitäten gemäß IPS-Standards und Projektanforderungen durchgeführt werden:

• Durchführung vollständiger Ausschreibungsprozesse von der Leistungsdefinition über die Angebotsanfrage und Angebotsbewertung bis zur Vergabeempfehlung
• Durchführung detaillierter kommerzieller Bewertungen von Lieferantenangeboten
• Erstellung und Einreichung von Vergabeempfehlungen (Recommendation to Award) zur internen und externen Genehmigung
• Erstellung und Ausgabe von Bestellungen und Vertragsunterlagen
• Durchführung des Projekt-Reportings für interne Projektmanager sowie externe Kunden
• Einholung von Auftragsbestätigungen zur Sicherstellung der termingerechten Leistungserbringung
• Aktive Terminverfolgung und Lieferantensteuerung (Expediting)
• Management von Nachträgen und Änderungsaufträgen in Abstimmung mit Lieferanten sowie internen und externen Stakeholdern
• Steuerung des Rechnungsprozesses für zugewiesene Bestellungen
• Verantwortung für den ordnungsgemäßen Bestell- und Vertragsabschluss (Closeout)

Darüber hinaus:

• Pflege des Approved Supplier Programms sowie Anforderung qualitätsrelevanter Lieferantendokumente
• Beobachtung und Kommunikation von Marktveränderungen (z. B. Preisentwicklungen, Fusionen, Übernahmen oder Lieferanten-Updates)
• Identifikation und Bewertung neuer qualifizierter Lieferanten und Auftragnehmer
• Bewertung bestehender Lieferanten hinsichtlich Leistung und Eignung

Qualifications & Requirements

• Mindestens 6–10 Jahre Berufserfahrung im projektbezogenen Einkauf/Project Procurement
• Fundierte Kenntnisse im Einkauf technischer Ausrüstung sowie im Management von Bau- und Gewerkeverträgen
• Erfahrung in der Führung internationaler oder multinationaler Teams von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

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