Personalsachbearbeiter*in

Das Leibniz-IZW ist ein international anerkanntes Forschungsinstitut der Leibniz-Gemeinschaft. Ziel des Instituts ist es, die Anpassungsfähigkeit von Wildtieren im Zeitalter des globalen Wandels zu verstehen und mit wissenschaftlich fundierten Methoden zum Artenschutz beizutragen. Das Leibniz-IZW erforscht die Verbreitung, Populationsdynamik und Anpassungen von Wildtierarten und untersucht, wie sie mit Krankheitserregern, Umwelteinflüssen und dem Menschen in Wechselwirkung stehen. Die Forschung am Leibniz-IZW ist interdisziplinär und reicht von molekularbiologischen Studien bis zur Analyse von Landschaften und Ökosystemen. Um seine Forschung in die Praxis zu bringen, arbeitet das Institut eng mit Interessengruppen, politischen Entscheidungsträgern und Naturschutzakteuren zusammen.

Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir Verstärkung durch eine/n

Personalsachbearbeiter*in (w/m/div)

Im spannenden internationalen Wissenschaftsumfeld agieren Sie an der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden des Leibniz-IZW und der Gemeinsamen Verwaltung des Forschungsverbund Berlin e.V. (FVB).

Sie sind die erste Anlaufstelle für Personalfragen und gestalten administrative Prozesse kompetent, serviceorientiert und mit einem Gespür für die Menschen dahinter. Sie arbeiten gerne im Team und möchten mit Ihrer täglichen Arbeit einen Beitrag zur Unterstützung einer international führenden Forschungseinrichtung leisten. Dabei zeichnen Sie sich durch Integrität und Kommunikationsstärke aus.

Aufgaben:

• Eigenständige Bearbeitung aller personalrelevanter Vorgänge von der Einstellung bis zum Austritt (z. B. Ausstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen, Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen sowie Begleitung von Visa-Verfahren).
• Personalrechtliche Beratung und Betreuung unserer Beschäftigten, von Praktikant*innen und Studierenden bis hin zu Führungskräften.
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Institutsdirektion, der Verwaltungsleitung und dem Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung und BEM-Team (Betriebliches Eingliederungsmanagement).
• Mitarbeit im Recruiting neuer Kolleg*innen mithilfe unserer Bewerbermanagementsoftware Softgarden sowie Planung und Begleitung von Vorstellungsgesprächen.
• Pflege der digitalen Personalakten sowie Eingabe und Pflege der Personalstammdaten in den Personalverwaltungssystemen SD Worx fidelis und Aconso.
• Vorbereitende Arbeiten für die zentrale Gehaltsabrechnung.
• Bearbeitung personalstatistischer Auswertungen und Statistiken in Zusammenarbeit mit dem Personalcontrolling.
• Aktive Beteiligung an der Weiterentwicklung und Verbesserung von administrativen Abläufen sowie von fachbezogenen Projekten und Prozessen.
• Mitwirkung bei der praxisnahen Anleitung und Ausbildung von Auszubildenden in der kaufmännischen Verwaltung.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Personal oder abgeschlossenes Bachelorstudium in adäquater Fachrichtung (BWL, Recht, Wirtschaft oder vergleichbar).
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung, vorzugsweise an einer Universität bzw. außeruniversitären Forschungseinrichtung.
• Fundiertes Wissen des Arbeitsrechts und Sozialversicherungsrechts sowie Kenntnisse eines Tarifrechts, idealerweise TVöD (Bund).
• Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und ausgeprägtes Interesse an innovativen digitalen Tools.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, professionelle Ausdrucksweise und freundliches Auftreten.
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative, eine sorgfältige und präzise Arbeitsweise sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
• Hohe Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und zur schnellen Anpassung an neue digitale Prozesse.
• Erfahrung im Umgang mit Personalverwaltungs-, Zeiterfassungs- sowie Intranet- und E-Recruiting-Systemen (z. B. Confluence und Softgarden) sind wünschenswert.
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1) und sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift.

Unser Angebot:

• Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld in schönster Lage direkt am Tierpark Berlin-Friedrichsfelde.
• Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
• Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 39 Wochenstunden in Gleitzeit mit Teilzeitoption.
• Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund) mit Jahressonderzahlung. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 9b.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
• Flexible Arbeitszeiten für Spielraum für Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Möglichkeit zum anteiligen mobilen Arbeiten nach der Einarbeitungsphase.
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich sind der 24.12. und der 31.12. arbeitsfrei.
• Hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Station Tierpark (U5), Friedrichsfelde (U5) oder Friedrichsfelde Ost (S5, S7, S75) und mehrere Bus- und Straßenbahnlinien.
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
• Kostenloser Eintritt in den Tierpark von Montag bis Freitag (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin).

Die Position soll vorzugsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden und ist unbefristet.

Willkommen sind Menschen gleich welchen Geschlechts, Herkunft, sexuellen Orientierung und Religion, es besteht Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das IZW lebt die Prinzipien der Charta der Vielfalt und hat eine Diversitäts- und Inklusionsstrategie, ist „Total-E-Quality“ zertifiziert, fördert die Gleichstellung und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Dazu gehört auch die Möglichkeit eines mit dem Team abgestimmten mobilen Arbeitens. Wir fördern Vielfalt, bitte überzeugen Sie uns mit Ihrer Qualität und Kompetenz.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Dr. Uli Rockenbauch telefonisch (+49 30 5168 102) oder per E-Mail: rockenbauch[at]izw-berlin.de zur Verfügung.

Interessiert?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 23.08.2026 ausschließlich über unser Recruitingportal (Button „Online bewerben“) und laden Sie dort folgende Bewerbungsunterlagen hoch:

1) Motivationsschreiben mit den relevanten Fähigkeiten für die Position

2) Lebenslauf

3) Digitale Kopien der relevanten Abschlüsse

4) Arbeitszeugnisse/ Empfehlungsschreiben sowie vorhandene Weiterbildungsnachweise

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!