Chief of Staff (m/w/d)

Chief of Staff (m/w/d) | Vollzeit | Stuttgart oder Berlin | Hybrid

🚀 Wer wir sind

vialytics revolutioniert die Art und Weise, wie Städte ihre Straßeninfrastruktur verwalten. Unser KI-gestütztes Straßenmanagementsystem kombiniert intelligente Software mit einem einfachen Smartphone und ermöglicht Kommunen, Straßenschäden zu erkennen, Instandhaltungsmaßnahmen zu priorisieren und fundiertere Infrastrukturentscheidungen zu treffen.

Gegründet im Jahr 2018, sind wir schnell in Europa und den USA gewachsen und unterstützen heute bereits über 1000 Kommunen in 7 Ländern. Mit einer erfolgreichen Series-A-Finanzierung über 10 Millionen US-Dollar ist vialytics ein stark wachsendes Scale-up mit ambitionierten internationalen Wachstumsplänen.

Wir gehen jetzt in die nächste Wachstumsphase:

• Wir beschleunigen unsere internationale Expansion

• Wir bringen unser Produkt aufs nächste Level

• Wir bauen eine Organisation auf, die wirklich skalieren kann

Die Chancen vor uns sind groß. Um sie zu nutzen, brauchen wir starke Umsetzung, klare Ausrichtung und echte Führung.

👉 Und genau hier kommst du ins Spiel.

🎯 Die Rolle

Das ist keine typische Chief-of-Staff-Rolle. Sondern eine Rolle mit hohem Hebel, in der es darum geht, Strategie in konkrete Umsetzung zu bringen. Du bist die Person, an die sich unser CEO wendet, wenn ein Thema geschäftskritisch ist, mehrere Bereiche betrifft und jemanden braucht, der es klar verantwortet und vorantreibt. Du bringst Struktur in Komplexität, schaffst Klarheit bei konkurrierenden Prioritäten und sorgst dafür, dass Dinge auch wirklich umgesetzt werden. Dein Erfolg misst sich daran, wie schnell und wie gut das Unternehmen Entscheidungen trifft und Ergebnisse liefert. Für die richtige Person bietet diese Rolle die einmalige Chance, in größere Führungsverantwortung hineinzuwachsen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

🧭Dein Mandat

Du arbeitest mit einem klaren Mandat direkt vom CEO.

Konkret heißt das:

• Du kannst Prioritäten, Annahmen und Entscheidungen über alle Bereiche hinweg challengen

• Du bringst die richtigen Stakeholder an einen Tisch und führst Entscheidungen konsequent zu einem Abschluss

• Du definierst Verantwortlichkeiten, Timelines und Follow-up-Strukturen für unternehmenskritische Initiativen

• Du hältst Führungskräfte accountable für ihre Commitments und Ergebnisse

• Du eskalierst ungelöste Themen bei Bedarf direkt an den CEO

Du führst keine einzelnen Funktionen und ersetzt auch nicht deren Führungskräfte.

👉 Der Chief of Staff führt nicht über Hierarchie – sondern über Mandat, Alignment und Umsetzung.

👉 Prioritäten, die vom Chief of Staff gesetzt werden, haben die gleiche Wichtigkeit und Dringlichkeit, als kämen sie direkt vom CEO.

💼 Deine Aufgaben

Du arbeitest direkt mit dem CEO an den wichtigsten Prioritäten des Unternehmens. Dein Fokus : Execution.

Hier setzt du den Hebel an:

• Strategische Klarheit: Du übersetzt die Unternehmensstrategie in klare Prioritäten, Verantwortlichkeiten und messbare Ergebnisse.

• Entscheidungsgeschwindigkeit: Du baust ein Operating System auf und steuerst es so, dass schnelle, qualitativ hochwertige Entscheidungen und Umsetzung im ganzen Unternehmen möglich sind.

• C-Level Alignment & Accountability: Du bringst das hinter gemeinsamen Prioritäten zusammen, schaffst Verbindlichkeit und löst bereichsübergreifende Konflikte, bevor sie zum Bottleneck werden.

• Cross-Functional Execution: Du übernimmst Initiativen, die nicht klar in einem einzelnen Bereich liegen, und stellst sicher, dass zentrale Unternehmensprioritäten über Product, GTM und Operations hinweg umgesetzt werden.

• AI Transformation: Du stellst sicher, dass die AI-Transformation von vialytics umgesetzt wird und echten, messbaren Business Impact liefert.

• Company Operating System: Du entwickelst unsere Managementprozesse, operating cadences, decision frameworks und transparency mechanisms weiter – damit das Unternehmen sauber skalieren kann.

• CEO Leverage: Du übernimmst Ownership für kritische, unternehmensweite Themen, bringst Entscheidungen ins Ziel und sorgst dafür, dass der CEO nicht zum Bottleneck wird.

Du übersetzt Prioritäten in konkrete Initiativen, schaffst Klarheit bei Verantwortlichkeiten und bringst kritische Themen konsequent zum Abschluss – mit klarem Rückhalt vom CEO.

🌟 Wir passen perfekt zusammen, wenn du folgendes mitbringst:

• 10–15 Jahre relevante Erfahrung nach deinem Studium und einen starken Track Record in schnell wachsenden SaaS-, Tech- oder Scale-up-Umfeldern, idealerweise in Series B+ Companies

• Du hast schon mal einen Bereich oder eine Funktion end-to-end verantwortet, inklusive Results, Budget/Resources und Team

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der disziplinarischen und fachlichen Führung von Mitarbeitenden in einem dynamischen und leistungsorientierten Umfeld.

• Du hast eng mit Foundern, CEOs oder Executive Teams gearbeitet – z. B. als Chief of Staff, Founder’s Associate, in Strategy & Operations, Business Operations oder im Top-Tier Consulting

• Du hast komplexe, bereichsübergreifende Initiativen erfolgreich gesteuert und messbaren Business Impact erzielt

• Du hast unternehmensweite Operating Systems aufgebaut oder skaliert, z. B. OKRs, Planungsprozesse, Executive Reviews oder Management Cadences

• Du bist in der Lage, Alignment zu schaffen, Accountability zu treiben und Senior Stakeholder zu beeinflussen – ohne auf formale Autorität angewiesen zu sein

• Du kombinierst strategisches Denken mit starker Umsetzung und einem klaren Bias for Action

• Du fühlst dich wohl in schnelllebigen, wachstumsstarken Umfeldern mit viel Ambiguität, Veränderung und ambitionierten Zielen

• Du kommunizierst klar, direkt und überzeugend mit Stakeholdern auf allen Ebenen

• Du sprichst und schreibst fließend Englisch und Deutsch
  

🔀 Deine Hiring Journey

1. Kick-off-Call (45 min – 1h): Lockeres virtuelles Kennenlernen mit People & Culture und dem Hiring Manager, um die Rolle, deine Erfahrung und unsere Kultur besser zu verstehen.

2. Expert Interview: Case Study (1h30): Du triffst Patrick (CEO) und Oli (CFO) zusammen mit P&C und präsentierst eine praxisnahe Case Study, in der du dein strategisches Denken und deinen Execution-Fokus zeigst.

3. Onsite – Treffen in Stuttgart: Gelegenheit, das C-Level-Team virtuell oder vor Ort persönlich kennenzulernen.

💰 Was wir bieten

• Attraktive Vergütung: Wettbewerbsfähiges Fixgehalt plus leistungsabhängiger variabler Anteil – abhängig von Erfahrung und Verantwortungsbereich.

• Modernes Equipment & Tools: MacBook, iPhone, AirPods sowie Zugang zu Google Workspace, Notion, Slack, Salesforce, Aircall und Microsoft 365.

• Ein dynamisches und internationales Scale-up-Umfeld: Kolleg:innen aus über 10 Nationen, flache Hierarchien und die Möglichkeit, vom ersten Tag an echten Impact zu leisten.

• Mobiles Arbeiten : Du arbeitest remote von zu Hause aus – außer bei deinen regelmäßigen Außendiensteinsätzen bei unseren Partnerkommunen in Bayern und Teilen von Baden-Württemberg. So genießt du maximale Flexibilität und eine optimale Work-Life-Balance.

• Benefits & Zusatzleistungen: €1.500 jährliches Weiterbildungsbudget, EGYM Wellpass, FutureBens, und mehr.

• Offsites & Events: Regelmäßige Team-Events vor Ort sowie unternehmensweite Meetups.
  

vialytics bietet allen Mitarbeitenden und Bewerber:innen gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und untersagt jegliche Form von Diskriminierung oder Belästigung – unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behinderung, genetischen Merkmalen, Veteranenstatus, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck sowie jedem anderen gesetzlich geschützten Merkmal.

Diese Richtlinie gilt für sämtliche Bedingungen des Beschäftigungsverhältnisses, einschließlich Recruiting, Einstellung, Einsatz, Beförderung, Kündigung, Entlassung, Wiedereinstellung, Versetzung, Abwesenheiten, Vergütung und Weiterbildung.

🔒vialytics erhebt niemals Gebühren für Bewerbungen, Lebenslaufprüfungen, Vorstellungsgespräche oder Schulungsprozesse. Offizielle Kommunikation unseres Recruiting-Teams erfolgt ausschließlich über:

• unsere Recruiting-Plattform Teamtailor,

• verifizierte LinkedIn-Profile von vialytics-Recruiter:innen oder

• E-Mail-Adressen mit den Endungen @vialytics.de, @vialytics.fr oder @vialytics.com.